Barcode-Scannen

In Zeiten des dynamischen Wachstums des E-Commerce-Marktes müssen Unternehmer zunehmend nicht nur auf den Preis des angebotenen Produkts achten, sondern auch auf die Geschwindigkeit und Qualität der Auftragsabwicklung. Die Implementierung eines Barcode-Systems und der Einsatz eines Scanners verkürzt die Zeit der Auftragsabwicklung erheblich und begrenzt zudem das Risiko von Fehlern bei Routinevorgängen. BaseLinker unterstützt die Einführung einer solchen Lösung in einem Unternehmen

I. Barcode-Scanner

Ein Barcodeleser ist ein Gerät, das dazu dient, Informationen zu lesen, die in Form eines Barcodes gespeichert sind. Moderne Barcodeleser arbeiten in der Regel als Tastaturemulation – der zu lesende Barcode erscheint auf dem Computerbildschirm anstelle des Cursors. Das Scannen des Codes kann auch eine bestimmte Aktion im System auslösen – gleichbedeutend mit der Auswahl einer bestimmten Schaltfläche mit der Tastatur und der Maus

Auf dem Markt gibt es viele Arten von Lesegeräten für unterschiedliche Zwecke. Das BaseLinker-System funktioniert mit jedem Codescanner, der an einen Computer, ein Tablet oder ein Telefon angeschlossen ist. Es lohnt sich, etwas Zeit zu investieren und den richtigen Scanner für Ihr Unternehmen auszuwählen

Schließen Sie den Scanner einfach gemäß der Bedienungsanleitung des Modells an den Computer an (z. B. über ein Kommunikationskabel oder ein USB-Kabel) und laden Sie gegebenenfalls den mit dem Scanner gelieferten Treiber hoch. Alternativ können Sie sich auch für einen kabellosen Scanner entscheiden und ihn über Bluetooth mit Ihrem Handy oder Tablet verbinden

In beiden Fällen muss keine zusätzliche Software gekauft werden! Auch müssen Sie das BaseLinker-System nicht zusätzlich konfigurieren. Sie brauchen nur den gescannten Code in den Browser zu übertragen, in dem BaseLinker geöffnet ist. Das bedeutet, dass Sie nur das Systempanel in einem beliebigen Webbrowser auf dem Gerät öffnen müssen, mit dem das Lesegerät verbunden ist (auf einem Computer, Tablet oder Telefon)

Um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert, sollten Sie einige wichtige Regeln beachten

• Zum Zeitpunkt des Scannens darf kein Textfeld (z. B. Schnellsuchfeld, Feld in der Tabellenfilterliste)ausgewählt sein. Andernfalls wird das System beim Scannen des Codes statt der erwarteten Aktion das angekreuzte Feld auf der Seite ausfüllen.
• Der Leser darf dem gescannten Code keine zusätzlichen Zeichen (einschließlich nicht druckbarer Zeichen) hinzufügen, z. B. „@“. Dies kann zu Problemen mit dem BaseLinker-Mechanismus führen. In diesem Fall müssen die Scanner-Einstellungen durchsucht und Präfixe und Suffixe entsprechend konfiguriert werden.
• Der Barcode muss mindestens 6 Zeichen enthalten. BaseLinker erlaubt das Lesen von Barcodes, die nicht weniger als 6 Zeichen lang sind.
• Bei Bestellnummern aus dem Shop, die kürzer als 6 Zeichen sind, fügen Sie auf dem Barcode-Ausdruck führende Nullen hinzu (unter Bestellungen → Drucke und Exporte → Ausgewählten Ausdruck bearbeiten ), um die Länge des Inhalts dieses Codes auf 6 Zeichen zu erhöhen, z.B
  • 2010 → 002010
  • 1990 → 001990
  • 1968 → 001968
• Für in BaseLinker generierte Bestellnummern fügen Sie das Präfix „BLO_[Bestellnummer]“ in den Barcodeausdruck ein.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Webbrowser auf dem neuesten Stand ist. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen installierten Browser-Add-ons den BaseLinker-Systemmechanismus nicht blockieren. Vergewissern Sie sich auch, dass das BaseLinker-System nicht durch einen der Prozesse blockiert wird, die im Hintergrund auf Ihrer Workstation laufen.
• Es gibt keine Empfehlungen für die Mindestabmessungen des Codes selbst, er muss lediglich vom Scanner lesbar sein.

