Jak uporządkować dane produktowe w Base? Parametry predefiniowane i tagi

Nadmiar informacji paradoksalnie prowadzi do utraty znaczenia. Dane funkcjonują dla samych siebie, często bez odniesienia do rzeczywistości czy praktycznego zastosowania. Właśnie dlatego efektywne zarządzanie informacjami o produktach (Product Information Management –  PIM) staje się kluczowym wyzwaniem dla współczesnych firm.

Base – gdy informacja zyskuje praktyczny wymiar

Base wyróżnia się na tle innych systemów PIM (Product Information Management) wyjątkową wartością biznesową, która wykracza daleko poza zwykłe gromadzenie danych. W przeciwieństwie do wielu rozwiązań na rynku, niemal wszystkie informacje o produktach, które zbieramy w Base, mają bezpośrednie przełożenie na praktyczne zastosowanie. Od sprawnego wystawiania produktów na marketplace’ach i w sklepach internetowych, przez profesjonalną obsługę klienta i porządek w magazynie, aż po efektywną realizację zamówień –  każdy fragment danych pracuje na rzecz rozwoju biznesu.

W tym kontekście Base przełamuje paradoks współczesnego świata cyfrowego – informacja przestaje istnieć wyłącznie dla samej siebie, a zyskuje praktyczny charakter, który przekłada się na realne korzyści biznesowe. Pozwala to naszym klientom budować trwałą przewagę konkurencyjną nad innymi podmiotami e-commerce, dzięki skuteczniejszym wykorzystaniu posiadanych danych produktowych.

Sekcja Informacje – fundament systemu PIM

Centralnym elementem naszego systemu jest Karta Produktu i zawarta na niej Sekcja Informacje, która pełni kilka kluczowych funkcji.

Przede wszystkim, Sekcja Informacje stanowi główne źródło prawdy dla wszystkich pracowników firmy. Jest to jedyne miejsce, gdzie zespół znajdzie zawsze aktualne, kompletne i wiarygodne dane o produktach. Eliminuje to problem rozbieżności informacji między działami i zapewnia, że wszyscy pracują w oparciu o te same, zweryfikowane dane produktowe. Co szczególnie istotne, wiele firm e-commerce boryka się z problemem rozproszenia danych produktowych w wielu różnych systemach – od Excela, przez ERP, dedykowane narzędzia dostawców, aż po CMS- y sklepów internetowych czy platform marketplace. Prowadzi to do niespójności informacji, gdzie ten sam produkt może mieć różne opisy, specyfikacje czy nawet ceny w zależności od systemu. Base rozwiązuje ten problem, centralizując dane, co znacząco upraszcza procesy wewnętrzne i redukuje ryzyko błędów wynikających z niespójności.

Kolejną istotną funkcją jest kompleksowe wsparcie procesu zakupowego. W dzisiejszym świecie e-commerce content is the king – nie da się zdobyć zaufania i uwagi klienta bez odpowiednio skrojonej treści. Base pozwala tworzyć i zarządzać wysokiej jakości contentem produktowym, który jest kluczowy dla budowania przewagi konkurencyjnej. Precyzyjne, wartościowe i angażujące opisy produktów, wsparte odpowiednimi danymi technicznymi i atrakcyjnymi materiałami wizualnymi, są fundamentem efektywnej sprzedaży online i budowania długotrwałych relacji z klientami.

Sekcja Informacje umożliwia także efektywne listowanie produktów z katalogu do wielu sklepów i marketplace’ów jednocześnie. Zamiast wielokrotnie wprowadzać te same dane w różnych systemach, wystarczy zaktualizować informacje w jednym miejscu, a system automatycznie synchronizuje je ze wszystkimi połączonymi platformami sprzedażowymi.

