Ein PIM-System (Product Information Management) ist eine spezialisierte Software für die zentrale Verwaltung aller produktbezogenen Informationen – von Beschreibungen und Bildern über technische Spezifikationen bis hin zu Preisen und Varianten. Für E-Commerce-Unternehmen, die auf mehreren Vertriebskanälen aktiv sind, bildet professionelles Produktinformationsmanagement die Grundlage für konsistente Produktdaten und effiziente Geschäftsprozesse.
Viele Unternehmen starten mit Excel-Listen oder den integrierten Funktionen ihres Onlineshops. Was anfangs funktioniert, stößt mit wachsendem Sortiment und zunehmender Kanalvielfalt an Grenzen. Dieser Artikel erklärt, was ein PIM-System konkret leistet, wie ein Product Information Management System funktioniert, wann der Wechsel von manuellen zu professionellen Softwarelösungen sinnvoll ist und welche Vorteile die Implementierung für Unternehmen bringt. Dabei wird deutlich: Wer im Multichannel-E-Commerce wachsen möchte, kommt an strukturiertem Produktdatenmanagement nicht vorbei.
Was ist ein PIM-System und welche Aufgaben übernimmt es?
Ein PIM-System ist eine spezialisierte PIM-Software für die zentrale Verwaltung aller produktbezogenen Informationen. Der Begriff PIM steht dabei für Product Information Management – also das systematische Management von Produktdaten. Anders als einfache Datenbanken oder Tabellenkalkulation bietet ein Produktinformationsmanagement-System strukturierte Funktionen für die Erfassung, Anreicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen an verschiedene Ausgabekanäle.
Die Kernaufgabe liegt in der zentralen Datenhaltung. Alle Produktinformationen – von Basisinformationen wie Artikelnummern und Produktbeschreibungen über technische Produktspezifikationen bis hin zu Marketing-Inhalten und Medien – werden an einer zentralen Stelle gespeichert. Diese zentrale Datenquelle dient als “Single Source of Truth” für alle Kanäle, in denen Produkte präsentiert werden. Manche Unternehmen sprechen auch vom “Single Point of Truth” – gemeint ist dasselbe Prinzip.
Darüber hinaus strukturiert ein PIM-System Ihre Produktdaten. Es definiert Kategorien, Attribute, Varianten und Beziehungen zwischen Produkten. Ein Produkt kann mehrere Varianten haben (Größen, Farben, Ausführungen), die im System logisch miteinander verknüpft sind. Attribute können nach Produktkategorien variieren: Ein Möbelstück braucht andere Informationen wie Abmessungen und Material, ein elektronisches Gerät benötigt technische Produkteigenschaften wie Leistung und Anschlüsse.
Die Anreicherung von Produktdaten ist eine weitere zentrale Funktion. Produktbeschreibungen werden verfasst, Bilder hochgeladen, SEO-Texte erstellt, technische Datenblätter verknüpft. Eine gute PIM-Software unterstützt diesen Prozess durch Workflows, Freigabeprozesse und Vollständigkeitsprüfungen. Sie sehen auf einen Blick, welche Produkte vollständige Daten haben und wo noch Informationen fehlen.
Schließlich übernimmt ein PIM-System die Verteilung der Daten an verschiedene Ausgabekanäle. Ob eigener Onlineshop, Online-Marktplätze wie Amazon oder eBay, Print-Kataloge oder Händlerportale – das System kann Produktinformationen in verschiedenen Formaten und für unterschiedliche Kanäle aufbereiten und exportieren.
Wer sich für die Anbindung von Online Marktplätzen interessiert, findet im Marktplatz-Manager von Base weitere Details zur kanalübergreifenden Produktverteilung.
Wann Excel und einfache Produktverwaltung an Grenzen stoßen
Die meisten Händler starten ihre Produktdatenverwaltung mit einfachen Mitteln: Excel-Listen für den Überblick, die Produktverwaltung des Shopsystems für den Webshop, separate CSV-Dateien für Online Marktplätze. Diese Lösung ist pragmatisch und kostet zunächst wenig.
Die Grenzen zeigen sich typischerweise in mehreren Situationen. Bei wachsender Produktanzahl wird die Pflege zunehmend aufwendiger. Was bei 50 Produkten noch überschaubar ist, wird bei 500 zur Herausforderung und bei 5.000 praktisch unmöglich ohne strukturierte Prozesse. Änderungen müssen in mehreren IT-Systemen durchgeführt werden, die Fehleranfälligkeit steigt, die Datenqualität leidet.
