Vom BaseLinker-Panel aus können Sie Rechnungen ausstellen, ausdrucken und per E-Mail als Link oder Anhang an Kunden versenden. Das System ermöglicht es Ihnen auch, eine Korrektur oder ein Rechnungsdoppel auszustellen. Zusammenfassende Informationen über Verkaufsdokumente können in Umsatzbericht.
Ausstellung von Rechnungen und Quittungen
Sie können Rechnungen ausstellen:
- einzeln – für jeden Auftrag – auf der Ebene der Auftragskarte,
- massenweise – für mehrere Bestellungen – von der Bestellliste aus,
- automatisch – ohne Ihr Zutun 🙂 – mit automatischen Aktionen.
Rechnungen und Quittungen einzeln ausstellen
Die Dokumente können über die Bestellkarte ausgestellt werden. Klicken Sie in der Tabelle „Bestellinformationen“ auf „Rechnung ausstellen“, „Pro-forma“ oder „Beleg drucken“.
Wenn Sie mehrere Nummerierungsserien erstellt haben, können Sie hier auswählen, welche davon Sie in Rechnung stellen möchten.
Ausstellung von Rechnungen und Quittungen im Ganzen
Sie können Rechnungen in großen Mengen aus der Auftragsliste erstellen. Wählen Sie Ihre Aufträge aus, klicken Sie auf das Dokumentensymbol und wählen Sie den Dokumententyp.
Automatische Aktionen
BaseLinker kann Rechnungen und Quittungen automatisch ausstellen. Zum Beispiel:
- Ereignis: Status wurde gesetzt, Bedingung: MwSt.-Reg.-Nr.: MwSt.-Reg.-Nr. angegeben / der Kunde möchte eine Rechnung: JA, Aktion: Eine Rechnung ausstellen (in einer bestimmten Nummerierungsserie, mit einem bestimmten Mehrwertsteuersatz).
- Ereignis: Status wurde gesetzt, Bedingung: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben / der Kunde wünscht eine Rechnung: Nein, Aktion: Eine Quittung ausstellen (in einer bestimmten Nummerierungsserie, mit einem bestimmten MwSt.-Satz).
Versenden von Rechnungen an Kunden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Rechnungen automatisch an Ihre Kunden zu senden:
- Erstellen Sie eine entsprechende E-Mail-Vorlage.
Sie können Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen in der Bestellungen → E-Mail-Vorlagen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter E-Mail-Vorlagen erstellen
Wenn Sie Rechnungen aus externen Buchhaltungssystemen anstelle von BaseLinker-Rechnungen versenden möchten, ändern Sie die Einstellungen im Abschnitt Integrationen → Buchhaltungssoftware → Einstellungen (Feld „Rechnung anstelle der BaseLinker-Rechnung dem Kunden anzeigen (…)
Weitere Informationen finden Sie unter Integrationen mit Online-Buchhaltungssystemen.
- Konfigurieren Sie die automatische Aktion.
Sie können Nachrichten einzeln von der Auftragskarte, in großen Mengen von der Auftragsliste oder über automatische Auktionen versenden.
Um Nachrichten mit angehängter Rechnung automatisch zu versenden, weisen Sie im Bestellungen → Automatische Aktionen → Automatische Aktion hinzufügen die Aktion „E-Mail senden“ dem ausgewählten Ereignis zu und wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Vorlage. Für detaillierte Anweisungen siehe Versenden von Nachrichten mit automatischen Aktionen
Bitte beachten Sie, dass Sie zunächst eine Rechnung erstellen sollten, die Sie später per E-Mail versenden 😉