A Black Friday costuma colocar à prova os processos de quem vende em marketplaces. Com mais pedidos entrando em um intervalo curto, aumenta também a quantidade de situações que precisam ser acompanhadas pela equipe, desde pendências de faturamento até problemas na separação e na expedição.
O desafio aparece quando todos esses pedidos são tratados em uma mesma fila. Uma venda aguardando emissão de nota fiscal exige uma ação diferente de outra que já está pronta para envio. Se ambas aparecem como “em processamento”, a equipe precisa abrir cada pedido para descobrir o que falta.
Os status personalizados ajudam a resolver essa dificuldade ao identificar as etapas da operação e separar situações que exigem intervenção. Com critérios bem definidos, o gestor consegue acompanhar o que está avançando, quais pedidos estão parados e onde é necessário agir antes que o prazo seja comprometido.
Na Base, esses status podem ser configurados conforme a rotina do e-commerce e utilizados em conjunto com regras de automação, grupos de pedidos e integrações com marketplaces.
Neste artigo, vamos explicar como estruturar status personalizados para a Black Friday, quais situações merecem acompanhamento específico e como organizar o trabalho das equipes durante o aumento das vendas.
Vamos juntos?
O que são status personalizados no e-commerce?
Status personalizados são identificações criadas pela empresa para representar as diferentes situações de um pedido ao longo do processamento.
Além dos estados tradicionais, como pagamento aprovado, enviado e entregue, uma operação pode precisar de etapas mais específicas para acompanhar faturamento, separação, conferência e pendências.
Um e-commerce que trabalha com diferentes transportadoras, por exemplo, pode criar status para distinguir pedidos aguardando etiqueta daqueles que já foram embalados. Em outra empresa, a prioridade pode ser identificar rapidamente vendas com divergência de estoque ou erro na emissão fiscal.
O objetivo é oferecer uma visão mais precisa sobre o que precisa acontecer com cada pedido.
Essa distinção é ainda mais importante na Black Friday, quando a equipe tem menos tempo para conferir individualmente todas as vendas e precisa identificar rapidamente as ocorrências que podem atrasar a expedição.
Por que os status tradicionais podem ser insuficientes na Black Friday?
Status amplos, como “pendente” e “em andamento”, ajudam a acompanhar a situação geral dos pedidos. Entretanto, podem esconder etapas diferentes que exigem ações específicas.
Um pedido classificado como pendente pode estar aguardando aprovação de pagamento, retorno do ERP ou confirmação de estoque. Cada situação envolve uma área e um procedimento.
Se a operação não diferencia esses casos, o gestor precisa investigar manualmente a origem de cada pendência. Durante a Black Friday, esse trabalho consome tempo que poderia ser dedicado à solução do problema.
Os status personalizados permitem identificar essas diferenças antes que elas se transformem em atrasos.
Pedidos que seguem o processamento regular
O primeiro grupo deve representar as etapas normais da venda, desde o recebimento até a expedição. Esses status permitem acompanhar o avanço dos pedidos e identificar onde estão concentrados os maiores volumes.
A nomenclatura precisa ser compreensível para todas as equipes. Se a empresa utiliza “Aguardando separação”, por exemplo, deve existir um critério para definir quais pedidos podem entrar nessa etapa.
Isso evita que vendas ainda pendentes de pagamento ou faturamento sejam encaminhadas à preparação logística.
Pedidos que precisam de intervenção
O segundo grupo reúne situações que impedem o avanço regular do pedido.
Divergências no controle de estoque, falhas de integração com ERP, documentos fiscais rejeitados e problemas na geração de etiquetas são exemplos de ocorrências que podem exigir análise.
Separar essas situações permite que a equipe responsável identifique a pendência e tome uma decisão sem interromper o processamento dos demais pedidos.
A operação também consegue avaliar se determinado tipo de erro está se repetindo, o que pode indicar uma falha mais ampla que precisa ser corrigida.
Quais status personalizados criar para a Black Friday?
A estrutura deve acompanhar as etapas do e-commerce. Sendo assim, criar status demais pode dificultar a gestão, especialmente quando dois nomes representam a mesma situação.
