Die Integration mit Online-Buchhaltungssystemen ermöglicht die Übertragung der von BaseLinker ausgestellten Rechnungen in ein bestimmtes Online-Buchhaltungssystem.
Der Mechanismus der Integration funktioniert auf die folgende Weise:
- DasBaseLinker System generiert Rechnungen – manuell oder mit automatischen Aktionen – basierend auf ausgewählten Aufträgen und gemäß den Einstellungen einer bestimmten Nummerierungsserie.
- BaseLinker sendet diese Rechnungen an das externe Online-Buchhaltungssystem und erstellt dort die entsprechenden Rechnungen.Die genauen Informationen, die das System sendet, hängen unter anderem von den Einstellungen einer bestimmten Nummerierungsserie und den Einstellungen des Integrationsmoduls ab. In den Einstellungen des jeweiligen Moduls können Sie auch wählen, ob Sie die Rechnungen sofort bei der Ausgabe oder als Bulk bei einem manuellen Export versenden möchten.
- BaseLinker ruft die auf diese Weise erstellten Rechnungen über API. aus einem externen Online-Buchhaltungssystem ab. So können Sie Ihren Kunden Rechnungen aus Fakturownia, wFirma, iFirma und anderen Integrationen schicken oder mit direkter Druckerintegration ausdrucken.
- Die weitere Rechnungsverwaltung sollte in einem externen System erfolgen und zuvor von BaseLinker ausgestellte Rechnungen sollten ignoriert werden.
Sie können die Rechnungen jederzeit exportieren:
- automatisch zum Zeitpunkt der Ausstellung,
- bei manuellem Export.
Außerdem können Sie diese Rechnungen vom BaseLinker-Panel aus an Kunden versenden – als Link oder als Anhang in einer E-Mail – und sie ausdrucken (wie BaseLinker-Rechnungen).
Integrationen beinhalten nur den Versand von Rechnungen (und bei ausgewählten Integrationen auch von Quittungen). Sie erlauben keine vollständige Integration – z.B. die Auflistung von Produkten aus dem Lager des Buchhaltungssystems.
Auf der anderen Seite gibt es einige Integrationen Angebot zur Übertragung der SKU-Nummer des Produktsdie es ermöglichen, den Bestand in der Buchhaltungssoftware zu reduzieren.
Alle verfügbaren Integrationen sind verfügbar in Integrationen → Integration hinzufügen →. Buchhaltung.
Derzeit sind die folgenden Integrationen verfügbar:
Verbundenes Konto
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Konto zu verbinden:
- Im BaseLinker-System im Integrationen Abschnitt die grüne Schaltfläche Integration hinzufügen.
- Wählen Sie das gewünschte Programm im Buchhaltung Abschnitt.
- Geben Sie auf dem Neue Integration Bildschirm geben Sie die erforderlichen Daten ein. Je nach Buchhaltungssystem erfordert die Integration ein Login und Passwort, ein Login und Token/API-Schlüssel oder nur den API-Schlüssel.
- Wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“.
Im Rahmen der Integration angebotene Dienste
Sobald Sie das Konto angeschlossen haben, müssen Sie es richtig konfigurieren. Jedes System hat seine eigenen individuellen Einstellungen. In der folgenden Tabelle finden Sie detaillierte Informationen zu jeder Integration.
| Name |
Eingänge |
Berichtigungen |
Nummerierungsserien |
Zahlungen |
SKU-Übertragung |
| Fakturownia.pl |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
| Fakturowo.pl |
Ja |
Nein |
Nein |
Ja |
Nein |
| Firmao.pl |
Ja |
Nein |
Ja |
Ja |
Ja |
| iFirma.pl |
Nein |
Nein |
Ja |
Ja |
Nein |
| inFakt.pl |
Nein |
Ja |
Nein |
Ja |
Nein |
| wFirma.pl |
Ja |
Nein |
Ja |
Ja |
Ja |
In dem Integrationen Abschnitt, in der Einstellungen zur Integration sehen Sie die Möglichkeiten, die die Integration bietet.
Die für ein bestimmtes Modul verfügbaren Optionen werden grau und aktive Optionen gründargestellt .
Aussehen des Moduls
Die folgenden Abschnitte werden in den Einstellungen des Integrationsmoduls mit dem Buchhaltungsprogramm angezeigt:
- Dokumente exportieren – hier können Sie Rechnungen (und bei einigen Integrationen auch Belege) in das Buchhaltungsprogramm exportieren. Das System kann Dokumente auch automatisch exportieren, sobald sie in BaseLinker erstellt wurden.
- Konfiguration – in diesem Abschnitt werden Sie Ihr Konto verbinden und die Integration konfigurieren.
- Nummerierungsserien – wenn Sie mehrere Rechnungsnummerierungsserien verwenden, können Sie diese hier verknüpfen oder die Option „nicht übergeben“ wählen.
- Zahlungsarten – Sie können für jeden Zahlungsnamen eine entsprechende, im Online-Buchhaltungssystem ausgewählte Zahlung zuweisen.
Konfiguration
Jedes Modul hat seine eigenen Einstellungen, aber die folgenden Felder müssen für jede Integration konfiguriert werden:
- Nummerierung. Geben Sie an, ob das System fortlaufende Rechnungsnummern aus Ihrem Online-Buchhaltungssystem oder aus BaseLinker verwenden soll.
- Rechnungen automatisch weiterleiten. Das System kann Rechnungen automatisch weiterleiten, sobald sie erstellt werden, oder in Massen, wenn Sie manuell exportieren.
