Wysyłka zamówień z Allegro na Ukrainę – zasady, których musisz przestrzegać

Sprzedajesz na Allegro i wysyłasz zamówienia na Ukrainę? Ten kierunek rządzi się swoimi prawami – eksport poza Unię Europejską oznacza procedury celne, a te są znacznie mniej elastyczne niż standardowa wysyłka krajowa. Błąd w dokumentacji czy nieprawidłowa kolejność działań może skończyć się automatycznym anulowaniem całego zamówienia. W tym artykule zbieramy wszystkie zasady, o których musisz wiedzieć, zanim nadasz pierwszą przesyłkę na Ukrainę przez Wysyłam z Allegro (WzA).

Wymagania, które musisz spełnić, zanim zaczniesz

Zanim przyjmiesz pierwsze zamówienie z dostawą na Ukrainę, sprawdź, czy spełniasz poniższe warunki:

• Strefa zasięgu – nadajesz przesyłki i odbierasz ewentualne zwroty z lokalizacji bezpośrednio obsługiwanych przez sieć Allegro One Kurier – swój zasięg Allegro One Kurier sprawdzisz, wpisując kod pocztowy na stronie Allegro One Kurier.
• Faktury włączone na ofertach – oferty eksportowe mają aktywną obsługę faktur w ustawieniach Allegro.
• Kody CN/TARIC (HS) uzupełnione – każda oferta ma przypisany numer taryfy celnej – właściwy kod znajdziesz w prowadzonej przez Ministerstwo Finansów Przeglądarce Taryfowej ISZTAR4.
• Numer EORI – to numer celny Twojej firmy. Wpisujesz go bezpośrednio w ustawieniach konta Allegro, nie w Base – tam też załatwiasz pełnomocnictwo dla agencji celnej One Customs. Czym jest i jak go bezpłatnie uzyskać, wyjaśnia oficjalna strona podatki.gov.pl – EORI; wniosek składasz przez PUESC.
• Tylko Kup Teraz, bez zestawów – oferty w formie licytacji, ogłoszenia czy zestawu produktów nie kwalifikują się do eksportu. Base blokuje to już na etapie wystawiania oferty.
• Tylko płatność z góry – zamówienia z płatnością przy odbiorze nie są obsługiwane na tym kierunku.

Przygotowanie oferty pod eksport

Poza kodem HS i formatem Kup Teraz, Twoja oferta potrzebuje jeszcze jednej rzeczy: wagi sztuki razem z jej opakowaniem jednostkowym. To osobny parametr Allegro – nie chodzi o wagę całej paczki wysyłkowej, tylko pojedynczego produktu tak, jak trafia on do klienta. Jeśli zostawisz to pole puste, Base pokaże ostrzeżenie, ale nie zablokuje Ci publikacji oferty – warto je jednak uzupełnić, żeby uniknąć problemów już na etapie odprawy.

Jedno zamówienie = jedna wysyłka

Do jednego zamówienia Allegro tworzysz tylko jedno zgłoszenie przesyłki. Wszystkie paczki wchodzące w jego skład dodajesz w ramach tego samego zgłoszenia – po stronie Base jest to jeden request, a w natywnym interfejsie WzA odpowiada mu przycisk „dodaj kolejną paczkę”. Nie tworzysz więc osobnych wysyłek dla poszczególnych paczek tego samego zamówienia.

Dla przesyłek kierowanych do punktów PUDO i HD ta zasada ma dodatkowe znaczenie techniczne: wielopaczkowe zamówienie zgłaszasz jako jedno żądanie utworzenia przesyłki, a nie jako kilka osobnych żądań dla poszczególnych paczek. PUDO (Pick Up Drop Off) to dostawa do punktu odbioru poza adresem domowym – np. kiosku, stacji paliw czy automatu paczkowego – natomiast HD (Home Delivery) oznacza klasyczną dostawę kuriera pod wskazany adres.