II. Strichcode

Der Barcode ist eine grafische Aufzeichnung von Zeichen, die von Codelesern verstanden werden können. Er ist eine Art Identifikator, mit dem die gewünschten Informationen schnell und einfach ermittelt werden können. Barcode-Felder enthalten schwarz-weiße Muster, die gescannt und somit als Daten gelesen und in dieser Form einer Datenbank zugeführt werden können. Die massenhafte Einführung von Barcodes erfolgte in den 1970er Jahren als Antwort auf die Probleme bei der Identifizierung von Produkten und der Kontrolle ihres Flusses

Das BaseLinker-System ermöglicht die Erstellung verschiedener Arten von Strichcodes, z.B

• EAN8
• EAN13
• CODABAR
• C128

III. Code-Typen in BaseLinker

Das BaseLinker-System erlaubt das Lesen der folgenden Barcodetypen

1. Auftragsbezogene Codes
   1. Bestellnummern-Codes
   2. Codes von Kurieretiketten
2. Spezielle Codes, die bestimmte integrierte Systemfunktionen oder benutzerdefinierte Ereignisse auslösen
3. Codesauf Produkten (EAN oder SKU-Typ)

Art des Codes	Zusätzliche Informationen	Systembetrieb nach dem Scannen des Codes
Bestellnummern-Codes	Ein vom BaseLinker System generierter Barcode (solche Codes haben das Präfix[BLO_])	Wenn dieser Code bei geöffnetem Auftragsmanager gescannt wird, führt das System die dem Code zugewiesene Aktion entsprechend der eingegebenen Barcode-Scanner-Konfiguration aus.
Codes von Kurieretiketten	Ein Barcode, der die auf dem Kurieretikett angegebene Sendungsnummer enthält. Dieser Code wird vom Kuriersystem generiert und über die API heruntergeladen.	Wenn dieser Code bei geöffnetem Auftragsmanager gescannt wird, führt das System die Aktion aus, die dem Code gemäß der eingegebenen Barcode-Scanner-Konfiguration zugewiesen ist.
Spezielle Codes	Ein vom BaseLinker System generierter Barcode (solche Codes haben das Präfix [BLF_] für eingebaute Systemfunktionen und [BLM_] für benutzerdefinierte Ereignisse)	Wenn dieser Code bei geöffnetem Order Manager gescannt wird, führt das System die dem Code zugewiesene Aktion aus – entweder eine integrierte Systemfunktion oder ein benutzerdefiniertes Ereignis.
Produktbezogene Codes	EAN-Code – ein vom Hersteller zugewiesener Strichcode SKU-Code – ein Strichcode, der zum Zweck der Lagerverwaltung erstellt wurde	Wenn dieser Code bei geöffnetem Modul Verpackungs-/Kollektionsassistent gescannt wird, markiert das System einen Artikel des gescannten Produkts im offenen Auftrag als verpackt Wird der EAN-Code hingegen bei geöffneter Auftragsliste gescannt, wird der Code in das Filterfeld Order Manager → Orders → Advanced Search → EAN des Produkts eingefügt

1. Auftragsbezogene Codes

Es gibt zwei Arten von auftragsbezogenen Codes in BaseLinker

• Bestellnummern-Codes
• Codes von Kurieretiketten

Bestellnummern-Codes

Der Auftragscode dient zur Identifizierung eines bestimmten Auftrags und kann sowohl im BaseLinker-System als auch im Online-Shop-System vergeben werden

Das BaseLinker System ermöglicht die Erstellung verschiedener Auftragsausdrucke und Exporte unter Aufträge → Ausdrucke und Exporte. Diese Dokumente können zusammen mit einem Barcode erzeugt werden. Hierfür kann ein speziell vorbereiteter Barcode-Generator verwendet werden

