Poznaj moduł Klienci – Twój nowy CRM w systemie Base

Base już dawno przestał być jedynie narzędziem do zarządzania zamówieniami. Naszym celem jest stworzenie kompletnej platformy, która obsłuży wszystkie potrzeby nowoczesnego e-commerce. Dziś robimy kolejny duży krok w tym kierunku: uruchamiamy moduł Klienci, czyli podstawowy CRM wewnątrz Base. Jest dedykowany wyłącznie dla relacji B2B. Pozwala na gromadzenie danych firm (na podstawie numeru NIP) i nie obejmuje sprzedaży detalicznej. Sprawdź, jak działa w praktyce.

Co daje CRM w Base?

Wprowadzenie modułu Klienci porządkuje sprzedaż B2B w systemie i pozwala traktować firmę jako stałego partnera biznesowego, a nie jedynie zbiór pojedynczych zamówień. Zamiast analizować współpracę przez filtrowanie listy zamówień, otrzymujesz jedną kartę klienta z pełną historią transakcji, statusem relacji oraz dodatkowymi informacjami.

Dzięki temu możesz budować uporządkowany proces obsługi hurtowej: od pierwszego zamówienia, przez nadanie statusu (np. Nowy partner, Stały odbiorca, Klient z rabatem), po automatyczne reagowanie na określone zdarzenia w zamówieniach.

Przykładowe zastosowania CRM w sprzedaży B2B

Segmentacja klientów hurtowych

Statusy mogą odzwierciedlać etapy współpracy: lead, klient aktywny, klient VIP, klient z indywidualnymi warunkami handlowymi. Ułatwia to filtrowanie listy oraz kontrolę nad relacjami biznesowymi.

Automatyczna zmiana statusu po określonym zdarzeniu

Za pomocą Akcji Automatycznych możesz:

• zmienić status klienta po pierwszym opłaconym zamówieniu,
• oznaczyć klienta gwiazdką po przekroczeniu określonej wartości zamówienia,
• przenieść klienta do innego statusu po spełnieniu warunków współpracy – np zamówieniu określonego produktu.

Spójność danych przy wielu zamówieniach

Powiązanie zamówień z jednym ID klienta eliminuje rozproszenie danych – zmiana danych na karcie klienta pozwala utrzymać porządek przy kolejnych transakcjach.

Integracja z Base Connect

Powiązanie klienta z integracją Connect umożliwia budowanie dodatkowych relacji systemowych między zamówieniami, klientem i zewnętrznym podmiotem handlowym.

Analiza współpracy

Jedno kliknięcie w kartę klienta pozwala sprawdzić:

• częstotliwość zamówień,
• ich wartość,
• aktywność w czasie.

To szczególnie przydatne przy negocjacjach handlowych lub ustalaniu indywidualnych warunków.

Jak włączyć CRM w Base?

W głównym menu po lewej stronie wejdź w zakładkę Zamówienia → Ustawienia → Klienci. Domyślnie automatyczne tworzenie kartotek jest wyłączone. Aby zacząć, wybierz opcję: Tak, twórz klientów dla zamówień B2B. Od tego momentu system będzie zapisywał każdego klienta, który podczas składania zamówienia podał NIP do faktury. Możesz od razu ustawić status, w którym nowy klient zostanie zapisany do Twojej bazy.

Zarządzanie klientami w codziennej pracy

Statusy klientów

Wraz z włączeniem CRM otrzymasz zestaw statusów dopasowanych do realiów handlu hurtowego. W ustawieniach możesz je dowolnie edytować, usuwać, dodawać nowe lub tworzyć grupy statusów. Statusy służą do grupowania klientów i porządkowania relacji biznesowej. Ponieważ moduł Klienci powstał z myślą o sprzedaży B2B, domyślne statusy odzwierciedlają realia handlu hurtowego – ale możesz je w prosty sposób dostosować do własnego workflow. Statusy mają również zastosowanie w akcjach automatycznych, co jest opisane poniżej. 

Tworzenie klienta z karty zamówienia i inne nowe opcje

Jeśli masz już zamówienia B2B i chcesz zapisać klientów w CRM, możesz zrobić to bezpośrednio z poziomu zamówienia.

1. Na liście zamówień skorzystaj z filtra NIP i wyszukaj zamówienie danego klienta.
2. Wejdź na kartę zamówienia i kliknij edycję danych do faktury.
3. Na dole formularza zobaczysz nowe pole Klient – kliknij ikonę plus po prawej stronie. Utworzy to nowego klienta w module Klienci na podstawie danych z zamówienia.