Wyjątkiem jest dostawa do automatu paczkowego. Tam obowiązuje limit jednej paczki, o czym więcej w dalszej części artykułu.

Faktura musi być przekazana, zanim powstanie etykieta

Przed nadaniem przesyłki na Ukrainę do zamówienia musi być dołączona faktura VAT. System sprawdza to automatycznie podczas tworzenia przesyłki – jeśli faktura nie została jeszcze przekazana do Allegro, zrobi to za Ciebie, zanim przesyłka zostanie utworzona. Dzięki temu nie musisz pilnować kolejności ręcznie, ale warto wiedzieć, że to się dzieje w tle, zwłaszcza jeśli coś pójdzie nie tak z samą fakturą.

Faktura musi być wystawiona po polsku albo po angielsku, a jej numer musi zgadzać się 1:1 z numerem przekazywanym do Allegro – żadnych rozbieżności w formacie czy dopiskach.

Jak przygotować i nadać przesyłki

Generuj etykiety dopiero bezpośrednio przed jednoczesnym nadaniem wszystkich paczek z danego zamówienia. To nie jest sugestia – to twardy wymóg procedury celnej. Jeśli wygenerujesz etykiety z wyprzedzeniem i z jakiegoś powodu nie zdążysz nadać wszystkich paczek tego samego dnia, ryzykujesz utratę całego zamówienia.

Do paczki nie wolno dokładać żadnych gratisów czy dodatków spoza faktury. ~awartość przesyłki musi dokładnie odpowiadać temu, co jest na niej wyszczególnione. Pamiętaj też, że po nadaniu pierwszego statusu u kuriera faktura i ewentualne zwroty płatności zostają zamrożone. Jeśli po tym momencie musisz poprawić ofertę, będziesz potrzebować nowej etykiety.

Wiele przesyłek do jednego zamówienia

Jeśli zamówienie dzielisz na kilka paczek, obowiązują dodatkowe zasady:

• Wspólny odbiór – wszystkie paczki wchodzące w skład przesyłki wielopaczkowej są traktowane jako jedno zlecenie. Przewoźnik odbierze i dostarczy je razem.
• Jeden punkt i termin nadania – wszystkie paczki musisz przekazać podczas jednego podjazdu kuriera Allegro One, albo nadać jednocześnie w automacie Allegro One Box lub w punkcie Allegro One Punkt.
• Wymogi odprawy celnej – odprawa rozpoczyna się dopiero, gdy wszystkie zadeklarowane paczki z zamówienia fizycznie dotrą do agencji celnej One Customs. Odprawę przeprowadza się na podstawie faktury dołączonej do zamówienia, przy wspólnym dostarczeniu wszystkich przesyłek.

Dlaczego klasyczny dropshipping tu nie zadziała

Jeśli zamówienie obejmuje jedną fakturę, nie możesz wysłać poszczególnych jego części z różnych adresów ani przez różnych dostawców – to z definicji wyklucza klasyczny model dropshippingu dla tego kierunku. Z punktu widzenia Allegro i agencji celnej całe zamówienie to jedna transakcja eksportowa, więc rozdzielenie go na niezależne części zawsze zakończy się błędem odprawy.

Etykiety dla zamówień obejmujących więcej niż jedną przesyłkę generuj dopiero po tym, jak:

1. fizycznie skompletujesz całe zamówienie z różnych źródeł we własnym magazynie,
2. wgrasz do systemu jedną, ostateczną fakturę,
3. przygotujesz wszystkie paczki do wspólnego nadania.

Jedna faktura na zamówienie – co zrobić przy pomyłce

Do odprawy liczy się wyłącznie jedna faktura VAT na zamówienie. Faktura pro forma nie zostanie zaakceptowana – to musi być dokument sprzedaży, nie szacunkowy.

Jeśli popełnisz błąd na fakturze, wgraj nowy, poprawiony dokument – do odprawy nie da się wykorzystać dwóch równoległych faktur do tego samego zamówienia.