Multichannel-Vertrieb verstärkt das Problem erheblich. Wenn Sie denselben Artikel auf Ihrer Website, bei Amazon, eBay und Otto verkaufen, müssen Produktinformationen in vier verschiedenen Systemen gepflegt werden. Hinzu kommt die Herausforderung, Bestände über alle Kanäle synchron zu halten – ein Thema, das wir im Artikel zum Multi-Channel Inventory Management vertiefen.
Variantenmanagement wird in Excel schnell unübersichtlich. Ein T-Shirt in fünf Größen und zehn Farben bedeutet 50 Varianten. Wenn jede Variante eigene Artikelnummern, Preise und Verfügbarkeiten hat, wird die Tabelle schnell komplex. Beziehungen zwischen Produkten (Sets, Bundles, Zubehör) lassen sich kaum sinnvoll abbilden.
Auch bei der Zusammenarbeit im Team zeigen sich Limitationen. Mehrere Personen gleichzeitig in Excel arbeiten zu lassen, führt zu Versionskonflikten. Wer hat welche Änderung wann vorgenommen? Welche Version ist die aktuelle? Internationale Expansion bringt zusätzliche Komplexität durch mehrsprachige Produktbeschreibungen und länderspezifische Anforderungen. Spätestens hier wird der Einsatz einer professionellen PIM-Lösung für Unternehmen zur Notwendigkeit.
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Die wichtigsten Funktionen eines professionellen PIM-Systems
Ein modernes PIM-System für E-Commerce bietet eine Vielzahl von Funktionen, die über einfache Datenverwaltung hinausgehen. Die folgende Übersicht zeigt, worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten:
Zentrale Produktdatenbank: Alle Produktinformationen werden an einer zentralen Stelle in einer strukturierten Datenbank gespeichert. Das System verwaltet nicht nur Texte und Zahlen, sondern auch Beziehungen zwischen Daten, Versionshistorien und Metainformationen. Im Gegensatz zu ERP-Systemen liegt der Fokus dabei auf der Anreicherung und Verteilung von Produktdaten für Kunden und Vertriebskanäle.
Flexibles Datenmodell: Sie können definieren, welche Attribute für welche Produktkategorien relevant sind. Ein Laptop braucht Felder für Prozessor, RAM und Festplatte. Ein Kleidungsstück benötigt Größe, Material und Pflegehinweise. Das PIM-System erlaubt diese Flexibilität, ohne dass jedes Produkt alle möglichen Felder ausfüllen muss.
Variantenmanagement: Produkte mit mehreren Varianten (Größe, Farbe, Ausführung) werden logisch strukturiert. Unternehmen definieren einmal die Gemeinsamkeiten aller Varianten und nur die Unterschiede für jede einzelne Variante. Änderungen an gemeinsamen Attributen wirken sich automatisch auf alle Varianten aus.
Digital Asset Management: Bilder, Videos, Datenblätter, Bedienungsanleitungen – alle digitalen Inhalte werden mit den entsprechenden Produkten verknüpft und zentral verwaltet. Die PIM-Software kann Bilder in verschiedenen Auflösungen und Formaten für unterschiedliche Kanäle und Kunden bereitstellen.
Multi-Sprach-Unterstützung: Für internationale Unternehmen essentiell: Das PIM-System verwaltet Produktinformationen in beliebig vielen Sprachen. Sie sehen auf einen Blick, für welche Sprachen Übersetzungen vorliegen und wo noch Inhalte fehlen.
Workflow-Management: Produktdaten durchlaufen oft mehrere Stationen: Erfassung, Anreicherung, Übersetzung, Freigabe. Eine PIM-Software kann diese Workflows abbilden und automatisieren.
Datenqualität und Vollständigkeit: Das System prüft automatisch, ob alle erforderlichen Informationen vorhanden sind. Sie definieren Regeln und das System zeigt Ihnen, welche Produkte diese Anforderungen nicht erfüllen – ein entscheidender Vorteil für die Kundenzufriedenheit.
Kanal-spezifische Anpassungen: Verschiedene Vertriebskanäle haben unterschiedliche Anforderungen. Amazon hat andere Titel-Limits als Ihr eigener Online Shop. Google Shopping braucht spezifische Attribute. Das PIM-System kann Produktdaten kanalspezifisch aufbereiten und exportieren. Wie Sie Ihre Produktdaten gezielt für Amazon, Otto und Zalando optimieren, zeigen wir in einem separaten Beitrag.
PIM und E-Commerce-Integration: Wie Produktdaten zu Vertriebskanälen fließen
Die Stärke eines PIM-Systems liegt nicht nur in der Verwaltung, sondern auch in der Verteilung von Produktdaten an Kunden und Partner. Die Funktionsweise moderner PIM-Software umfasst verschiedene Exportmöglichkeiten: Standard-Formate wie CSV oder XML, APIs für Echtzeit-Übertragung und fertige Konnektoren zu populären E-Commerce-Plattformen und Online Marktplätzen.
