Numer BDO – co to jest i jak go sprawdzić?

Jeśli w Twojej firmie pojawiają się opakowania, bo sprzedajesz produkty, importujesz towar, wprowadzasz na rynek sprzęt elektryczny lub baterie, to dotyczy Cię obowiązek rejestracji w BDO i posługiwania się numerem rejestrowym BDO. Ten numer musi znaleźć się na dokumentach firmy, a jego brak to realne ryzyko kar. Poniżej znajdziesz praktyczne i aktualne wyjaśnienie co to BDO, kogo dotyczy obowiązek rejestracji oraz jak sprawdzić numer BDO kontrahenta. 

Numer BDO – co to jest i kto musi go posiadać?

BDO, czyli Baza Danych o Odpadach, to państwowy system teleinformatyczny służący m.in. do ewidencji i sprawozdawczości związanej z gospodarką odpadami. W praktyce to rejestr podmiotów, które wprowadzają na rynek produkty w opakowaniach lub w inny sposób uczestniczą w obrocie towarami generującymi odpady (np. sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie i akumulatory, opony, oleje). Każdemu podmiotowi spełniającemu warunki nadawany jest numer rejestrowy BDO.

Kto w e-commerce musi się zarejestrować w BDO? Konkretne przykłady

Obowiązek rejestracji w BDO dotyczy niemal każdego sklepu internetowego sprzedającego fizyczne produkty. Poniżej konkretne scenariusze:

Sklep z własnymi produktami

Produkujesz ręcznie robione świece, kosmetyki naturalne lub odzież pod własną marką. Pakujesz je w kartoniki, słoiczki, butelki, a następnie do wysyłki używasz pudełek, folii bąbelkowej i taśmy. Jesteś wprowadzającym produkty w opakowaniach i musisz się zarejestrować.

Sklep odsprzedający towary (dystrybutor)

Prowadzisz sklep z zabawkami. Kupujesz je od różnych producentów, a następnie pakujesz do wysyłki we własne kartony z logo sklepu lub zwykłe pudełka, używając wypełniaczy. Mimo że nie jesteś producentem zabawek, to Ty wprowadzasz na rynek opakowania, w których wysyłasz towar do klienta końcowego. Obowiązek rejestracji w BDO spoczywa na Tobie.

Importer

Sprowadzasz elektronikę z Chin i sprzedajesz ją na polskim rynku. Towar przychodzi do Ciebie w opakowaniach jednostkowych (np. pudełko na słuchawki) i zbiorczych (kartony). Następnie wysyłasz go do klientów. Jako pierwszy podmiot na terenie Polski, który wprowadza te opakowania do obrotu, musisz się zarejestrować w BDO.

Sprzedaż na platformach typu Allegro, Amazon, OLX

Zasady są takie same. Jeśli samodzielnie pakujesz i wysyłasz towar, jesteś odpowiedzialny za opakowania i musisz posiadać numer BDO. Co więcej, platformy takie jak Allegro coraz częściej wymagają od sprzedawców podania numeru EPR (Rozszerzona Odpowiedzialność Producenta), który w Polsce jest tożsamy z numerem rejestrowym BDO, zwłaszcza przy sprzedaży międzynarodowej.

Dropshipping – uwaga na szczegóły

To model, który może budzić wątpliwości.

• Model klasyczny: Jeśli hurtownia pakuje i wysyła towar bezpośrednio do Twojego klienta w swoim imieniu (na jej etykiecie wysyłkowej), to ona jest wprowadzającym opakowania i to na niej ciąży obowiązek BDO.
• Model z Twoim brandingiem (fulfillment): Jeśli hurtownia lub centrum logistyczne pakuje towar w opakowania z Twoim logo lub na Twoje zlecenie, to Ty jesteś uznawany za wprowadzającego opakowania i musisz się zarejestrować. Kluczowe jest to, kto widnieje jako nadawca i pod czyją marką towar jest wysyłany.