Die Bestell-Barcodes sind unter anderem auf folgenden Dokumenten zu finden

• ausdruck des Bestellscheins
• ausdruck einer Versandliste (mit Bestellcodes)
• ausdruck einer Rechnung (mit einer Vorlage, die Bestellcodes enthält)

Codes aus Kurieretiketten

Der Barcode auf dem Kurieretikett enthält die Tracking-Nummer und dient der Identifizierung der betreffenden Sendung. Er wird vom Kuriersystem erstellt und über die API direkt in BaseLinker geladen

Konfiguration des Barcode-Scanners

Weisen Sie unter Aufträge → Einstellungen → Barcodescanner eine ausgewählte Aktion zu, die im Auftragsmanager nach dem Scannen eines Codes mit einer Auftragsnummer oder einem Sendungscode ausgeführt werden soll

Nach dem Scannen der Auftragsnummer oder des Etiketts kann das System, je nach Einstellung

• Die Karte des gescannten Auftrags öffnen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie die vollständigen Details der bearbeiteten Aufträge einsehen möchten.
• Eine Bestellung in der Bestellliste markieren. Jeder Barcode markiert den Auftrag in der offenen Auftragsliste. Auf diese Weise können Sie z. B. alle vorbereiteten Pakete scannen und überprüfen, ob Sie alle Aufträge mit einem bestimmten Status markiert haben (dass kein Auftrag übersehen wurde). Diese Funktion ist nützlich bei der Überprüfung der Auftragsliste.
• Suchen Sie einen Auftrag in der Liste und wählen Sie ihn aus. Alle gescannten Aufträge werden in einer Auftragsliste angezeigt. Auf diese Weise können Sie schnell sehen, wie viele Aufträge gescannt wurden und für diese manuell eine Aktion durchführen (z.B. ihren Status ändern).
• Eigenes Ereignis ausführen. Das System kann zusätzlich ein benutzerdefiniertes Ereignis unmittelbar nach dem Scannen einer Bestell- oder Liefernummer ausführen. Damit ist es beispielsweise möglich, den Status einer Bestellung durch Scannen eines Etiketts schnell zu ändern.

Darüber hinaus ist es möglich, unter Aufträge → Auftragsliste → Schaltfläche Verpackungsassistent → Scannereinstellungen den Scanner an einem bestimmten Arbeitsplatz separat zu konfigurieren. Die hier gespeicherten Einstellungen überschreiben die Standardeinstellungen des Scanners, bis Sie sich abmelden. Nach dem erneuten Einloggen werden die Standardeinstellungen wiederhergestellt, die unter Aufträge → Einstellungen → Barcodescannerfestgelegt werden können

2. Besondere Codes

Es ist möglich, Befehle ohne Tastatur und Maus zu erteilen, sondern nur durch das Scannen ausgewählter Barcodes, denen bestimmte Befehle zugeordnet sind

Um einen Ausdruck der Barcode-Zusammenfassung zu erhalten, wählen Sie die Schaltfläche „Zusammenfassung drucken“ unter Aufträge → Einstellungen → Tastaturkürzel

BaseLinker ermöglicht es Ihnen, Barcodes zuzuordnen

• integrierte Systemfunktionen
• eigene automatische Aktionen des Benutzers

Eingebaute Systemfunktionen

Abkürzungen für die eingebauten Systemfunktionen sind

• Abkürzungen, die sich auf das Modul Verpackungs-/Kommissionierassistent beziehen
  • Sammeln von Auftragsprodukten
  • Verpacken eines Auftrags
  • Schließen des Pick-/Pack-Fensters
  • Foto für Auftrag machen
• Andere Abkürzungen
  • Status „Alle“ öffnen
  • Nächste Seite/Auftrag
  • Vorherige Seite/Auftrag
  • Alles auswählen
  • Alle abwählen

Eigene automatische Aktionen des Benutzers

Der Barcode-Sammelausdruck kann auch Abkürzungen für benutzerdefinierte automatische Aktionen enthalten. Dazu ist es notwendig, bei der Erstellung eines benutzerdefinierten Ereignisses das Kästchen „Barcode“ im Abschnitt Aufträge → Automatische Aktionen → Benutzerdefinierte Ereignisse zu markieren

