Jak uporządkować dane produktowe w Base? Operacje masowe i funkcje zaawansowane

Po omówieniu fundamentów efektywnego zarządzanie katalogiem produktów – centralnej roli sekcji informacje, uporządkowanych parametrów i elastycznych tagów – czas na rozwiązania, które automatyzują codzienną pracę, oszczędzają czas zespołu i otwierają nowe możliwości skalowania biznesu.

Operacje masowe – oszczędność czasu i automatyzacja

Nowoczesny system PIM nie może istnieć bez efektywnych operacji masowych, które stanowią fundament zarządzania rozbudowanymi katalogami produktowymi.

Przede wszystkim, operacje masowe zapewniają znaczącą oszczędność czasu przy zarządzaniu dużymi zbiorami produktów. Działania, które wykonywane pojedynczo zajęłyby wiele godzin lub nawet dni, mogą zostać zrealizowane w ciągu kilku minut. Przykładowo, zmiana statusu dostępności, aktualizacja cen czy kategoryzacja setek produktów może być wykonana jednym kliknięciem. Ta oszczędność czasu przekłada się bezpośrednio na zwiększenie produktywności zespołu i szybszą reakcję na zmieniające się warunki rynkowe.

System umożliwia tworzenie i zapisywanie szablonów operacji masowych, co dodatkowo zwiększa efektywność powtarzalnych zadań. Raz skonfigurowany szablon może być wielokrotnie wykorzystywany przez różnych członków zespołu, co zapewnia spójność działań i eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego konfigurowania każdej operacji. Dzięki bibliotece szablonów, nawet mniej doświadczeni pracownicy mogą bezpiecznie wykonywać złożone operacje na katalogu produktowym.

Kluczową zaletą naszego systemu jest integracja operacji masowych z akcjami automatycznymi. Oznacza to, że operacje masowe mogą być uruchamiane automatycznie w odpowiedzi na określone zdarzenia. Na przykład, system może sam zmianić stan magazynowego towaru lub dodać produkt określoną metodą. Ta automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego inicjowania procesów i zapewnia, że katalog produktowy jest zawsze aktualny.

Operacje masowe w naszym systemie zapewniają również dostęp do zaawansowanych narzędzi AI i DeepL bezpośrednio w procesie przetwarzania danych. Dzięki temu można automatycznie generować opisy produktów dla całych kategorii, tłumaczyć specyfikacje techniczne na wiele języków dla tysięcy produktów jednocześnie. Integracja tych zaawansowanych technologii z operacjami masowymi otwiera nowe możliwości w zakresie jakości i kompleksowości informacji produktowych.

Zaawansowane funkcje wspierające zarządzanie produktami

Nasz system PIM oferuje również szereg innowacyjnych funkcji, które wynoszą zarządzanie informacjami produktowymi na nowy poziom.

Generowanie treści produktowych

Generowanie tekstu przy pomocy zaawansowanych algorytmów sztucznej inteligencji znacząco przyspiesza proces tworzenia opisów produktowych. System analizuje istniejące dane techniczne, kategorie produktowe oraz trendy rynkowe, aby automatycznie tworzyć unikalne, przekonujące i wartościowe dla klienta opisy. Dla firm posiadających tysiące produktów, ta funkcjonalność może zaoszczędzić setki godzin pracy copywriterów, jednocześnie zapewniając spójną jakość i styl komunikacji marki.

Automatyczne wycinanie tła zdjęć

Automatyczne wycinanie tła zdjęć to kolejna praktyczna funkcja, która ułatwia codzienną pracę. Zamiast czasochłonnej ręcznej obróbki graficznej, system identyfikuje produkt na zdjęciu i precyzyjnie usuwa tło, tworząc profesjonalnie wyglądające obrazy na przezroczystym lub jednolitym tle. Ta funkcja zapewnia spójny, profesjonalny wygląd wszystkich zdjęć produktowych, niezależnie od ich źródła czy pierwotnej jakości. Co istotne, niektóre platformy sprzedażowe, jak np. Allegro, wręcz wymagają miniaturek produktów bez tła i mogą zablokować wystawianie oferty ze zdjęciem posiadającym tło. W takich przypadkach, automatyczne usuwanie tła staje się nie tylko udogodnieniem, ale koniecznością dla efektywnej sprzedaży wielokanałowej.