Pozwala również na przechowywanie różnych zestawów informacji dostosowanych do specyfiki poszczególnych kanałów sprzedaży. Inne dane mogą być eksponowane w sklepie własnym, inne na Allegro, a jeszcze inne na Amazon czy eBay. Każdy kanał sprzedaży ma swoje unikalne wymagania i oczekiwania klientów, które można efektywnie spełnić. Ta funkcjonalność ma również ogromny wpływ na pozycjonowanie produktów – zarówno w tradycyjnych wyszukiwarkach internetowych, jak i w wewnętrznych algorytmach marketplace’ów. Na Amazonie algorytm A9, a na eBay algorytm Cassini premiują unikalne, dopasowane do platformy treści, które lepiej odpowiadają na zapytania użytkowników. Unikalność treści zawsze przewyższa ich powtarzalność w kontekście SEO, a system Base umożliwia łatwe dostosowanie komunikacji do specyfiki każdej platformy. Co więcej, rozumiejąc preferencje i zachowania klientów na poszczególnych platformach, można precyzyjnie targetować treści, zwiększając tym samym współczynniki konwersji i satysfakcję klientów.

Sekcja Informacje wspiera także nowoczesne narzędzia usprawniające pracę z treściami. Zintegrowane rozwiązania AI automatycznie generują opisy produktów, specyfikacje techniczne i inne treści marketingowe, zaś system tłumaczeń DeepL umożliwia błyskawiczne przygotowanie wersji językowych dla rynków zagranicznych. Eliminuje to czasochłonny proces ręcznego tworzenia i tłumaczenia treści, oszczędzając cenne zasoby firmy.

Parametry predefiniowane – porządek w chaosie informacji

System parametrów predefiniowanych wprowadza strukturę do danych produktowych, co przynosi szereg wymiernych korzyści dla biznesu e-commerce.

Przede wszystkim, znacząco zwiększa porządek w parametrach produktowych. Zamiast nadmiaru dowolnie definiowanych atrybutów, otrzymujemy ustandaryzowaną strukturę, gdzie każdy parametr ma swoją precyzyjnie określoną wartość i format. Dzięki temu eliminujemy redundancje, niespójności i błędy w danych, które często prowadzą do problemów z widocznością produktów w wyszukiwarkach.

Uporządkowane parametry fundamentalnie ułatwiają zarządzanie całym katalogiem produktów. Nawet przy tysiącach SKU, administratorzy mogą błyskawicznie aktualizować dane, identyfikować braki informacji czy naprawiać niespójności. System pozwala na grupowanie, sortowanie i filtrowanie produktów według dowolnych kryteriów, co sprawia, że nawet największe katalogi pozostają przejrzyste i łatwe w zarządzaniu.

Predefiniowane parametry istotnie usprawniają proces wystawiania produktów na marketplace’ach. Każdy z nich ma swoje specyficzne wymagania dotyczące struktury danych. Base automatycznie mapuje wewnętrzne parametry na formaty wymagane przez poszczególne platformy, eliminując czasochłonny proces ręcznego dopasowywania danych.

Integracja z DeepL umożliwia automatyczne tłumaczenie parametrów produktowych na wiele języków. Jest to nieocenione wsparcie dla firm działających na rynkach międzynarodowych. Wystarczy wprowadzić dane w języku podstawowym, a system automatycznie przygotuje profesjonalne tłumaczenia dla wszystkich obsługiwanych rynków, zachowując terminologię specyficzną dla danej branży.

PIM w Base wprowadza także zaawansowane grupy parametrów dla lepszej organizacji danych. Parametry mogą być logicznie pogrupowane według kategorii produktowych, zastosowań, cech technicznych czy innych kryteriów istotnych dla danego biznesu. Na przykład, grupa Kolor może zawierać takie parametry jak Kolor główny, Kolor dodatkowy, Kolor nadruku, Kolor logo czy Kolor szwów. W kategorii odzieży grupa Materiały może obejmować parametry takie jak Materiał główny, Materiał podszewki, Skład materiału czy Rodzaj wykończenia. Takie uporządkowanie znacząco zwiększa efektywność pracy zespołu i zmniejsza ryzyko pomyłek, jednocześnie oferując klientom precyzyjne informacje ułatwiające podjęcie decyzji zakupowej.