Der typische Datenfluss sieht so aus: Produktinformationen werden im PIM-System gepflegt und angereichert. Sobald ein Produkt den definierten Qualitätsstandard erreicht und freigegeben ist, werden die Daten an die verbundenen Vertriebskanäle übertragen. Je nach Kanal werden dabei unterschiedliche Informationen und Formate verwendet. Amazon erhält optimierte Titel und Bullet Points, Ihr Webshop bekommt ausführlichere Produktbeschreibungen, Google Shopping erhält strukturierte Produktdaten im erforderlichen Format.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Master-Daten im PIM-System und kanalspezifischen Anpassungen. Bestimmte Basisinformationen (Artikelnummer, Marke, Grundbeschreibung) bleiben überall gleich. Andere Elemente können kanalspezifisch sein: SEO-optimierte Titel für den eigenen Onlineshop, keyword-reiche Marketing-Inhalte für Amazon, technische Produktspezifikationen für B2B-Portale.
Ein gutes Product Information Management System fungiert als Orchestrierungsschicht zwischen Ihren internen Datenquellen und Ihren Vertriebskanälen. Es empfängt Basisdaten aus dem ERP-System, reichert sie an, bereitet sie auf und verteilt sie an alle relevanten Kanäle. Dabei bildet das PIM oft das Bindeglied zwischen ERP, CRM und den Ausgabekanälen.
Von der Excel-Liste zum PIM-System: Der Implementierungsprozess
Der Wechsel zu professionellem Produktinformationsmanagement erfordert Planung und strukturiertes Vorgehen. Die folgenden Phasen haben sich bei Unternehmen unterschiedlicher Größe in der Praxis bewährt:
Anforderungsanalyse: Beginnen Sie mit einer klaren Bestandsaufnahme. Wie viele Produkte verwalten Sie? Wie viele Varianten, Sprachen, Kanäle? Wer arbeitet mit Produktdaten? Welche Prozesse sollen optimiert werden? Definieren Sie auch Ihre Anforderungen an Funktionen, Schnittstellen und Benutzeroberfläche. Der Einsatz eines PIM-Systems sollte konkrete Probleme lösen.
System-Auswahl: Der Markt bietet verschiedene PIM-Lösungen von unterschiedlichen Anbietern – von spezialisierten Standalone-Systemen über integrierte Module bis zu Enterprise-Lösungen. Wichtige Kriterien: Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden ERP-Systemen, Skalierbarkeit, Kosten und Support. Nutzen Sie Testversionen der Anbieter mit realen Daten.
Datenmodellierung: Bevor Sie Daten ins System laden, definieren Sie Ihr Datenmodell: Produktkategorien, Attribute, Pflichtfelder, Variantenstrukturen, Beziehungen zwischen Produkten. Diese Phase ist entscheidend – ein gut durchdachtes Datenmodell macht die spätere Arbeit erheblich effizienter.
Datenmigration: Bestehende Produktdaten aus verschiedenen Quellen (Excel, Altsysteme, ERP, Lieferanten-Feeds) müssen konsolidiert, bereinigt und ins neue System überführt werden. Planen Sie ausreichend Zeit ein und führen Sie Testmigrationen durch. Datenqualität ist entscheidend für den Erfolg.
Integration und Go-Live: Verbinden Sie das PIM-System mit Ihren Verkaufskanälen und dem ERP-System, richten Sie Datenflüsse ein, testen Sie gründlich mit einem repräsentativen Produktset. Schulen Sie Ihr Team nicht nur in der Bedienung, sondern auch in neuen Prozessen. Der Go-Live erfolgt idealerweise schrittweise – starten Sie mit einer Produktkategorie, sammeln Sie Erfahrungen, dann erweitern Sie sukzessive.
Ab wann rechnet sich ein PIM-System?
Die Kosten variieren stark je nach Lösung und Anbieter: Von einigen hundert Euro monatlich für Cloud-basierte Standard-PIM-Software bis zu sechsstelligen Beträgen für Enterprise-Lösungen mit umfangreicher Individualisierung. Typische Kostenblöcke sind Lizenzkosten, Implementierung, Schulung und laufender Support.