Jakie opakowania podlegają ewidencji w BDO? Przykłady

Musisz ewidencjonować masę wszystkich opakowań, które wprowadzasz na rynek. Należą do nich między innymi:

Opakowania wysyłkowe:

• Kartony i pudełka tekturowe
• Foliopaki kurierskie
• Koperty bąbelkowe
• Taśmy klejące (zarówno papierowe, jak i z tworzyw sztucznych)
• Folia stretch
• Folia bąbelkowa
• Wypełniacze do paczek (np. “chrupki” styropianowe, poduszki powietrzne, wełna drzewna, papier makulaturowy)
• Etykiety adresowe

Opakowania jednostkowe produktu (jeśli jesteś ich producentem lub importerem):

• Butelki (szklane, plastikowe)
• Słoiki
• Pudełka produktowe
• Torebki foliowe
• Owinięcia i etykiety na produktach

Obowiązek rejestracji dotyczy wielu podmiotów wprowadzających na rynek produkty w opakowaniach, dlatego jeśli planujesz założyć własny sklep internetowy, warto od razu zweryfikować tę kwestię.

Jak sprawdzić numer BDO kontrahenta? Instrukcja krok po kroku

Weryfikacja, czy Twój partner biznesowy jest zarejestrowany w BDO, jest prosta i zajmuje dosłownie chwilę. To ważny element dbania o legalność własnej działalności, ponieważ przekazując odpady firmie nieposiadającej wpisu, sam narażasz się na odpowiedzialność.

Wejdź na oficjalną stronę Rejestru BDO

Pierwszym krokiem jest odwiedzenie publicznie dostępnego Rejestru BDO, który znajdziesz pod adresem: rejestr-bdo.mos.gov.pl.

Skorzystaj z wyszukiwarki podmiotów

Na stronie głównej znajdziesz zakładkę Rejestr podmiotów. Kliknij ją, aby przejść do formularza wyszukiwania.

Jak sprawdzić numer BDO po NIP-ie, nazwie lub numerze rejestrowym?

W formularzu masz kilka opcji wyszukiwania, co sprawia, że proces jest bardzo elastyczny. Możesz znaleźć firmę, wpisując:

• Numer NIP – to najszybszy i najpewniejszy sposób, jeśli go znasz.
• Nazwę firmy – przydatne, gdy nie masz pod ręką NIP-u.
• Numer rejestrowy BDO – jeśli chcesz zweryfikować autentyczność numeru podanego przez kontrahenta.

Po wpisaniu danych i zatwierdzeniu wyszukiwania system pokaże Ci informacje o danym podmiocie, w tym jego aktywny numer BDO. Jeśli firma nie pojawi się w wynikach, oznacza to, że prawdopodobnie nie jest zarejestrowana.

Gdzie należy umieszczać numer BDO?

Przepisy wymagają, aby przedsiębiorcy umieszczali numer rejestrowy BDO w miejscach i dokumentach, które identyfikują firmę w obrocie gospodarczym.

Numer BDO na fakturach i paragonach

• Faktury: umieść numer BDO w nagłówku faktury (obok NIP/REGON/KRS). Dzięki temu numer jest zawsze widoczny i nie wymaga ręcznej edycji.

• Paragony: jeżeli ewidencjonujesz sprzedaż na kasie fiskalnej, zadbaj o numer BDO na paragonie – zwykle dodaje się go w nagłówku w ustawieniach kasy (lub w oprogramowaniu sprzedażowym). Zobacz też nasz przewodnik o zasadach fiskalizacji w e-commerce: Sprzedaż przez internet a kasa fiskalna – poznaj zasady.

Numer BDO na innych dokumentach firmowych

Oprócz faktur, numer BDO powinien znaleźć się na:

• Umowach kupna-sprzedaży,
• Kartach przekazania odpadu (KPO),
• Kartach ewidencji odpadu (KEO),
• Sprawozdaniach o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu nimi.

Jak uzyskać własny numer rejestrowy BDO? Procedura krok po kroku

Zgodnie z art. 53 ustawy o odpadach, proces ubiegania się o numer BDO jest w całości cyfrowy.

Przygotowanie do rejestracji numeru BDO

Aby rozpocząć, wejdź na oficjalny portal rejestr-bdo.mos.gov.pl. Do zalogowania się i podpisania wniosku niezbędny będzie Twój Profil Zaufany lub e-Dowód.

Co istotne, wniosek może złożyć wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji firmy (np. właściciel w JDG, członek zarządu w spółce) lub profesjonalny pełnomocnik. W przypadku działania przez pełnomocnika, konieczne jest dołączenie do wniosku skanu pełnomocnictwa oraz dowodu uiszczenia opłaty skarbowej od tego pełnomocnictwa.

