Lagerdokumente

Dieser Artikel beschreibt die Funktionen des neuen Inventarmoduls.

Achtung – der Bereich ‚Inventarisierung‘ befindet sich noch in der Testphase (Beta).

In bestimmten (gesetzlich definierten) Situationen sind die Unternehmen verpflichtet, Bestandsaufzeichnungen zu führen. Das bedeutet, dass jede Lageränderung, z. B. die Freigabe eines Produkts, die Aufnahme einer neuen Charge in den Bestand, die Umlagerung von Produkten zwischen verschiedenen Lagern, ordnungsgemäß dokumentiert werden sollte.

In den meisten Fällen gelten diese Bestimmungen nicht für Kleinstunternehmer, die nur mindestens einmal im Jahr eine körperliche Bestandsaufnahme vornehmen müssen.

Für Unternehmer, die zu einer fortschrittlichen Lagerverwaltung verpflichtet sind, hat BaseLinker ein Modul „Lagerbelege – Strenge Kontrolle“ vorbereitet, das Sie in den Einstellungen eines bestimmten Katalogs aktivieren (Produkte → Einstellungen → Inventare → Inventar bearbeiten → Lagerbelege – strenge Kontrolle‘).

Diese Option muss für jedes Inventar einzeln aktiviert werden.

Das bedeutet, dass Sie mehrere Inventare innerhalb des BaseLinker Produktmanagers erstellen können und z.B. nur für eines von ihnen die strenge Bestandskontrolle aktiviert ist.

Durch die Aktivierung der Unterstützung von Bestandsbelegen werden die folgenden zusätzlichen Funktionen aktiviert:

Blockade von manuellen Bestandsänderungen – Eine Bestandsänderung eines Produktes erfolgt nur durch die Erstellung eines entsprechenden Beleges (z.B. GR – Wareneingang, GI = Warenausgang, etc.).
Sperren Sie die Verbindung externer Lager mit dem Bestand (mit Lagerbeständen von Geschäften/Großhändlern) und Lagern, bei denen die Bearbeitung des Lagerbestands nur über API möglich ist – wie oben erwähnt, erfolgt die Änderung des Lagerbestands nur als Ergebnis der Erstellung eines geeigneten Dokuments 🙂
Überwachung der Einzigartigkeit von Produkt-SKUs – dies bedeutet, dass es nicht zwei Produkte/Bündel mit der gleichen SKU in einem Bestand geben kann.
Unterstützung von Lagerungsdokumenten – unter anderem wird die Registerkarte Produkte → Bestandskontrolle → Lagerbelege wird entsperrt, der Eintrag ‚Dokumente‘ wird in der Produktliste über das Kontextmenü sichtbar – ausführliche Informationen finden Sie später in diesem Handbuch 🙂

Table of Contents

Lagerungsdokumente

Nach der Aktivierung des Moduls zur strengen Bestandskontrolle (Produkte → Einstellungen → Inventare → Inventar bearbeiten → Lagerungsdokumente – strenge Kontrolle‘) wird die Registerkarte „Lagerdokumente“ im Bedienfeld freigeschaltet.

Von nun an kann jede Bestandsänderung nur noch durch einen ausgestellten Beleg ausgelöst werden – Sie können Bestände nicht mehr manuell über die Produktliste oder über die API ändern.

Lagerbelege ermöglichen eine genauere Kontrolle der Lagerbestände. Sie ermöglichen es Ihnen, jede Bewegung in Ihrem Lager zu verfolgen.

Die Belege werden meist automatisch auf der Auftragsebene (GI) oder bei Lieferungen (GR) erstellt. In bestimmten Situationen ist es auch möglich, Belege manuell hinzuzufügen.

Belegarten

BaseLinker unterstützt die folgenden Dokumenttypen:

GI – Warenausgang – ein Beleg, der z. B. bei der Freigabe eines verkauften Produkts ausgestellt wird
GR – Wareneingang – ein Beleg, der z. B. bei der Einlagerung einer neuen Liefercharge von einem Lieferanten ausgestellt wird
IGI – interner Warenausgang – auszustellendes Dokument, z. B. wenn die Inventur einen Fehlbestand anzeigt
IGR – interner Wareneingang – ein Dokument, das z. B. ausgestellt wird, wenn bei der Inventur zusätzliche Artikel eines bestimmten Produkts gefunden werden.
IT – Interne Umlagerung – Ein Beleg, der z. B. ausgestellt wird, wenn Produkte von einem Lager eines Unternehmens in ein anderes umgelagert werden.
Eröffnungsbilanz – Dokument der Produktliste.

Jedes dieser Dokumente wird innerhalb einer bestimmten Nummerierungsreihe erstellt.