Auf der Nutzenseite stehen klare Vorteile: Zeitersparnis bei der Produktdatenpflege, bessere Datenqualität (höhere Conversion-Raten, weniger Retouren, weniger Supportanfragen von Kunden), schnellere Time-to-Market für neue Produkte und vor allem Skalierbarkeit. Ohne PIM-System wächst der Aufwand proportional mit Sortiment und Kanälen – mit PIM-Software bleibt er weitgehend konstant. Darüber hinaus profitieren Marketing und Vertrieb von konsistenten Produktinformationen an allen Stellen.
Faustregel: Bei mehr als 500 Produkten, mehr als zwei Vertriebskanälen und mehr als einer Person für Produktdatenpflege lohnt sich die Beschäftigung mit PIM-Systemen. Ähnliche Schwellenwerte gelten übrigens auch für den Wechsel zu einem professionellen Order Management System.
PIM-System: Standalone oder integriert?
Bei der System-Auswahl stellt sich eine grundsätzliche Frage: Spezialisierte Standalone-PIM-Software oder integrierte PIM-Funktionalität in der E-Commerce-Plattform?
Standalone-PIM-Systeme bieten typischerweise den größten Funktionsumfang, die flexibelsten Datenmodelle und ausgefeilte Workflow-Optionen. Der Nachteil: Sie müssen in die bestehende IT-Landschaft integriert werden – unter anderem mit dem ERP-System – was zusätzliche Komplexität und potenzielle Fehlerquellen bedeutet.
Integrierte PIM-Funktionen in E-Commerce-Plattformen sind nahtlos mit dem Rest des Systems verbunden – Produktdaten, Bestellungen, Bestände an einer Stelle. Der Nachteil: Der Funktionsumfang ist oft begrenzt und reicht für komplexe Anforderungen manchmal nicht aus.
Für kleinere bis mittlere Unternehmen mit moderater Komplexität ist eine integrierte PIM-Lösung oft die bessere Wahl: einfacher zu implementieren, günstiger im Betrieb, keine Integrationsprobleme. Für große Unternehmen mit komplexen Variantenstrukturen oder speziellen Anforderungen kann Standalone-PIM die bessere Investition sein.
Typische Herausforderungen bei der PIM-Einführung
Unterschätzte Datenmodell-Komplexität: Viele Projekte in Unternehmen verzögern sich, weil das Datenmodell nicht gründlich durchdacht wurde. Nehmen Sie sich Zeit für diese Phase und beziehen Sie alle relevanten Stakeholder ein.
Schlechte Altdaten-Qualität: Bestehende Produktdaten sind oft inkonsistent, unvollständig oder fehlerhaft. Die Migration ist eine Chance zur Bereinigung – aber planen Sie realistischen Aufwand ein. An dieser Stelle unterschätzen viele Unternehmen den nötigen Ressourceneinsatz.
Widerstand gegen Prozessänderungen: Mitarbeiter, die jahrelang mit Excel gearbeitet haben, brauchen Zeit für die Umstellung. Kommunizieren Sie die Vorteile klar, schulen Sie gründlich und begleiten Sie die Einführung.
Unklare Verantwortlichkeiten: Die Pflege von Produktdaten ist oft auf mehrere Personen und Abteilungen verteilt. Ohne klare Zuständigkeiten an jeder Stelle wird auch die beste PIM-Software nicht optimal genutzt.
Vernachlässigung der laufenden Pflege: Ein PIM-System ist kein “set and forget”-Tool. Datenqualität muss kontinuierlich überwacht werden, neue Produkte vollständig erfasst, Prozesse regelmäßig optimiert werden.
Fazit: Professionelles Produktinformationsmanagement als Wachstumsfaktor
Ein PIM-System ist mehr als ein technisches Tool zur Datenverwaltung – es ist die Grundlage für professionelles, skalierbares Produktdatenmanagement im E-Commerce. Konsistente, vollständige Produktinformationen über alle Vertriebskanäle hinweg sind eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Multichannel-E-Commerce und zufriedene Kunden.
Wenn Unternehmen mit Excel und einfachen Tools noch effizient arbeiten können, gibt es keinen Grund zur Eile. Wenn Sie aber bereits spürbar Zeit mit manueller Datenpflege verbringen, wenn Fehler durch inkonsistente Informationen zunehmen oder wenn Sie expandieren möchten, ist die Auseinandersetzung mit PIM-Lösungen ein logischer Schritt.
Die Implementierung erfordert Aufwand – zeitlich und finanziell. Dieser Aufwand lohnt sich aber, wenn Unternehmen wachsen möchten ohne proportional mehr Ressourcen für die Pflege von Produktinformationen aufwenden zu müssen. Eine gut implementierte PIM-Software skaliert mit Ihrem Geschäft und wird mit zunehmendem Sortiment und steigender Kanalanzahl immer wertvoller.
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