Amazon VCS a KSeF: ważne zmiany dla polskich sprzedawców. Jak się przygotować?

Od 1 lutego 2026 roku model wystawiania faktur na Amazonie przejdzie istotną transformację. Usługa VAT Calculation Service (VCS) zostaje zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Jeśli sprzedajesz na Amazonie, korzystając z polskiego numeru NIP i automatycznego wyliczania podatku VAT (VCS) sprawdź, co musisz zrobić, aby uniknąć paraliżu operacyjnego w swojej firmie i konieczności ręcznego wystawiania tysięcy dokumentów.

Co się zmienia w Amazon VCS od 1 lutego 2026?

Do tej pory usługa Amazon VCS generowała faktury w formacie PDF, które były udostępniane bezpośrednio klientom. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, każda faktura sprzedaży krajowej musi zostać przesłana do rządowego systemu w formacie strukturalnym (XML).

Aby Amazon mógł nadal wystawiać faktury w Twoim imieniu, musisz udzielić platformie stosownej autoryzacji. Bez tego system VCS nie będzie mógł wysłać dokumentu do KSeF, co w świetle nowych przepisów oznacza niedopełnienie obowiązku podatkowego.

Kluczowe daty – nie przegap terminów

Wdrożenie zmian zostało podzielone na dwa etapy, aby dać sprzedawcom czas na dostosowanie kont:

• 1 lutego 2026 r. – Start integracji: Amazon VCS oficjalnie zaczyna wspierać obsługę KSeF. Od tego dnia możesz już połączyć swoje konto z rządową aplikacją.
• Do 31 marca 2026 r. – Okres przejściowy: Jeśli jeszcze nie dokonałeś autoryzacji, system VCS nadal będzie generował faktury w starym formacie (PDF). To czas na “ostatni dzwonek” na konfigurację.
• 1 kwietnia 2026 r. – Zmiana trybu (Deadline): Jeśli do tego dnia nie nadasz Amazonowi uprawnień w KSeF, VCS całkowicie przestanie generować faktury dla Twoich polskich zamówień. Obowiązek ich wystawiania spadnie w 100% na Ciebie (manualnie lub przez zewnętrzny system).

Jak dokonać autoryzacji Amazon w KSeF? (Krok po kroku)

Proces autoryzacji nie odbywa się bezpośrednio w Panelu Sprzedawcy Amazon, lecz na poziomie rządowej infrastruktury.

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF: Wejdź na oficjalną stronę Ministerstwa Finansów.
2. Przejdź do sekcji Uprawnienia: Wybierz opcję nadawania uprawnień dla podmiotów trzecich.
3. Nadaj uprawnienia Amazon: Musisz upoważnić Amazon (jako podmiot uprawniony do wystawiania e-faktur) do działania w Twoim imieniu. Będziesz do tego potrzebować danych identyfikacyjnych Amazon, które zostaną udostępnione w Centrum Sprzedawcy (Seller Central).
4. Weryfikacja w Seller Central: Po nadaniu uprawnień w KSeF, upewnij się, że status Twojej usługi VCS w panelu Amazon zmienił się na Zgodny z KSeF.

Ryzyka braku działania – dlaczego warto zrobić to wcześniej?

Utrata automatyzacji w usłudze VCS przy dużej skali sprzedaży to ogromne wyzwanie dla biznesu:

• Paraliż operacyjny: Konieczność ręcznego wystawiania setek lub tysięcy faktur w KSeF.
• Błędy księgowe: Brak synchronizacji między zamówieniami na Amazon a dokumentami w KSeF.
• Negatywne opinie kupujących: Opóźnienia w dostarczaniu faktur mogą prowadzić do niezadowolenia klientów biznesowych (Amazon Business).

Wskazówka dla użytkowników Base.com. Jako sprzedawca korzystający z Base.com, masz dodatkową przewagę. Pamiętaj, aby monitorować status integracji Amazon w naszym panelu. Nasz system będzie wspierać pobieranie odpowiednich statusów faktur, abyś miał pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów między Amazonem, KSeF a Twoim systemem księgowym.

Ostatni krok przed KSeF

Czas na przygotowania właśnie się kończy. Choć ostateczny termin to 1 kwietnia, zalecamy domknięcie formalności już w pierwszej połowie lutego. Unikniesz dzięki temu stresu i ewentualnych przeciążeń systemów rządowych, które mogą wystąpić w marcu.

Masz pytania dotyczące obsługi KSeF w Base.com? Skontaktuj się z naszym supportem lub sprawdź szczegółową instrukcję oraz wideo poradniki w artykule Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).