Sprzedaż przez internet a kasa fiskalna. Poznaj zasady

Sklep internetowy w większości przypadków nie musi mieć kasy fiskalnej. Jeśli prowadzisz sprzedaż wysyłkową i przyjmujesz płatności bezgotówkowo, możesz korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej i dokumentować sprzedaż fakturami wystawianymi na rzecz osób fizycznych. Kasa staje się konieczna dopiero przy płatnościach gotówkowych lub przy sprzedaży towarów z wykazu wyłączeń.

Zwolnienie nie obejmuje jednak każdego sprzedawcy. Poniżej wyjaśniamy, kto może prowadzić sklep internetowy bez kasy fiskalnej, kogo dotyczy obowiązek jej posiadania i jak zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2026 roku dokumentować sprzedaż online.

Kiedy nie trzeba posiadać kasy fiskalnej?

Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) część sklepów internetowych może działać w pełni legalnie bez kasy fiskalnej. Rozporządzenie obowiązuje do końca 2027 r. Wówczas sprzedaż dokumentujesz fakturami wystawianymi na rzecz osób fizycznych. Zwolnienie obejmuje przede wszystkim przedsiębiorstwa prowadzące sprzedaż wysyłkową, ale to nie jedyny warunek.

Nie masz obowiązku rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej, jeśli:

• prowadzisz sprzedaż wysyłkową (pocztą lub przesyłkami kurierskimi),
• sprzedajesz towary, które nie znajdują się w wykazie wyłączeń z § 4 rozporządzenia (opisujemy go w dalszej części),
• całość zapłaty za sprzedany towar trafia na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej transakcji i na czyją rzecz dotyczy wpłata.

W sieci wciąż powtarza się zamieszanie wokół limitu obrotu 20 000 zł w roku poprzednim (dla firm rozpoczynających działalność liczonego proporcjonalnie). To tzw. zwolnienie podmiotowe – dotyczy każdego rodzaju sprzedaży, także stacjonarnej. W sprzedaży wysyłkowej korzystasz jednak z odrębnego zwolnienia przedmiotowego, opisanego w załączniku do rozporządzenia. To ono, a nie limit 20 000 zł, decyduje w większości sklepów internetowych – dlatego biznes wysyłkowy może pozostać bez kasy fiskalnej nawet przy znacznie wyższych obrotach rocznych, o ile spełnia warunki zwolnienia.

Poza zwolnieniem dla sprzedaży wysyłkowej i limitem podmiotowym do 20 000 zł istnieje jeszcze jedna, niezależna ścieżka. Jeśli udział sprzedaży zwolnionej z ewidencjonowania (czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia) w całej Twojej sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych przekroczył w poprzednim roku 80%, również możesz korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej (§ 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia). Dla firm rozpoczynających działalność liczy się przewidywany udział.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej?

Nie każdy sklep internetowy kwalifikuje się do zwolnienia. Kasa fiskalna może być konieczna, gdy:

• umożliwiasz klientowi odbiór osobisty zakupionych produktów (wtedy przestaje to być sprzedaż wysyłkowa),
• oferujesz płatność gotówką (np. w stacjonarnym punkcie odbioru),
• sprzedajesz towary objęte obowiązkiem ewidencjonowania.

Oznacza to, że nawet jeśli wykluczysz odbiór osobisty i płatności gotówkowe, kasa i tak może być niezbędna, gdy oferujesz towary wymienione w § 4 rozporządzenia. To m.in.:

• silniki do napędu pojazdów i motocykli oraz części do pojazdów silnikowych,
• sprzęt RTV oraz sprzęt fotograficzny i części do aparatów,
• części do urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem,
• nośniki danych (cyfrowe i analogowe),
• gaz płynny,
• wyroby z metali szlachetnych,
• wyroby tytoniowe, wyroby nowatorskie i papierosy elektroniczne (CN 2404 i CN 8543 40),
• napoje alkoholowe,
• perfumy i wody toaletowe.

Zwolnienie z kasy fiskalnej w 2026 roku – co się zmieniło dla sklepów internetowych

Zasady zwolnień z kasy fiskalnej reguluje dziś rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902). Obowiązuje do końca 2027 r. i zastąpiło wcześniejsze przepisy, na które wciąż powołuje się wiele poradników. Dla sprzedaży internetowej najważniejsza wiadomość jest dobra: zwolnienie dla dostawy towarów w systemie wysyłkowym – pocztą lub przesyłkami kurierskimi – zostało utrzymane (poz. 41 załącznika do rozporządzenia).

