签发文件 —— 自动操作示例

每天处理数十、数百甚至数千个订单时，您需要为每个订单准备销售文件，这可能非常耗时，并且如果手动操作，容易出错。Base.com系统可以自动为您的客户开具发票和收据。

针对波兰客户

您可以决定在何时开具销售文件。在本例中，状态为“已打包”时，自动化操作将开具发票，前提是客户提供了NIP编号。

1. 创建一个自动操作。作为事件选择“设置状态：已打包”。
2. 添加NIP条件：提供了NIP编号。
   在此场景中，常用的条件还包括“客户需要发票”。不过，根据订单来源的不同，可能存在客户勾选了需要发票但未提供NIP编号的情况。

3. 如果发票是为波兰买家开具的，请添加另一条件。您可以选择“发货国家”、“发票国家”或“发货或发票国家”。在本例中，选择“发票国家”，即发票中所列的公司注册国家。
4. 添加操作“开具发票”，并选择正确的编号系列。VAT税率可以根据编号系列设定，从订单中获取，或您可以定义具体的VAT税率，自动化操作在开具发票时将使用该税率。

根据您为客户开具的销售文件，如果客户未提供NIP编号，您应开具个人发票或收据。

在这种情况下，您可以复制之前的操作并将NIP条件更改为“无NIP编号”，并选择另一个发票编号系列或选择“开具收据”。

针对国外客户

在本场景中，您将设置一个自动操作，为来自欧盟、但不在波兰的客户开具发票，并且这些客户在VAT UE中具有活跃状态。

1. 为新的自动化操作选择事件“设置状态：已打包”。
2. 添加条件“发票国家：欧盟”，并排除“波兰”。
3. 您还可以检查客户的VIES状态，这决定是否应开具0%VAT的发票。因此，选择条件“VAT UE状态（VIES）：活跃”。
   关于自动操作中检查VAT UE状态的条件的详细信息，请参见文章VAT UE验证。

4. 添加操作“开具发票”，并选择合适的跨境销售发票编号系列。

来自外部系统

如果您使用ERP系统，发票可以在那里开具，并通过外部集成工具传输到Base.com。

此时，您可以选择将该时刻作为自动操作事件，执行后续操作。在本例中，您将设置一个自动化操作，在上传发票后将其通过电子邮件发送给客户。

1. 选择新的自动化操作事件“上传带发票的pdf文件（API）”。
2. 您可以添加任何条件，但不是必需的。
3. 选择操作“发送电子邮件”，并选择包含发票作为附件的适当邮件模板、发件人以及邮件类型。