Beachten Sie, dass BaseLinker für jede Belegart (GI, GR) innerhalb eines bestimmten Lagers eine Nummerierungsserie anlegt (das System legt für jedes Lager eine eigene Serie an).

Mit anderen Worten: Jedes Dokument ist eindeutig mit einem Lager verknüpft (jedes Lager hat eine Nummerierungsreihe für eine bestimmte Art von Dokument).

Es ist nicht möglich, eigene Nummerierungsserien zu erstellen.

Währung

Die Währung in den Bestandsbelegpositionen stimmt immer mit der Kontowährung überein. Wenn sich die Kontowährung ändert, werdendiese Werte nicht umgerechnet.

Es ist wichtig, die richtige Kontowährung zu wählen (Mein Konto→ Regionale Einstellungen → Währung) zu wählen, bevor Sie die Funktion Aktienbeleg aktivieren

Manuelle Dokumentenerstellung

Um ein Lagerdokument manuell zu erstellen, gehen Sie zu Produkte → Bestandskontrolle → Lagerbelege und wählen Sie die grüne Schaltfläche „Dokument erstellen“.

Bitte beachten Sie, dass Dokumente des Typs GI automatisch erstellt werden, wenn der Auftrag als erfüllt markiert wird.

Alle erstellten Dokumente sind am unteren Rand des Bildschirms sichtbar. Mit BaseLinker können Sie auch nach bestimmten Dokumenten suchen, indem Sie den Filter „Erweiterte Suche“ verwenden.

Dokument-Formular

Das Formular enthält drei Registerkarten:

Beleg– Hier finden Sie Informationen wie Lager, Nummerierungsserie, Nummer, Monat und Jahr, Ausstellungsdatum des Belegs, Datum des Wareneingangs / -ausgangs, Kostenrechnungsnummer, Lieferant
Artikel – Informationen zu den betroffenen Produkten
Notizen– Hier können Sie Notizen zu dem vorliegenden Dokument hinzufügen.

Automatische Dokumentenerzeugung

Obwohl Sie mit BaseLinker die Möglichkeit haben, Speicherdokumente manuell zu erstellen, werden sie in den meisten Fällen automatisch erstellt. Dies ist in den folgenden Fällen der Fall:

GI – Warenausgang – wird zum Zeitpunkt der Auftragsbestätigung erstellt (vollständiger Auftrag abgeholt, FOD abgeholt- im Falle von Allegro und eBay, Auftragsbestätigung – im Falle von manuell eingegebenen Aufträgen)
GR – Wareneingang – wird erstellt, wenn in der Sektion Produkte → Bestandskontrolle → Bestellungen eine bestimmte Bestellung ihren Status auf „abgeschlossen“ oder „abgeschlossen (unvollständig)“ ändert
IGR – interner Wareneingang und IGI – interner Warenausgang – werden erstellt, wenn Sie den Status eines Produkts in einer Bestellung bearbeiten.
Eröffnungssaldo – wird automatisch erstellt, wenn die Option Strenge Lagerkontrolle aktiviert ist.

Auftragsabwicklung

Ein Lagerbeleg WA – Warenausgang wird erzeugt, wenn ein Auftrag als erfüllt gekennzeichnet wird.

Ob ein Auftrag als erfüllt gekennzeichnet wird, wird unter Aufträge → Einstellungen → Auftragsbearbeitung. Standardmäßig geschieht dies in demMoment, in dem der Auftrag bestätigt wird.

Annehmen der Bestellung

DerBeleg GR – Wareneingang – wird erstellt, wenn eine Bestellung angenommen wird. Das heißt, wenn im Abschnitt Produkte → Bestandskontrolle → Bestellungen Abschnitt den Status einer Bestellung auf „abgeschlossen“ oder „abgeschlossen (unvollständig)“ ändert.

Bearbeiten eines Produkts in der Bestellung

Wenn die strenge Lagerkontrolle aktiviert ist, werden bei der Bearbeitung des Lagerbestands direkt im Auftrag automatisch IGR- (Interner Wareneingang) oder IGI- (Interner Warenausgang ) Dokumenteerzeugt .

Diese Dokumente werden in dem Abschnitt Produkte → Bestandskontrolle → Lagerdokumente zusammen mit einem Hinweis, welcher Auftrag erteilt wurde. Bitte beachten Sie, dass BaseLinker neue Dokumente erstellt – es ändert das bestehende GI-Dokument nicht.

Produktbezogene Dokumente

Unter Produkte → Produktliste können Sie auf das Kontextmenü Dokumente zugreifen.

Alle für dieses Produkt ausgestellten Dokumente sind hier zu sehen.

Dokumentenregister

Sie erstellen ein Dokumentenregister in Produkte → Bestandskontrolle → Dokumentenregister.