Uma boa referência é distinguir pedidos que estão aguardando o próximo procedimento daqueles que possuem algum impedimento.
| Status sugerido | Quando utilizar | Ação |
| Aguardando faturamento | Pedido liberado para emissão fiscal | Encaminhar ou acompanhar faturamento |
| Erro no faturamento | Documento fiscal não emitido corretamente | Verificar a pendência e corrigir os dados |
| Aguardando separação | Pedido disponível para coleta dos produtos | Encaminhar ao picking |
| Divergência de estoque | Quantidade ou produto disponível não corresponde ao pedido | Conferir saldo físico e definir tratamento |
| Aguardando etiqueta | Pedido preparado, mas sem documento de envio disponível | Verificar a criação da remessa |
| Pronto para expedição | Pedido conferido, embalado e documentado | Liberar para despacho |
| Pendência logística | Ocorrência que impede o envio regular | Analisar transportadora ou modalidade de entrega |
Esses nomes são exemplos de configuração interna. A estrutura pode ser simplificada ou ampliada conforme o volume, os sistemas utilizados e as responsabilidades de cada equipe.
Também é importante estabelecer uma condição objetiva para a entrada e a saída de cada status. Se um pedido recebeu a identificação “Erro no faturamento”, por exemplo, a equipe precisa saber qual informação deve ser corrigida e quando a venda poderá voltar ao processamento regular.
Sem esse critério, o status apenas identifica o problema, mas não contribui para sua resolução.
Como definir um fluxo de status sem criar etapas desnecessárias?
Antes de configurar os status, a empresa precisa mapear o caminho que um pedido percorre desde sua entrada até o envio.
Esse mapeamento deve considerar o processamento no marketplace, a integração com ERP, a emissão fiscal, a separação dos produtos e a criação da remessa.
A partir dele, é possível identificar quais etapas realmente precisam aparecer no acompanhamento dos pedidos.
Defina o que faz um pedido mudar de status
Cada mudança deve corresponder a um evento verificável.
Um pedido pode sair de “Aguardando faturamento” após a confirmação da emissão fiscal, por exemplo. Já a passagem para “Pronto para expedição” deve depender da conclusão das etapas exigidas pela operação, como separação, conferência e documentação.
Essa lógica evita que o sistema indique uma situação diferente daquela encontrada no armazém.
Também ajuda a equipe a identificar pedidos que permaneceram em uma mesma etapa por tempo excessivo.
Estabeleça responsáveis para as exceções
Criar um status específico é apenas parte do processo. A empresa também precisa definir quem deve agir quando determinada ocorrência aparece.
Erros fiscais podem ser encaminhados à equipe administrativa, enquanto divergências de produto exigem atuação do estoque. Já pendências relacionadas ao envio podem ser avaliadas pelo time de expedição.
Essa divisão evita que várias pessoas analisem o mesmo pedido sem avançar na solução ou que uma pendência permaneça sem responsável definido.
Evite criar status para cada pequena atividade
Nem toda ação precisa de um status próprio.
Se duas atividades acontecem dentro da mesma etapa e não exigem acompanhamento separado, criar novas classificações pode tornar o painel mais difícil de interpretar.
O melhor critério é avaliar se a identificação ajuda a equipe a tomar uma decisão, encontrar um gargalo ou acompanhar um prazo.
Caso contrário, a informação pode ser tratada por meio de campos adicionais, filtros ou outros recursos de gestão.
Como usar automações para movimentar pedidos entre status?
Depois de definir as etapas, parte das mudanças pode ser automatizada.
As automações funcionam a partir de eventos, condições e ações. Quando um evento acontece e atende aos critérios configurados, o sistema pode executar uma tarefa sem exigir uma intervenção manual.
Durante a Black Friday, esse recurso ajuda a evitar que a equipe precise atualizar individualmente o status de pedidos que seguem o mesmo procedimento.
Automatize as etapas previsíveis
Mudanças de status podem ser associadas a eventos como o recebimento de um pedido, alterações de pagamento ou avanço de determinadas etapas operacionais, conforme as informações disponíveis na integração.
Também é possível associar ações à mudança de um status, como o envio de mensagens, a emissão de documentos ou a criação de remessas.
Assim, os procedimentos que seguem regras definidas podem avançar com menor necessidade de conferência individual.
Separe automaticamente pedidos que exigem análise
As automações também podem apoiar a identificação de situações específicas por meio das condições disponíveis no sistema.
Pedidos de determinado marketplace, modalidade de entrega ou condição operacional podem ser direcionados para etapas diferentes, desde que as regras estejam configuradas para essa finalidade.