Co to oznacza w praktyce? Jeśli prowadzisz sprzedaż wysyłkową, całość zapłaty trafia na Twój rachunek (bankowy, w SKOK lub na poczcie), a z ewidencji i dowodów zapłaty wynika, jakiej transakcji i na czyją rzecz dotyczy płatność – nadal działasz bez kasy fiskalnej. Warunek powiązania każdej wpłaty z konkretnym zamówieniem jest tu kluczowy.

Zwolnienie podmiotowe do 20 000 zł obrotu również pozostało w mocy. W sprzedaży wysyłkowej korzystasz jednak przede wszystkim ze zwolnienia przedmiotowego, o którym piszemy wyżej.

Od 31 marca 2026 r. rozporządzenie zostało znowelizowane, ale zmiany objęły inne obszary (m.in. część usług parkingowych i sprzedaż w niektórych urządzeniach samoobsługowych). Nie ograniczają one zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej, więc dla typowego sklepu internetowego zasady pozostają takie same.

Kasa fiskalna a sposób płatności w sklepie internetowym

Zwolnienie z kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej wiąże się z kilkoma wymaganiami. Kluczowy jest przemyślany system płatności, bo to od formy zapłaty zależy prawo do zwolnienia:

• Wysyłka za pobraniem – jeśli klient płaci przy odbiorze, firma kurierska przekazuje zapłatę przelewem na Twój rachunek. Nie wyklucza to prowadzenia sklepu bez kasy fiskalnej, ponieważ nie dochodzi do transakcji gotówkowej między Tobą a klientem.
• Zapłata przez system płatniczy – PayPal, PayU, Przelewy24, BLIK i podobne rozwiązania traktuje się tak samo jak wpłatę na rachunek bankowy. Ich zastosowanie pozwala zachować prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej.
• Płatność kartą – organy skarbowe uznają ją za formę zbliżoną do gotówkowej, ale w sklepie internetowym możesz ją oferować bez kasy fiskalnej. Przy sprzedaży wysyłkowej nie dochodzi bowiem do fizycznego spotkania kupującego ze sprzedającym. Dotyczy to sklepów korzystających z operatora płatności – płatność przez fizyczny terminal wymagałaby już wystawienia paragonu.

Sprzedaż na Allegro i innych marketplace’ach a kasa fiskalna

Sprzedawcy, którzy nie prowadzą własnego sklepu, a działają na platformach marketplace, również w większości nie muszą ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej. Zasady są identyczne jak przy własnym sklepie. Sprzedaż na Allegro, Amazonie, eBayu czy OLX nie wymaga kasy fiskalnej, o ile prowadzisz sprzedaż wysyłkową, przyjmujesz płatności bezgotówkowe i nie oferujesz towarów z wykazu wyłączeń z § 4 rozporządzenia.

Sprzedaż na Allegro a kasa fiskalna

Na Allegro warunki zwolnienia spełnisz bez problemu. Płatności obsługiwane przez platformę (przelew, BLIK czy Allegro Pay) trafiają na Twój rachunek, więc traktuje się je jak wpłaty bezgotówkowe – nie dochodzi do transakcji gotówkowej z kupującym. Dopóki wysyłasz towary kurierem lub pocztą i nie sprzedajesz asortymentu z § 4 (np. perfum, elektroniki czy alkoholu), możesz działać bez kasy fiskalnej.

Obowiązek kasy fiskalnej dotyczy jednak sposobu dokumentowania sprzedaży, a nie formy działalności – na Allegro możesz sprzedawać także bez zakładania firmy, co jest osobnym zagadnieniem. Jeśli sprzedajesz przez kilka kanałów naraz, integracja z Allegro pozwala prowadzić zamówienia z marketplace’u w jednym panelu.

Faktura czy paragon? Co obowiązuje w sprzedaży przez internet?

Przy sprzedaży przez internet o charakterze wyłącznie wysyłkowym jesteś zwolniony z wystawiania paragonów. Jeśli prowadzisz też sprzedaż stacjonarną, na kasie fiskalnej ewidencjonujesz wyłącznie zakupy dokonane stacjonarnie.