Tłumaczenia treści produktowych

Profesjonalne tłumaczenie tekstów zintegrowane z systemem PIM umożliwia szybszą ekspansję na rynki zagraniczne. Dzięki zaawansowanym algorytmom tłumaczeniowym, opisy produktów, specyfikacje techniczne i inne treści są automatycznie przekładane na wiele języków z zachowaniem kontekstu branżowego i specjalistycznej terminologii. Jest to nieocenione narzędzie dla firm prowadzących sprzedaż międzynarodową, eliminujące barierę językową i znacząco redukuje koszty związane z tłumaczeniami.

Powiązania między produktami

Sekcja Relacje to narzędzie do budowania powiązań między produktami. System umożliwia tworzenie różnorodnych relacji, takich jak produkty komplementarne, zamienniki, części zamienne czy produkty z tej samej kolekcji. Obecnie ta sekcja ma przede wszystkim wartość informacyjną dla użytkowników platformy, na tym etapie nie wspieramy jeszcze automatycznego przekazywania tych informacji do marketplace’ów czy sklepów internetowych. Jest to funkcja eksperymentalna, ale z ogromnym potencjałem rozwojowym. Jesteśmy niezwykle ciekawi opinii użytkowników na temat tej mechaniki –  czy widzą potrzebę jej rozwijania i jakie praktyczne zastosowania byłyby dla nich najbardziej wartościowe. Czekamy na Wasze głosy na portalu sugestii czy w komentarzach.

Automatyczne generowanie SKU

Automatyczne generowanie SKU to funkcjonalność, która eliminuje czasochłonny i podatny na błędy proces ręcznego tworzenia identyfikatorów produktów. System generuje unikalne, logiczne i spójne identyfikatory SKU na podstawie zdefiniowanych reguł, uwzględniających kategorie produktowe, warianty, marki czy inne istotne parametry. Zapewnia to przejrzystość i konsekwencję w identyfikacji produktów, co ułatwia wprowadzanie nowych produktów na marketplace, które wymagają kodu SKU.

Obsługa wielu kodów EAN

Obsługa wielu kodów EAN dla jednego produktu (Multi EAN) to rozwiązanie problemu występującego w wielu branżach, gdzie ten sam produkt może posiadać różne kody EAN w zależności od partii produkcyjnej, regionu dystrybucji czy opakowania. System pozwala na przypisanie wielu kodów do jednego produktu, co zapewnia poprawną identyfikację niezależnie od źródła pochodzenia towaru czy kanału sprzedaży.

To także odpowiedź na kwestie związane z opakowaniami zbiorczymi – np. 12 sztuk tego samego produktu w jednym kartonie, który posiada odrębny kod EAN. W takim przypadku zeskanowanie kodu kartonu spowoduje automatyczne dodanie do zamówienia właściwej liczby sztuk, bez konieczności ręcznego wprowadzania ilości.

Pole dodatkowe

Pola dodatkowe typu plik znacząco rozszerzają możliwości przechowywania informacji o produktach. Funkcja ta pozwala na dołączanie do kart produktowych różnorodnych dokumentów, takich jak instrukcje obsługi, certyfikaty jakości, karty charakterystyki substancji niebezpiecznych czy dokumenty gwarancyjne. Dzięki temu, wszystkie istotne materiały są scentralizowane w jednym miejscu i mogą być łatwo udostępniane zarówno pracownikom, jak i klientom końcowym. Co szczególnie praktyczne, tych pól można używać w akcjach automatycznych, aby drukować odpowiednie dokumenty podczas pakowania zamówienia i dołączać je fizycznie do wysyłki. Dodatkowo, pliki z określonego pola mogą być automatycznie załączane do wiadomości e-mail wysyłanych do klientów, co jest niezwykle przydatne przy produktach wymagających dodatkowej dokumentacji czy w przypadku sprzedaży B2B, gdzie certyfikaty i karty techniczne są często wymagane przez klientów biznesowych.