Entretanto, nem toda ocorrência deve avançar automaticamente. Um erro fiscal ou uma divergência de estoque pode exigir análise antes que o pedido retorne à fila de processamento.
Nesses casos, o status funciona como uma sinalização para a equipe responsável, preservando a necessidade de revisão humana.
Como preparar os status antes da Black Friday?
As configurações devem estar prontas antes do início da campanha. Alterar toda a estrutura de acompanhamento durante o pico pode gerar dúvidas entre as equipes e comprometer automações existentes.
A preparação deve começar pela revisão dos status atuais, identificando classificações duplicadas, etapas que deixaram de ser utilizadas e pendências que precisam de tratamento específico.
Em seguida, é necessário conferir as regras automáticas associadas a cada etapa, os critérios de movimentação e as responsabilidades dos profissionais envolvidos.
Uma etapa importante é testar pedidos com situações diferentes. O teste deve confirmar se cada venda chega ao status esperado, se as automações são executadas corretamente e se existe um procedimento definido para tratar falhas.
Também vale simular uma ocorrência de faturamento ou expedição para verificar se o pedido permanece identificado até que a pendência seja resolvida.
Por fim, as equipes precisam conhecer a estrutura. Um fluxo bem configurado perde utilidade quando cada funcionário interpreta os status de uma maneira.
Use a Base para criar status personalizados e acompanhar pedidos na Black Friday
A Base permite criar status personalizados no Gerenciador de Pedidos, adaptando as etapas de acompanhamento à rotina de cada e-commerce.
Em Pedidos → Status dos pedidos, a empresa pode definir nome, nome curto, cor, grupo e nome exibido ao comprador. Também é possível escolher o Tipo de Status, que classifica a situação dentro do ciclo do pedido, como Não pago, Em andamento, Enviado, Entregue, Cancelado, Retorno ou Outros.
Essa classificação merece atenção porque influencia a interpretação dos pedidos e a consistência das informações utilizadas no Base Analytics. Pedidos cancelados antes do envio, por exemplo, devem ser classificados de maneira diferente daqueles que foram enviados e posteriormente retornaram.
A Base também permite mapear status internos com os correspondentes dos marketplaces, quando a integração oferece essa possibilidade. Nesse mapeamento, a atualização pode ser enviada da Base para o marketplace, mas uma alteração feita diretamente no marketplace não atualiza automaticamente o status interno da Base por esse mecanismo.
Outro recurso é a Automação de Fluxos de Trabalho, que permite configurar eventos, condições e ações para movimentar pedidos entre status, emitir documentos, criar envios ou enviar comunicações, conforme as regras definidas.
Durante a Black Friday, essa combinação ajuda a separar pedidos regulares de exceções, acompanhar o acúmulo em cada etapa e direcionar o trabalho das equipes responsáveis.
Quer preparar seus fluxos de pedidos para a Black Friday? Teste a Base gratuitamente e veja como criar status personalizados, configurar automações e acompanhar as diferentes etapas da operação em um único painel.
Perguntas frequentes
O que são status personalizados de pedidos?
São classificações criadas pela empresa para representar etapas ou situações específicas do processamento de uma venda, como aguardando faturamento, em separação ou pendência logística.
Como os status personalizados ajudam na Black Friday?
Eles permitem identificar pedidos que estão avançando normalmente, separar exceções e acompanhar o acúmulo de trabalho em cada etapa durante períodos de maior demanda.
É possível automatizar mudanças de status na Base?
Sim. A Base permite configurar ações automáticas para movimentar pedidos entre status com base em eventos e condições definidos pela operação.
A Base permite criar grupos de status?
Sim. Os status podem ser organizados em grupos, facilitando o acompanhamento de etapas relacionadas e a identificação de pedidos com características semelhantes.
Os status da Base são sincronizados com os marketplaces?
A Base permite mapear status internos com status correspondentes dos marketplaces, conforme a integração. Nesse mecanismo, a sincronização ocorre da Base para o marketplace, sem atualização automática no sentido inverso.
Como definir quais status criar?
Comece pelas etapas essenciais do pedido e pelas ocorrências que exigem intervenção. Cada status deve representar uma situação identificável, possuir um critério de entrada e indicar qual ação precisa acontecer para que o pedido avance.