Dodatkowo, system pozwala na filtrowanie produktów po nazwach parametrów. Pracujemy nad wdrożeniem możliwości filtrowania produktów również na podstawie wartości parametrów, by pozwolić na zaoszczędzenie cennego czasu przy codziennych operacjach na katalogu produktowym.

Tagi produktowe – elastyczność i funkcjonalność

Tagi produktowe wyróżniają się przede wszystkim wyjątkową elastycznością wykorzystania. W przeciwieństwie do sztywnych parametrów, tagi mogą być tworzone ad hoc, w zależności od bieżących potrzeb biznesowych. Ta elastyczność pozwala firmom szybko adaptować się do zmieniających się wymagań rynku, sezonowości czy nowych strategii sprzedażowych bez konieczności przebudowy całej struktury danych.

System umożliwia budowanie własnej struktury informacji o produktach. Przedsiębiorcy mogą tworzyć unikalne tagi, które najlepiej odpowiadają specyfice ich biznesu. Mogą to być tagi związane z kampaniami marketingowymi, wewnętrznymi procesami logistycznymi, statusem produktu w cyklu życia, czy dowolnymi innymi aspektami istotnymi z perspektywy danej firmy. 

Tagi doskonale sprawdzają się jako warunki uruchamiające akcje automatyczne. System może wykonywać określone operacje na produktach oznaczonych konkretnymi tagami – na przykład automatycznie aktualizować ceny wszystkich produktów oznaczonych jako promocja wiosenna lub generować opisy dla wszystkich nowości oznaczonych tagiem nowa kolekcja. Funkcjonalność ta doskonale współgra z opisywanymi dalej szablonami operacji masowych, tworząc narzędzie do pełnej automatyzacji procesów. Warto podkreślić, że Base wykorzystuje tagi nie tylko w akcjach automatycznych dotyczących produktów, ale również zamówień. Przykładowo, warunek Produkt z tagiem może wywołać określone działania w ramach akcji automatycznych zamówień. Gdy system wykryje zamówienie zawierające produkt z konkretnym tagiem, może automatycznie dokonać jego edycji, przypisać zamówienie do określonego pracownika czy wysłać dedykowaną wiadomość do klienta.

Efektywne filtrowanie produktów za pomocą tagów to kolejna kluczowa zaleta tego rozwiązania. Pracownicy mogą błyskawicznie wyodrębnić dokładnie te produkty, które wymagają ich uwagi, na podstawie dowolnej kombinacji tagów. Jest to nieocenione narzędzie przy zarządzaniu dużymi katalogami, gdzie tradycyjne metody wyszukiwania mogłyby być czasochłonne i niedokładne.

System tagów wydatnie wspiera proces wystawiania produktów na marketplace’ach. Dzięki tagom można łatwo określić, które produkty powinny być wystawione na których platformach sprzedażowych. Tagi umożliwiają także łatwe zarządzanie widocznością sezonową czy promocyjną produktów na różnych platformach.

Dodatkowo, tagi znacząco upraszczają proces przekazywania produktów w Base Connect. Hurtownicy mogą łatwo udostępniać swoim partnerom handlowym tylko te produkty, które są oznaczone odpowiednimi tagami, zachowując pełną kontrolę nad tym, które elementy oferty są widoczne dla poszczególnych odbiorców. Umożliwia to precyzyjne zarządzanie ofertą B2B bez konieczności tworzenia i utrzymywania wielu oddzielnych katalogów produktowych.

Pierwszy krok: centralizacja i porządek – co dalej?

Pokazaliśmy, jak centralizacja danych produktowych w Sekcji Informacje oraz uporządkowana struktura parametrów i tagów pozwalają wyeliminować chaos informacyjny w firmie. Dzięki temu każdy dział pracuje na jednolitych i aktualnych danych, co przekłada się na spójność komunikacji i większą kontrolę nad katalogiem produktów.

W drugiej części artykułu zobaczysz, jak na tym fundamencie można budować automatyzację procesów: od masowych aktualizacji katalogu, przez generowanie treści z wykorzystaniem AI, aż po bardziej zaawansowane funkcjonalności Base, które otwierają nowe perspektywy rozwoju.