3. Produktbezogene Barcodes

Das BaseLinker System ermöglicht es, ein Produkt durch Scannen des EAN-Codes oder des SKU-Codes korrekt zu identifizieren. Dadurch wird der Kommissionier- und Verpackungsprozess rationalisiert

Der EAN-Code ist der Strichcode, der auf allen Kartons von Standardprodukten zu finden ist (es ist derjenige, den Sie an der Kasse im Supermarkt scannen). Wenn ein solcher Code mit der Bestellung heruntergeladen wird (und in einigen Fällen auch einem Produkt im Lagersystem zugeordnet ist), ermöglicht er die Identifizierung dieses Produkts beim Verpacken. Bei der Arbeit im Modul Verpackungsassistent markiert das System nach dem Scannen eines solchen Codes mit einem Barcode-Scanner eine Position des betreffenden Produkts im offenen Auftrag als verpackt

Der Verkäufer kann auch jedem Produkt im Lager einen SKU-Code zuweisen. Dabei handelt es sich um einen Code, der ebenfalls das Produkt identifiziert, aber hauptsächlich dazu dient, einen bestimmten Artikel im Lager zu verwalten. Ein solcher Code wird – anders als der EAN-Code – nur für die Bedürfnisse eines bestimmten Lagers erstellt

In diesem Fall ist es nicht nur notwendig, jedem Produkt im System einen SKU-Code zuzuordnen, sondern auch für eine zusätzliche Kennzeichnung des physischen Produkts zu sorgen. Das bedeutet, dass Sie die Strichcodes mit den SKU-Nummern selbst vorbereiten und auf die Produkte aufkleben müssen. Wir empfehlen daher die Verwendung des EAN-Codes anstelle des SKU-Codes.

Bei der Erstellung eines SKU-Codes ist auch zu beachten, dass das BaseLinker System das Scannen von Barcodes mit mindestens 6 Zeichen Länge erkennt

Der EAN- oder SKU-Code wird bei Bestellungen von Plattformen wie Amazon oder eBay angezeigt

Bei anderen Plattformen (z.B. Allegro) muss jedoch die Auktion, in der das Produkt gelistet ist, im BaseLinker-System vorhanden sein, damit der EAN-Code in der Bestellung sichtbar ist. Außerdem muss diese Auktion mit einem Produkt aus dem Lager verknüpft sein, dem ein EAN- oder SKU-Code zugewiesen ist ( Produkte → Produktliste → Bearbeiten → Produkt → EAN oder SKU)

Um einen EAN- oder SKU-Code auf dem Bildschirm des Verpackungs-/Abholassistenten anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Produkt-EAN“ oder „Produkt-SKU“ unter Aufträge → Einstellungen → Abholung/Verpackung im Abschnitt „Abholung – Produktdaten“ oder „Verpackung – Produktdaten“. Die ausgewählten Codes werden dann unter dem Namen eines jeden Produkts im Auftrag angezeigt

IV. Scannen von Aufträgen durch mehrere Mitarbeiter

Mehrere Personen können gleichzeitig die Möglichkeiten des Systems nutzen. Wenn wir mehrere Lagermitarbeiter haben, sollte jeder Mitarbeiter über

1. ein eigenes Mitarbeiterprofil in Konto/Sonstiges → Mitarbeiterprofile
2. einen separaten Scanner (wenn die Mitarbeiter gleichzeitig Aufträge mit dem Scanner bearbeiten)
3. jeder Scanner muss von einem anderen Gerät unterstützt werden (neben einem Computer kann dies auch ein Tablet oder ein Mobiltelefon sein)
4. optional einen eigenen Status, in den die zu verpackenden Aufträge für einen bestimmten Mitarbeiter fallen. Dies ist jedoch nicht erforderlich, da auf der Auftragskarte eine Packhistorie vorhanden ist. Diese zeigt an, wer den Auftrag als verpackt markiert hat. Ein eigener Status ist hingegen sinnvoll, um bestimmte Statistiken zu erstellen – z.B. wie viele Aufträge von einem bestimmten Mitarbeiter verpackt wurden.

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