Dostawa do automatu paczkowego – tylko jedna paczka

Ukraiński operator Nova Post nie obsługuje przesyłek wielopaczkowych dla zamówień kierowanych do automatów paczkowych. Jeśli kupujący wybrał dostawę do automatu, musisz spakować całe zamówienie w jedną paczkę, spełniającą limity:

1. wymiary: maksymalnie 60 × 40 × 30 cm,
2. waga: maksymalnie 20 kg.

Jeśli zamówienie nie mieści się w tych parametrach, Allegro samo przekieruje dostawę, do punktu odbioru albo pod adres kupującego, zamiast blokować realizację zamówienia.

Te limity dotyczą wyłącznie automatu paczkowego. Gdy paczka trafia do kuriera Allegro One (dostawa do punktu lub pod adres), obowiązują wyższe limity: do 31,5 kg i 120 × 60 × 60 cm.

Ile kosztuje odprawa celna

Odprawa celna wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości 7,50 zł netto za przesyłkę. Jeśli rzeczywista waga paczki przekroczy zadeklarowaną o więcej niż 3% i jednocześnie o co najmniej 250 g, doliczana jest dopłata za nadwagę w wysokości 16,25 zł netto.

FAQ: Pytania i odpowiedzi

Co muszę spełnić, zanim zacznę wysyłać na Ukrainę?

Strefę zasięgu Allegro One Kurier, włączoną obsługę faktur na ofertach, uzupełnione kody CN/TARIC, aktywny numer EORI wpisany w ustawieniach konta Allegro, format Kup Teraz bez zestawów oraz płatność z góry.

Co jeszcze musi mieć uzupełniona oferta?

Wagę sztuki razem z jej opakowaniem jednostkowym – przy pustym polu Base pokaże ostrzeżenie, ale nie zablokuje publikacji.

Ile wysyłek mogę utworzyć do jednego zamówienia?

Tylko jedną – wszystkie paczki dodajesz w ramach tego samego zgłoszenia, poza zamówieniami kierowanymi do automatu paczkowego.

Kiedy faktura musi trafić do Allegro?

Zanim powstanie etykieta – system przekazuje ją automatycznie, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Musi być w języku polskim albo angielskim, z numerem identycznym jak ten przekazany do Allegro.

Kiedy generować etykiety?

Tuż przed nadaniem wszystkich paczek. Niewykorzystana etykieta anuluje całe zamówienie. Pamiętaj też, że po pierwszym statusie u kuriera faktura i zwroty płatności zostają zamrożone, a poprawka oferty wymaga nowej etykiety.

Co obowiązuje przy wielu paczkach w jednym zamówieniu?

Wspólny odbiór, jeden termin nadania i odprawa dopiero po dotarciu kompletu paczek do agencji celnej.

Czy mogę stosować klasyczny dropshipping?

Nie, jeśli zamówienie obejmuje jedną fakturę – poszczególnych części nie możesz wysłać z różnych adresów ani przez różnych dostawców.

Co zrobić, jeśli pomylę się na fakturze?

Wgrać nowy, poprawiony dokument. Do odprawy liczy się tylko jedna faktura VAT na zamówienie – faktura pro forma nie zostanie zaakceptowana.

Jakie limity obowiązują przy dostawie do automatu paczkowego?

Jedna paczka, maksymalnie 60 × 40 × 30 cm i 20 kg. Po przekroczeniu limitów Allegro samo przekieruje dostawę do punktu albo pod adres. Dla zwykłego kuriera limity są wyższe: do 31,5 kg i 120 × 60 × 60 cm.

Ile kosztuje odprawa celna?

7,50 zł netto za przesyłkę, plus 16,25 zł netto dopłaty, jeśli rzeczywista waga przekroczy zadeklarowaną o ponad 3% i co najmniej 250 g.