Order Management System: Was deutsche E-Commerce Unternehmen 2025 wissen müssen

Der E-Commerce-Markt wächst rasant – und mit ihm die Komplexität des Auftragsmanagements. Wachsende Unternehmen stoßen schnell an die Grenzen manueller Prozesse und improvisierter Lösungen. Ein Order Management System (OMS) wird zur unverzichtbaren Schaltzentrale für alle, die mehr als nur einen Vertriebskanal bedienen und ihre Bestellprozesse professionalisieren wollen. Doch was genau ist ein OMS, wie unterscheidet es sich von ERP-Systemen und wann lohnt sich der Umstieg?

Was ist ein Order Management System?

Ein Order Management System ist eine spezialisierte Softwarelösung, die den gesamten Kundenauftragsprozess zentral verwaltet – von der Auftragserfassung über die Bestandssynchronisierung bis zur finalen Lieferung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Warenwirtschaftssystemen konzentriert sich ein OMS ausschließlich auf die Optimierung der Auftragsabwicklung und bietet dabei eine 360-Grad-Sicht auf alle Kundenaufträge.

Die Kernfunktionen umfassen:

• Zentrale Auftragserfassung: Alle Bestellungen aus verschiedenen Vertriebskanälen laufen in einer Plattform zusammen.
• Intelligente Bestandsverwaltung: Echtzeit-Synchronisierung verhindert Überverkäufe zwischen allen Kanälen und Lagerorten.
• Automatisierte Fulfillment-Entscheidungen: Optimale Lagerauswahl basierend auf Verfügbarkeit, Versandkosten und Lieferzeiten.
• Workflow-Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungserstellung und Versandbenachrichtigungen laufen vollautomatisch ab.

OMS als wichtiger Bestandteil im IT-System neben ERP

Viele Unternehmen fragen sich, ob ihr bestehendes ERP-System nicht bereits alle notwendigen Funktionen für die Auftragsverwaltung bietet. ERP-Systeme sind umfassende Unternehmenslösungen, die sämtliche Geschäftsprozesse – von der Buchhaltung über das Personalwesen bis hin zur Produktion – abbilden und nach dem Prinzip „alles aus einer Hand“ arbeiten. Sie sind vor allem für interne Abläufe konzipiert. Allerdings stoßen die Auftragsmodule in ERP-Systemen schnell an ihre Grenzen, wenn Unternehmen Multichannel-Vertrieb aufbauen und Bestellungen aus verschiedenen Quellen zentral verwalten müssen, komplexe Fulfillment-Prozesse wie Dropshipping oder Ship from Store integrieren, internationale Expansion mit unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen planen oder schnelle Marktreaktionen benötigen, die durch starre ERP-Strukturen nicht möglich sind.

Wann spezialisierte OMS-Lösungen überlegen sind

OMS-Lösungen sind hochspezialisiert auf die Anforderungen des modernen E-Commerce ausgelegt und bieten deutlich mehr Flexibilität bei der Integration neuer Vertriebskanäle. Der entscheidende Unterschied liegt in der Ausrichtung: Während ERP-Systeme hauptsächlich interne Effizienz optimieren, fokussieren sich Order Management Systeme auf die Kundenzufriedenheit und Markt-Agilität.

Moderne Ansätze kombinieren beide Welten: Das ERP bleibt als “System of Record” für alle unternehmenskritischen Daten bestehen, während spezialisierte OMS-Lösungen die operativen E-Commerce-Prozesse übernehmen. Diese Arbeitsteilung ermöglicht es Unternehmen, von den Vorteilen beider Systeme zu profitieren und so ihr Unternehmenswachstum zu fördern.

Genau diese Spezialisierung verkörpert der Bestellmanager von Base: Eine hochmoderne OMS-Lösung, die sich ausschließlich auf die Optimierung von E-Commerce-Aufträgen konzentriert. Mit über 1.700 Integrationen verbindet Base alle Ihre Vertriebskanäle nahtlos und automatisiert komplexe Fulfillment-Entscheidungen in Echtzeit – ohne die Schwerfälligkeit traditioneller ERP-Systeme. Automatisieren Sie Ihre Auftragsabwicklung mit dem Base Bestellmanager.

Technologische Trends und Marktentwicklung 2025

Der Order-Management-Markt entwickelt sich rasant weiter und wird maßgeblich von technologischen Innovationen getrieben. Künstliche Intelligenz und Predictive Analytics revolutionieren dabei die Art, wie Unternehmen ihre Bestellprozesse optimieren. Moderne OMS-Lösungen integrieren zunehmend AI-basierte Funktionen für präzise Nachfrageprognosen, die Unternehmen dabei helfen, Lagerbestände zu optimieren und Verkaufsspitzen vorherzusagen, bevor sie eintreten.