- Kundenrechnung (…) anstelle der BaseLinker-Rechnung anzeigen. Wenn Sie hier die Option‚Ja‘ wählen, dann wird die Rechnung aus dem externen Buchhaltungssystem angezeigt:
- Rechnungen werden in E-Mail-Anhängen und unter dem Tag [invoice_link] verfügbar sein .,
- wird in der Bestellkarte verfügbar sein und anstelle der BaseLinker-Rechnung gedruckt werden
- BaseLinker leitet eine solche Rechnung an externe Marktplatzintegrationen (eMAG, Amazon) anstelle der BaseLinker-Rechnung weiter, wenn nur die EMag/Amazon-Integrationen → Bestellungen eine Rechnung – Weiterleitung Option aktiviert wurde.
Darüber hinaus sollten die folgenden Abschnitte festgelegt werden:
- Verknüpfung der Nummerierungsserien (für ausgewählte Integrationen). Wenn Sie mehrere Rechnungsnummerierungsserien verwenden, können Sie diese richtig verknüpfen. Für jede der in BaseLinker angelegten Nummerierungsserien können Sie die entsprechende Nummerierungsserie aus Ihrem Online-Buchhaltungsprogramm angeben. Wenn Sie die Verknüpfung nicht einstellen, werden die Rechnungen der Standardnummerierungsserie in Ihrem Programm hinzugefügt.
- Verknüpfung der Zahlungsart. Sie können auch jede Zahlungsart, die in Ihren Aufträgen erscheint, einer Zahlungsart in Ihrem Buchhaltungsprogramm zuordnen.
Lager und SKU
Bei der Übertragung von Dokumenten an die Buchhaltungsprogramme Fakturownia.pl, Firmao.pl und wFirma.pl kann BaseLinker die SKU-Nummer übertragen, so dass das Buchhaltungsprogramm die Mengen im Lager ändern kann. Es handelt sich jedoch nicht um eine wechselseitige Integration (es ist z.B. nicht möglich, Produkte aus dem Lager eines solchen Programms aufzulisten usw.).
Diese Option kann in den Moduleinstellungen aktiviert werden. Unter Integrationen → Fakturownia.pl / Firmao.pl / wFirma.pl → Einstellungen finden Sie das Feld „Produkte senden SKU (…)“.
Denken Sie daran, dass die SKU-Nummer des Produkts in der Bestellung mit der SKU-Nummer des Produkts im ausgewählten Buchhaltungssystem identisch sein sollte.
SKU-Nummern in der Bestellung:
- Die Rechnung von Allegro und anderen Marktplatzplattformen ist die gleiche, wie sie mit dem Produkt im Lager zum Zeitpunkt der Auflistung des Angebots auf dessen Basis oder zum Zeitpunkt der Verknüpfung des Angebots mit diesem Produkt gespeichert wurde. Für weitere Informationen siehe den Artikel Verknüpfung von Angeboten mit Lagerprodukten
- aus der Filiale wird zusammen mit der Bestellung aus der Filiale abgerufen
Anhalten nach Fehler
Wenn Sie mit automatischen Aktionen Rechnungen an Kunden ausstellen und versenden, lohnt es sich, die folgende Reihenfolge zu verwenden:
- Eine Rechnung ausstellen – bei der Aktion „Rechnung ausstellen“ lohnt es sich, die Option „Nach Fehler anhalten → Ja“ zu aktivieren (dann bricht BaseLinker im Falle einer fehlerhaften Verbindung mit dem externen Buchhaltungssystem die Ausführung der nachfolgenden Schritte ab),
- Status ändern – im nächsten Schritt den Auftrag in einen anderen Status versetzen (z.B. ‚Rechnung korrekt erstellt‘),
- E-Mail senden – und dann eine zweite (separate) Aktion „E-Mail senden“ erstellen (mit einer angehängten Rechnung, die in einem externen System erstellt wurde). Diese Aktion sollte durch eine Statusänderung ausgelöst werden.
Dadurch wird sichergestellt, dass Aufträge, für die im externen System keine Rechnung erstellt wurde (aufgrund eines Verbindungsfehlers) und die auf Basis der BaseLinker-Rechnung arbeiten, in ihrem ursprünglichen Status verbleiben.
Welche Daten werden von BaseLinker weitergegeben?
BaseLinker sendet u.a. an sein externes Online-Buchhaltungssystem:
Kundendaten
Es werden genau die Daten an das externe Online-Buchhaltungssystem übertragen, die auch auf der Bestellkarte zu sehen sind.
Zahlungsdatum
Wenn die Option Zahlungsdatum in den Einstellungen der Nummerierungsserie deaktiviert ist (in Order Manager → Rechnungen → Einstellungen → Zahlungsdatum Abschnitt Das Zahlungsdatum nicht auf der Rechnung anzeigen), ausgewählt ist, speichert BaseLinker diese Daten nicht und dieses Feld wird beim Senden der Rechnung an das externe System ausgelassen.
MEHRWERTSTEUER
BaseLinker stellt die auf der Rechnung angegebenen Mehrwertsteuersätze zur Verfügung. Für weitere Informationen, siehe den Artikel Mehrwertsteuersatz auf der Rechnung.
Aktualisierung der Verkaufsbelege
In der Regel übergibt das System die Rechnung nur einmal. Weitere Änderungen sollten direkt im externen Buchhaltungssystem vorgenommen werden.
NIn Fakturownia und inFakt Integrationen gibt es die Möglichkeit, die Korrektur manuell zu übergeben (im Abschnitt Order Manager → Rechnungen → Korrekturen → Ausgabe einer bestimmten Korrektur)
BaseLinker ruft Rechnungen direkt von der API eines bestimmten Buchhaltungssystems ab, daher sollten alle im externen System vorgenommenen Änderungen auch auf gedruckten Rechnungen und Links sichtbar sein.