Co jeszcze oferuje nasz system?

System PIM to nie tylko podstawowe zarządzanie informacjami o produktach, ale także szereg zaawansowanych funkcjonalności, które kompleksowo wspierają procesy e-commerce.

Rozbudowane akcje automatyczne dla produktów to jedna z najbardziej wartościowych funkcji naszego systemu. Umożliwiają one tworzenie złożonych scenariuszy automatyzacji, które reagują na określone zdarzenia lub warunki w katalogu produktowym. Przykładowo, system może automatycznie zmienić status dostępności produktu, gdy jego stan magazynowy spadnie poniżej określonego progu, wysłać powiadomienie do zespołu zakupowego, gdy produkt osiągnie wyjątkowo wysoką sprzedaż, czy też automatycznie aktualizować parametry produktów na podstawie zmieniających się danych rynkowych.  Więcej na ten temat przeczytacie w stronach pomocy Base.

Masowe tworzenie zestawów produktowych to funkcjonalność, która znacząco upraszcza zarządzanie ofertą bundlową. System umożliwia łatwe definiowanie i zarządzanie zestawami produktów, które są sprzedawane razem, z uwzględnieniem różnych wariantów, cen i dostępności. Jest to nieocenione narzędzie do tworzenia atrakcyjnych ofert promocyjnych, kompletów czy zestawów uzupełniających, które mogą znacząco zwiększyć średnią wartość zamówienia i poprawić doświadczenie zakupowe klientów.

Jedną z ciekawych nowości jest możliwość tworzenia własnych kanałów sprzedażowych bezpośrednio z systemu PIM. W praktyce oznacza to, że w sekcji Informacje można tworzyć własne grupy kanałów do obsługi źródeł sprzedaży, które nie są zintegrowane z Base. Przykładem może być przygotowanie drukowanego katalogu produktów na targi, traktowanego jako osobny kanał dystrybucji.

Cykliczny import danych stanowi fundament aktualności informacji w systemie PIM. Funkcja ta umożliwia automatyczne, regularne pobieranie i aktualizowanie danych produktowych z różnych źródeł, takich jak pliki CSV, API dostawców czy bazy danych producentów. Dzięki temu, informacje o cenach, dostępności, parametrach technicznych czy opisach są zawsze aktualne, co eliminuje ryzyko prezentowania klientom nieaktualnych lub błędnych danych. System pozwala na precyzyjne zaplanowanie częstotliwości i zakresu importów, z możliwością definiowania reguł walidacji i transformacji importowanych danych.

ERP, WMS, repricer i system dostaw to natywne funkcje Base, które w połączeniu z opisanymi wcześniej możliwościami PIM tworzą unikalny ekosystem zarządzania biznesem e-commerce. Choć nie są to klasyczne elementy systemu PIM, to właśnie połączenie zarządzania gospodarką magazynową, dokumentami księgowymi oraz informacjami produktowymi w jednym systemie tworzy niespotykaną na rynku wartość. Informacje o produktach płynnie przepływają między różnymi modułami systemu, eliminując konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych i ryzyko niespójności. Dzięki tej integracji, zmiany wprowadzone w jednym obszarze są automatycznie odzwierciedlane w pozostałych, co zapewnia wszystkim działom firmy dostęp do aktualnych i jednolitych informacji produktowych. Takiego poziomu integracji i synergii prawdopodobnie nie oferuje żaden inny system na rynku, co czyni Base wyjątkowym narzędziem wspierającym kompleksowo biznes e-commerce.

Wyzwaniem nie jest dziś gromadzenie coraz większej ilości danych, ale nadawanie im sensu i praktycznego zastosowania. Dobrze zaprojektowany system PIM jest odpowiedzią na ten paradoks informacyjny współczesnego biznesu.