To nie wszystkie nowości na karcie zamówienia. Jeśli posiadasz już stworzonych klientów, możesz zastąpić dane w zamówieniu informacjami o Twoim zapisanym kliencie. W tym celu kliknij pole tekstowe Klient i wpisz fragment NIP-u lub nazwy firmy. 

Jeśli chcesz usunąć powiązanie między zamówieniem a zapisanym klientem, naciśnij przycisk X obok nazwy klienta. Powiązanie możesz dodać ponownie w dowolnym momencie.

Możesz również stworzyć zupełnie nowe zamówienia dla istniejącego klienta. Gdy dodajesz zamówienie, w polu Dla istniejącego klienta wpisz fragment nazwy lub NIP, zobaczysz listę klientów którzy pasują do tych danych. 

Zapisani klienci mają widoczny dopisek z numerem, np. Nazwa firmy, NIP (Klient: 45). Ten dopisek pomaga odróżnić klientów zapisanych w CRM od wpisów wynikających wyłącznie z poprzednich zamówień.

Tabela klientów

W głównym menu po lewej stronie, w zakładce Zamówienia dodaliśmy nową pozycję Klienci. Po kliknięciu zobaczysz listę zapisanych firm.

Na liście klientów możesz: 

• wyświetlać najważniejsze dane (w tym informację, czy klient należy do Base Connect – ikona Connect obok nazwy),
• sortować i filtrować listę,
• szybko skopiować numer telefonu, adres e-mail oraz notatki w kolumnie Info
• zaznaczać wielu klientów,
• oznaczać klientów gwiazdką – np. po to, żeby wyróżnić dodatkowe grupy klientów (poza statusami). Używanie gwiazdek to dobry sposób na personalizację, która pozwala tworzyć własne workflow pracy z Klientami, oraz korzystać z dodatkowego warunku w Akcjach Automatycznych (dostępne wkrótce).
• usuwać klientów,
• zmieniać statusy klientów.

Tworzenie klientów na podstawie GUS

Dla użytkowników z Polski (docelowo także dla innych rynków) dodaliśmy możliwość tworzenia klientów na podstawie numeru NIP z bazy danych GUS. Żeby to zrobić, na liście klientów kliknij Dodaj klienta. W oknie możesz stworzyć klienta ręcznie albo wpisać NIP. Jeśli NIP istnieje w bazie GUS, dostępne informacje zostaną automatycznie zapisane na karcie klienta.

Karta klienta

Karta klienta zawiera kompletny zestaw danych o firmie i historii współpracy. Podzieliliśmy ją na trzy sekcje:

1. Informacje o kliencie: login, e-mail, telefon, notatki, status
   Jeśli korzystasz z Base Connect, znajdziesz tu pole do powiązania klienta z integracją Connect. Po kliknięciu pojawi się lista integracji typu Connect podpiętych do Twojego konta. Wybranie integracji w tym miejscu tworzy dodatkowe powiązanie między klientem, zamówieniami i kontem Connect.
2. Adres dostawy i dane do faktury: odpowiadają sekcjom z karty zamówienia.
   Zauważ, że adres dostawy może być inny niż dane do faktury. 
3. Historia zamówień: wszystkie zamówienia powiązane z danym klientem.
   W tabeli widoczne są m.in. dokumenty wystawione do zamówienia (paragony, faktury i korekty), wartość zamówienia, status i data złożenia. Zamówienia z archiwum nie są domyślnie widoczne. Aby je wyświetlić, kliknij Załaduj starsze niż 3 miesiące.

Moduł Base CRM w Akcjach Automatycznych

Zarządzanie listą klientów publikujemy razem z następującymi zmianami w Akcjach Automatycznych Zamówień. 

Warunki: 

• Klient (CRM) – status
• Klient (CRM) – gwiazdka (dostępny wkrótce)

Akcje: 

• Zmień status klienta (CRM)
• Zmień gwiazdkę klienta (CRM) (dostępny wkrótce)

Wypróbuj moduł CRM

Jeśli przed rozpoczęciem faktycznej pracy chcesz tylko sprawdzić jak działa nasz moduł CRM, skorzystaj z trybu testowego. Gdy wejdziesz do zakładki Klienci po raz pierwszy (przed zapisaniem własnych danych), możesz kliknąć przycisk Wstaw przykładowe dane. System doda dwóch testowych klientów, na których sprawdzisz powiązania z zamówieniami i działanie nowego modułu. Po zakończeniu testów po prostu usuń testowe wpisy.

Jak zawsze celem Base jest automatyzowanie procesów i ułatwianie Ci codziennej pracy. Jesteśmy otwarci na Wasze potrzeby i sugestie dotyczące akcji automatycznych modułu CRM, czy też jego dalszej rozbudowy. Podzielcie się swoimi pomysłami na naszym portalu sugestii.