W sprzedaży wysyłkowej (a więc w większości sklepów online) zamiast paragonów wystawiasz faktury na rzecz klientów indywidualnych. Sprzedawca zwolniony z kasy fiskalnej, który sprzedaje towary osobom fizycznym przez internet w formie wysyłkowej, wystawia więc fakturę zamiast paragonu. Gdy nie ma danych nabywcy, może wygenerować dowód sprzedaży.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej, udostępniasz urzędowi skarbowemu swój rachunek bankowy, aby w razie wątpliwości mógł analizować wyciągi z konta. Zarówno paragon, jak i fakturę dostarczasz klientowi wraz z przesyłką, a przy wysyłce za pobraniem – drogą mailową po opłaceniu zakupu.

KSeF a faktury w sklepie internetowym

Od 2026 r. sposób wystawiania faktur zmienia Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych firm (o sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Do końca 2026 r. trwa okres przejściowy – za błędy lub niewysłanie faktury do KSeF nie grożą jeszcze kary.

Co to oznacza dla sklepu internetowego zwolnionego z kasy fiskalnej? Najważniejsze jest rozróżnienie ze względu na odbiorcę faktury:

• Faktury B2B (dla firm) – obowiązkowo w KSeF, zgodnie z harmonogramem powyżej.
• Faktury B2C (dla osób fizycznych nieprowadzących działalności) – pozostają w KSeF dobrowolne, także po 1 lutego 2026 r. Konsumentowi wystawisz fakturę tak jak dotąd: elektronicznie (PDF) lub papierowo.

W praktyce większość sprzedaży wysyłkowej opisanej w tym artykule to sprzedaż na rzecz osób fizycznych, więc faktury dla klientów-konsumentów nadal wystawisz poza KSeF. Jeśli jednak sprzedajesz również firmom, faktury B2B musisz wystawiać w KSeF w terminie właściwym dla skali Twojej działalności.

Co w przypadku międzynarodowej sprzedaży online?

Warto poruszyć też temat sprzedaży wysyłkowej za granicę, zwłaszcza wobec rosnącej popularności platform typu eBay czy Amazon, które ułatwiają ekspansję cross-border. Eksport towarów za granicę również może korzystać z preferencyjnych warunków w kwestii ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Możesz zrezygnować z paragonów na rzecz faktur, jeśli spełniasz warunki zwolnienia obowiązujące dla sprzedaży w kraju. Pod tym względem sprzedaż zagraniczna nie różni się od sprzedaży na rynku lokalnym.

Podsumowanie

Dla większości sprzedawców internetowych kasa fiskalna nie jest wymagana, o ile ich biznes ma charakter wysyłkowy. Wyjątkiem są sklepy oferujące płatności gotówkowe oraz sprzedające towary z wykazu wyłączeń określonego w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902). Te same zasady obowiązują sprzedających w kraju i za granicą, a także przedsiębiorstwa działające zarówno przez własny sklep, jak i przez platformę aukcyjną. Firmy zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej dokumentują sprzedaż na rzecz osób fizycznych fakturą.

FAQ

Jakich produktów nie można sprzedawać bez kasy fiskalnej?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902) bez kasy fiskalnej nie sprzedasz towarów wymienionych w § 4 rozporządzenia. To m.in. perfumy i wody toaletowe, wyroby tytoniowe, wyroby nowatorskie i papierosy elektroniczne (CN 2404 i CN 8543 40), napoje alkoholowe, nośniki danych, sprzęt fotograficzny i RTV, silniki i części do pojazdów silnikowych, gaz płynny oraz wyroby z metali szlachetnych. Ich sprzedaż wymaga kasy niezależnie od formy wysyłki.

Czy każdy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną?

Nie. Sklep internetowy nie musi mieć kasy fiskalnej, o ile prowadzi wyłącznie sprzedaż wysyłkową, a płatności przechodzą bezgotówkowo (kwalifikują się też wysyłki za pobraniem). Kasa jest konieczna, jeśli oferujesz towary wyłączone ze zwolnienia, wymienione w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902).

Czy można sprzedawać przez internet bez działalności gospodarczej?

Tak. Możesz sprzedawać w internecie bez zakładania firmy – w ramach działalności nierejestrowanej. Pamiętaj jednak, że nie każdy rodzaj sprzedaży jest w niej dozwolony. Od 1 stycznia 2026 r. limit liczy się kwartalnie: przychód z tej działalności nie może przekroczyć 225% minimalnego wynagrodzenia, czyli 10 813,50 zł w kwartale (przy płacy minimalnej 4806 zł). Po przekroczeniu tej kwoty masz 7 dni na rejestrację działalności gospodarczej.