Cloud-First und erweiterte Integrationen

Der Trend geht eindeutig in Richtung Cloud-basierter Lösungen. Immer mehr Unternehmen setzen auf eine Cloud-First-Strategie, da diese es ermöglicht, flexibel und skalierbar auf wechselnde Anforderungen zu reagieren. Cloud-basierte Order Management Systeme bieten den Vorteil, dass sie kosteneffizienter betrieben werden können und gleichzeitig durch regelmäßige Updates stets auf dem neuesten Stand der Technik bleiben. Darüber hinaus erleichtern sie die Integration mit anderen IT-Systemen wie ERP, CRM oder Lagerverwaltung, was eine nahtlose Vernetzung der verschiedenen Geschäftsprozesse ermöglicht. Diese erweiterte Integrationsfähigkeit unterstützt Unternehmen dabei, ihre Auftragsabwicklung effizienter zu gestalten und die Kundenzufriedenheit nachhaltig zu verbessern.

Für welche Unternehmensgrößen lohnt sich ein OMS?

Die Entscheidung für ein Order Management System hängt weniger von der Unternehmensgröße als vielmehr von der Komplexität der Geschäftsprozesse ab. Für E-Commerce-Einsteiger mit geringem Bestellvolumen und einem Vertriebskanal reichen oft die integrierten Funktionen der jeweiligen Shop-Software aus.

In der Wachstumsphase zwischen 100 und 1.000 Bestellungen monatlich wird ein OMS zur strategischen Investition. Unternehmen, die mehrere Marktplätze bedienen oder internationale Expansion planen, profitieren erheblich von automatisierten Bestellprozessen und zentraler Bestandsverwaltung.

ROI-Betrachtung und Amortisation

Die Investition in ein Order Management System amortisiert sich in der Regel innerhalb des ersten Jahres durch verschiedene Vorteile:

• Operative Effizienzsteigerungen: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich
• Reduzierte Fehlerquote: Minimierung von Fulfillment-Fehlern durch Automatisierung statt manueller Eingriffe
• Verbesserte Customer Experience: Präzise Lieferzeiten und fehlerfreie Auftragsbearbeitung steigern die Kundenzufriedenheit
• Zusätzliche Verkaufschancen: Bessere Bestandstransparenz verhindert falsche “nicht verfügbar”-Anzeigen

DACH-spezifische Anforderungen an Order Management Systeme

Deutsche E-Commerce-Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen, die internationale OMS-Lösungen nicht immer standardmäßig abdecken. Insbesondere die seit 2025 verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich stellt neue Compliance-Anforderungen an OMS. Diese Systeme müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu erzeugen, zu versenden und zu archivieren.

Darüber hinaus bringt die Verarbeitung von Kundendaten im Multichannel-Umfeld komplexe Datenschutzanforderungen mit sich, insbesondere die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ein professionelles OMS sollte daher automatisierte Prozesse zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen unterstützen, beispielsweise durch sichere Datenverarbeitung, Nachvollziehbarkeit und entsprechende Dokumentationsfunktionen.

Integration lokaler Marktplätze und Vertriebskanäle

Neben den globalen Plattformen wie Amazon und eBay gewinnen regionale Marktplätze wie Otto oder Kaufland.de für deutsche Händler zunehmend an Bedeutung. Ein zukunftsfähiges OMS muss diese lokalen Vertriebskanäle nahtlos integrieren können und dabei die spezifischen Anforderungen und Besonderheiten dieser Plattformen berücksichtigen. Dies betrifft beispielsweise unterschiedliche Schnittstellen, spezifische Versand- und Retourenprozesse sowie besondere Anforderungen an die Rechnungsstellung und Kundenkommunikation.

Auswahlkriterien und erfolgreiche Implementierung

Die Auswahl des richtigen Order Management Systems ist ein entscheidender Schritt für den Erfolg im E-Commerce und erfordert eine sorgfältige Bewertung verschiedener Aspekte, um sicherzustellen, dass das System optimal zu den individuellen Anforderungen des Unternehmens passt. Folgende Kriterien sollten dabei besonders berücksichtigt werden:

• Integrationsfähigkeit: Ein OMS muss nahtlos mit den bestehenden IT-Systemen wie ERP, CRM und Lagerverwaltung verbunden werden können. Zudem sollte es flexibel sein, um zukünftige Vertriebskanäle, Marktplätze oder Zahlungsanbieter problemlos einzubinden. Eine offene API-Struktur und vorgefertigte Schnittstellen erleichtern die Integration und gewährleisten einen reibungslosen Datenaustausch.
• Skalierbarkeit: Das System sollte mit dem Unternehmenswachstum mitwachsen können, ohne dass eine komplette Neuimplementierung notwendig wird. Es ist wichtig, dass das OMS sowohl kleine als auch große Bestellvolumen effizient verwalten kann und dabei stets schnelle Reaktionszeiten bietet.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienoberfläche erleichtert den Mitarbeitern die tägliche Arbeit und reduziert Fehler bei der Auftragsbearbeitung. Umfassende Schulungsangebote und Supportleistungen sind ebenfalls wichtig, damit das Team das System schnell und effektiv nutzen kann.
• Compliance und Sicherheit: Gerade für deutsche Unternehmen sind Datenschutz und rechtliche Anforderungen wie DSGVO-Konformität und lokale Datenhaltung von großer Bedeutung. Das OMS sollte automatisierte Prozesse zur Einhaltung dieser Vorgaben unterstützen, beispielsweise durch sichere Datenverarbeitung, detaillierte Protokollierung und die Möglichkeit zur Archivierung von Dokumenten gemäß gesetzlicher Vorgaben.
• Funktionale Abdeckung: Das System sollte alle relevanten Schritte des Auftragsmanagements abdecken – von der Erfassung der Kundenaufträge über die Bestandsverwaltung und Auftragsabwicklung bis hin zum Versand und Retourenmanagement. Eine All-in-One-Lösung, die alle diese Funktionen integriert, ermöglicht eine zentrale Verwaltung und verbessert die Transparenz sowie die Effizienz der Prozesse.
• Kundenzentrierung: Ein gutes OMS unterstützt nicht nur die internen Abläufe, sondern trägt auch zur Verbesserung der Customer Experience bei. Funktionen wie Echtzeit-Tracking, automatisierte Benachrichtigungen an Kunden und flexible Lieferoptionen sind wichtige Merkmale, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.
• Reporting und Analyse: Um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können, sollte das OMS umfangreiche Auswertungen und Berichte zur Bestellhistorie, Lagerbeständen und Geschäftsergebnissen bieten. So können Trends erkannt und Optimierungspotenziale im Auftragsmanagement identifiziert werden.

Erfolgreiche Implementierung: Best Practices

Die Einführung eines Order Management Systems sollte strukturiert und gut geplant erfolgen, um Risiken zu minimieren und den Nutzen schnell zu realisieren. Bewährte Vorgehensweisen umfassen folgende Phasen:

1. Ist-Analyse: Zunächst werden die bestehenden Prozesse und Systeme detailliert dokumentiert, um Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Ziele für die Optimierung des Auftragsmanagements zu definieren.
2. Auswahl einer passenden OMS-Lösung: Entscheidend ist die Wahl eines Systems, das sich durch Praxistauglichkeit, Flexibilität und umfassende Funktionen auszeichnet. Ein leistungsfähiges OMS bietet realistische Szenarien und Datensätze für Tests und passt sich den individuellen Anforderungen von Unternehmen an.
3. Schrittweise Einführung: Um Risiken zu reduzieren, empfiehlt sich ein gestaffelter Rollout. Zunächst wird das OMS für einen Vertriebskanal eingeführt und nach erfolgreichem Test sukzessive auf weitere Kanäle und Regionen ausgeweitet.
4. Mitarbeiterschulung: Eine umfassende Schulung der Mitarbeiter ist essenziell, damit die neuen Prozesse und Funktionen sicher beherrscht werden und das volle Potenzial des Systems genutzt werden kann.
5. Kontinuierliche Optimierung: Nach der Einführung ist es wichtig, die Systemnutzung und Prozessabläufe regelmäßig zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. So bleibt das OMS dauerhaft optimal an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und des Marktes angepasst.

Durch diese strukturierte Implementierung entfaltet ein leistungsfähiges Order Management System seine volle Wirkung. Es unterstützt Unternehmen dabei, die Auftragsabwicklung effizienter zu gestalten, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und das Unternehmenswachstum nachhaltig zu fördern.

Fazit

Ein professionelles Order Management System ist für wachsende E-Commerce-Unternehmen keine Option mehr, sondern ein wesentlicher Bestandteil. Die Komplexität des modernen Omnichannel-Handels erfordert spezialisierte Lösungen, die über die Möglichkeiten traditioneller ERP-Auftragsmodule hinausgehen.

Besonders deutsche Unternehmen sollten bei der Auswahl auf DACH-spezifische Anforderungen wie E-Rechnung-Compliance und lokale Marktplatz-Integrationen achten. Die Investition amortisiert sich typischerweise innerhalb weniger Monate durch operative Effizienzsteigerungen und verbesserte Kundenzufriedenheit. Wer 2025 im E-Commerce erfolgreich sein will, kommt um die Professionalisierung seiner Auftragsbearbeitung nicht herum.