KSeF: co to jest, od kiedy obowiązkowy i kogo dotyczy? Dla wielu przedsiębiorców, w tym sprzedawców e-commerce, obowiązkowy KSeF wiąże się z licznymi pytaniami i dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi.
KSeF to ogólnopolska platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych (XML). Korzystanie z niej będzie obowiązkowe od 2026 roku.
W tym przewodniku prostym językiem wyjaśniamy kluczowe kwestie, terminy i najczęstsze pytania dotyczące KSeF:
- Co to jest KSeF, dla kogo i od kiedy jest obowiązkowy
- Po co został wprowadzony i jak zmieni fakturowanie w Polsce
- Jak działa KSeF w praktyce
- Jak przygotować firmę na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur [checklista]
KSeF: co to jest i jak zmieni fakturowanie w Polsce?
KSeF, inaczej Krajowy System e-Faktur, to centralny, rządowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Działa jako system teleinformatyczny, który nadaje każdej fakturze unikalny numer i zarządza jej dostępem.
Wystawianie i odbieranie faktur odbywa się za pomocą oprogramowania zintegrowanego z API KSeF lub przy użyciu bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów (MF), takich jak Aplikacja Podatnika, aplikacja mobilna czy e-mikrofirma.
Warto też wyjaśnić, czym jest faktura ustrukturyzowana. To e‑faktura w formacie XML zgodnym z oficjalną strukturą FA. Struktura FA to format faktury i standard danych określony przez Ministerstwo Finansów, który ułatwia automatyzację i kontrolę dokumentów. Do 31 stycznia 2026 stosuje się FA(2), a od 1 lutego 2026 obowiązuje FA(3).
Nowa, ujednolicona struktura faktury w KSeF zwiększa precyzję danych przekazywanych do organów skarbowych. Wprowadzenie KSeF to także – obok rozwiązań takich jak VAT OSS – kolejny krok w stronę pełnej digitalizacji obowiązków podatkowych w e-commerce.
XML jest maszynowo czytelny, ujednolicony i pozwala automatyzować księgowanie oraz kontrole. To inna jakość niż zwykłe „e-faktury” w PDF.
Docelowo obowiązkowy krajowy system e-faktur ma usprawnić obieg dokumentów i automatyzację oraz uszczelnić system podatkowy.
KSeF: od kiedy obowiązkowy? Najważniejsze daty dla przedsiębiorców
KSeF: kiedy wchodzi? Elektroniczne faktury: od kiedy? Faktury ustrukturyzowane: od kiedy? To częste pytania zadawane przez sprzedawców e-commerce.
Wdrożenie KSeF ma nastąpić w dwóch etapach. Rząd opublikował harmonogram i zasady okresu przejściowego (Dz.U. z 1 września 2025, poz. 1203, gov.pl).
KSeF: od kiedy obowiązkowy? Oto kluczowe terminy:
- 1 listopada 2025: start pobierania certyfikatów wystawcy (uwierzytelnianie, także dla trybu offline24); w tym czasie zaleca się rozpoczęcie przygotowań – testy, szkolenia, integracja z API i procedury offline24.
- 1 lutego 2026: obowiązek korzystania z KSeF dla dużych firm, których wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 mln zł (2024).
- 1 kwietnia 2026: obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, również zwolnionych z VAT.
Do 31 grudnia 2026 obowiązują przepisy przejściowe:
- Możesz wystawiać faktury z kas rejestrujących, a paragony fiskalne z NIP do 450 zł brutto uznawać za faktury uproszczone.
- W ograniczonym zakresie możesz wystawiać faktury poza KSeF – szczegółowe limity i zasady określają przepisy przejściowe obowiązujące do końca 2026.
A do kiedy papierowe faktury? W transakcjach objętych KSeF, co do zasady, do końca 2026 obowiązuje okres przejściowy, w którym w określonych przypadkach możliwe jest wystawianie faktur papierowych lub w formie PDF, zgodnie z wyjątkami i limitami określonymi w przepisach.
KSeF: dla kogo obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy większości przedsiębiorców – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT – z wyjątkami m.in. dla transakcji B2C oraz niektórych transakcji zagranicznych, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie.
KSeF a czynni podatnicy VAT
Dla czynnych podatników VAT obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi w życie:
- Od 1 lutego 2026: dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026: dla pozostałych.
Odbiór e-faktur w systemie jest wymagany od 1 lutego 2026 roku, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie.
KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT
KSeF obejmie także podatników zwolnionych z VAT – w grupie „pozostałych przedsiębiorców” od 1 kwietnia 2026.
Zwróć uwagę na okres przejściowy do końca 2026 roku, w którym wciąż możliwe jest:
- Korzystanie z kas fiskalnych
- Uznawanie paragonów z NIP do 450 zł za faktury uproszczone
- Wystawianie faktur poza KSeF w ograniczonym zakresie, zgodnie z limitami określonymi w przepisach przejściowych
Czy KSeF obejmuje transakcje z konsumentami (B2C) i transakcje zagraniczne?
Transakcje B2C nie są objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. W przypadku transakcji zagranicznych obowiązek dotyczy tylko sytuacji, w których zagraniczny kontrahent ma siedzibę lub stałe miejsce działalności w Polsce.
