Lekcja 1. Dane wymagane na fakturze w KSeF – co musi się znaleźć na dokumencie

1.Dane obowiązkowe na fakturze ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana w Ksef musi zawierać określony zestaw danych obowiązkowych.
Bez nich faktura nie zostanie poprawnie przyjęta przez system.

Do danych obowiązkowych należą między innymi:
– oznaczenie „FAKTURA”, W systemie KSeF nie występuje pole tekstowe, w którym użytkownik wpisuje oznaczenie „FAKTURA”. Rodzaj dokumentu jest identyfikowany na podstawie kodów systemowych, np. poprzez parametr KodFormularza: VAT, który jednoznacznie określa typ formularza.
Jednocześnie oznaczenie dokumentu jako „Faktura” jest wymagane na wizualizacji dokumentu (np. PDF), natomiast w pliku XML nie jest ono wpisywane ręcznie – jest generowane automatycznie przez system na podstawie wskazanego rodzaju formularza. – numer faktury w Twojej wewnętrznej numeracji,
– data wystawienia i data sprzedaży,
– dane sprzedawcy: nazwa, adres i NIP,
– dane nabywcy: nazwa, adres i NIP,
– nazwa towaru lub usługi,
– ilość i jednostka miary,
– cena jednostkowa netto,
– wartość netto,
– stawka i kwota VAT,
– wartość brutto.

Ważne: nawet w przypadku usług system wymaga podania ilości, na przykład „1 sztuka”.

Brak któregokolwiek z tych elementów spowoduje odrzucenie faktury przez Ksef.

2. Dane opcjonalne i warunkowe – kiedy są wymagane

Oprócz danych obowiązkowych, na fakturze mogą pojawić się dane opcjonalne, które stają się obowiązkowe w określonych przypadkach.

Przykłady takich danych to:
– mechanizm podzielonej płatności,
– odwrotne obciążenie,
– samofakturowanie,
– inne oznaczenia wymagane przepisami VAT.

Te pola należy uzupełnić tylko wtedy, gdy dana transakcja spełnia konkretne warunki określone w przepisach.

Ksef nie sprawdza, czy dany mechanizm powinien zostać zastosowany. Odpowiedzialność za poprawność danych spoczywa na podatniku.

3. Dane fakultatywne – za co odpowiada podatnik

Dane fakultatywne to informacje dodatkowe, które nie są wymagane przez przepisy, ale mogą być przydatne w relacji z kontrahentem.

Do danych fakultatywnych należą m.in.:
– uwagi dla klienta,
– numer zamówienia,
– osoba kontaktowa,
– warunki dostawy,
– inne informacje handlowe.

Warto pamiętać, że Ksef:
– KSeF nie weryfikuje merytorycznej poprawności tych danych (np. czy numer zamówienia faktycznie istnieje), natomiast sprawdza ich zgodność formalną, tj. format oraz długość, zgodnie z wymaganiami określonymi w schemie XML.
– nie odpowiada za ich zgodność z przepisami.

To podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, co wpisuje w polach fakultatywnych.