Zatem obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy:
- Faktur wystawianych konsumentom (B2C)
- Firm zagranicznych bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce
- Transakcji realizowanych bez udziału polskiego oddziału firmy zagranicznej
Jak działa KSeF w praktyce? Wyjaśniamy krok po kroku
- Przygotuj oprogramowanie. Do korzystania z KSeF potrzebny jest program zintegrowany z platformą rządową albo bezpłatne narzędzia MF, np. Aplikacja Podatnika czy e-mikrofirma.
- Wystaw fakturę w swoim systemie lub w bezpłatnej aplikacji MF. Od 1 lutego 2026 dokument powstaje w strukturze XML FA(3).
- Wyślij fakturę do KSeF z oprogramowania zintegrowanego (zalecane w firmach) lub przez bezpłatne narzędzia MF (komunikacja odbywa się przez API).
- Zweryfikuj nadanie unikalnego numeru KSeF. Nadanie numeru wyznacza moment otrzymania przez nabywcę; moment wystawienia faktury to dzień jej przesłania do KSeF.
- Udostępnij fakturę nabywcy w KSeF. W przypadkach wyłączonych (np. konsumentowi) udostępniasz ją uzgodnionym kanałem.
- Skorzystaj z trybu offline24 w razie awarii lub braku łączności (problem z internetem / KSeF). Wystaw i doręcz fakturę, a do systemu prześlij ją w terminie określonym w przepisach. Pamiętaj o zasadach na wypadek awarii całkowitej.
Jeśli jesteś sprzedawcą e-commerce, wdrożenie KSeF to szansa na automatyzację i zminimalizowanie błędów w obszarze księgowości.
Zobacz poniższe wideo o dodawaniu integracji księgowych w systemie Base.
Jak przygotować firmę do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur? [Checklista]
- Przeprowadź audyt procesu fakturowania. Sprawdź, jakie dokumenty wystawiasz, skąd pochodzą dane i kto je zatwierdza przed wysyłką lub zaksięgowaniem.
- Wybierz oprogramowanie. Sprawdź, czy Twój system obsłuży FA(3), numer KSeF, korekty i offline24. Zaplanuj integrację z API. Kluczowy jest wybór programu księgowego z integracją z platformą rządową.
- Ustal uprawnienia i bezpieczeństwo. Opracuj matrycę ról, przygotuj pełnomocnictwa i certyfikaty (do pobrania od 1 listopada 2025).
- Przeszkol zespół. Pracownicy działów sprzedaży, finansów i obsługi klienta powinni wiedzieć, jak „czytać” faktury z KSeF i prawidłowo podawać numer w płatnościach.
- Przygotuj procedury awaryjne. Określ, kiedy uruchomić offline24 i w jakim terminie dosłać faktury do systemu.
- Uzgodnij współpracę z biurem rachunkowym. Doprecyzuj odpowiedzialności, zaktualizuj umowy, ustal zakres integracji i SLA.
- Przeprowadź testy end‑to‑end. Wystawienie → odbiór → płatność → korekta → archiwizacja.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i narzędziom wdrożenie KSeF będzie prostsze i mniej czasochłonne.
Base.com to skuteczne narzędzie do zarządzania sprzedażą w jednym miejscu – dedykowane zarówno dla startujących, jak i rozwijających się oraz dużych biznesów. Sprawdź, ile możesz zyskać!
KSeF: najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu KSeF (Krajowy System e-Faktur), w formacie XML zgodnym ze strukturą FA.
FA to ogólne określenie struktury e-faktury w KSeF, czyli schematu XML, w którym faktura jest zapisywana. FA(2) i FA(3) to druga i trzecia wersja tej struktury. Od 1 lutego 2026 obowiązuje FA(3), a do 31 stycznia 2026 stosowana jest FA(2).
Czy za korzystanie z KSeF trzeba płacić?
Nie. KSeF jest publiczną usługą, a Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do obsługi systemu (Aplikacja Podatnika, aplikacja mobilna, e‑mikrofirma). Dodatkowe koszty mogą pojawić się w przypadku wyboru płatnego oprogramowania lub integracji.
Co robić w przypadku awarii KSeF lub problemów z internetem?
W przypadku awarii KSeF lub problemów z dostępem do internetu możesz użyć trybu offline24. Fakturę wystawiasz i doręczasz odbiorcy, a do KSeF przesyłasz ją w terminie określonym w przepisach. Zapoznaj się z zasadami postępowania podczas awarii.
Czy faktury z KSeF trzeba będzie dodatkowo archiwizować?
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat (od końca roku wystawienia). Po tym okresie przedsiębiorca przechowuje je we własnym zakresie.
Jak będzie wyglądać proces korekty faktur w KSeF?
Błędnej faktury nie „odrzucasz” – wystawiasz fakturę korygującą, która co do zasady powinna zawierać numer KSeF faktury korygowanej, jeśli został jej nadany.
[Ważne] Informacje zawarte w tym artykule mają charakter ogólny i służą celom informacyjnym – nie stanowią indywidualnej porady prawnej ani biznesowej. Monitoruj na bieżąco komunikaty Ministerstwa Finansów, strony rządowe oraz aktualne regulacje. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub biurem rachunkowym.
Źródła
Zakres obowiązkowego KSeF
KSeF 2.0 informacje ogólne
Faktura ustrukturyzowana i struktura logiczna FA
Numer KSeF oraz identyfikator zbiorczy
Tryb offline24, offline, awaria i awaria całkowita
Pytania i odpowiedzi – KSeF
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia
Pozostałe strony rządowe
Komentarze
Brak komentarzy
Dodaj komentarz