Wypełnienie wniosku rejestracyjnego

Po zalogowaniu system poprowadzi Cię przez formularz. Kluczowe jest dokładne i przemyślane wypełnienie wszystkich wymaganych pól. Wniosek musi zawierać między innymi:

• Dane identyfikacyjne firmy: nazwa lub imię i nazwisko, adres siedziby lub zamieszkania, NIP.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu. W przypadku wprowadzających baterie lub akumulatory wymagany może być także europejski numer VAT.
• Dane osoby reprezentującej podmiot: imię, nazwisko oraz adres e-mail.
• Informacje o zakresie działalności: to najważniejsza część, w której musisz precyzyjnie zaznaczyć, jakie działania objęte obowiązkiem BDO prowadzisz.

Skompletowanie i dodanie załączników

Do wniosku należy dołączyć wymagane prawem załączniki w formie elektronicznej. Ich lista zależy od profilu działalności firmy:

• Dowód uiszczenia opłaty rejestracyjnej: Obowiązkowy dla większości wnioskujących. Opłata wynosi 200 zł dla mikroprzedsiębiorców lub 800 zł dla pozostałych firm. Należy ją wpłacić na konto urzędu marszałkowskiego właściwego dla siedziby firmy.
• Dla wprowadzających sprzęt elektryczny i elektroniczny: Kopia umowy z organizacją odzysku lub dokument potwierdzający wniesienie zabezpieczenia finansowego.
• Dla wprowadzających pojazdy: Kopie umów zawartych ze stacjami demontażu.
• Dla organizacji odzysku: Dokumenty bankowe potwierdzające wpłatę kapitału zakładowego.

Weryfikacja wniosku i nadanie numeru

Po złożeniu kompletnego wniosku marszałek województwa ma do 30 dni na jego weryfikację. Jeśli dokumentacja jest prawidłowa i nie zawiera braków formalnych, urząd dokonuje wpisu do rejestru i nadaje firmie indywidualny numer BDO. Informację o tym otrzymasz drogą elektroniczną.

Jeśli jednak wniosek będzie niekompletny (zabraknie dowodu opłaty rejestracyjnej lub wymaganego załącznika) marszałek w drodze decyzji odmówi wpisu do rejestru i wezwie do uzupełnienia braków.

Numery BDO – automatyzacja i wsparcie od Base

Proces gromadzenia danych do ewidencji BDO powinien być zintegrowany z istniejącymi systemami informatycznymi firmy, takimi jak Base. Automatyzacja pozwala na bieżące zbieranie danych o masie i rodzaju użytych opakowań, co znacznie redukuje ryzyko błędów ludzkich i ułatwia przygotowanie rocznego sprawozdania.

W Base proces ten można dodatkowo usprawnić dzięki dedykowanemu skryptowi: automatycznie aktualizuje on zamówienia, sumując wartości wskazanych pól produktów (z uwzględnieniem ich ilości). Wyniki trafiają do pól dodatkowych zamówienia i do pozycji zamówienia, więc dane są zawsze „pod ręką” – spójne, aktualne i gotowe do raportowania. Efekt? Mniej ręcznej pracy w Excelu, mniejsze ryzyko pomyłek i pełna ścieżka kontroli na potrzeby audytu.

Dzięki szablonom wydruku w Base łatwo wygenerujesz kompletne zestawienia do BDO: ilości i rodzaje opakowań/odpadów (np. karton, folia, wypełniacze) z możliwością rozbicia per okres, kanał sprzedaży czy producent. Taki raport przyspiesza wypełnianie sprawozdania, pozwala szybko wychwytywać odchylenia i ułatwia planowanie działań redukujących zużycie opakowań. Jeśli wprowadzisz zmiany w zamówieniach – dane w raporcie od razu się zaktualizują, bez mozolnych korekt.

Numery BDO a numery EPR – poznaj kluczowe różnice

EPR (Extended Producer Responsibility) dotyczy polityki ekologicznej Unii Europejskiej. Zakłada ona, że producenci ponoszą odpowiedzialność finansową i organizacyjną za cały cykl życia swoich produktów, od wprowadzenia ich na rynek aż po zebranie i przetworzenie jako odpadów.

Kluczowe cechy EPR:

• Charakter: Międzynarodowa zasada, dyrektywa unijna.
• Cel: Zmniejszenie ilości odpadów, promowanie recyklingu i gospodarki o obiegu zamkniętym poprzez obciążenie producentów kosztami zarządzania odpadami powstałymi z ich produktów.
• Implementacja: Każdy kraj członkowski UE wdraża zasady EPR poprzez własne, krajowe przepisy i systemy.

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku handlu międzynarodowego:

• Polski przedsiębiorca wysyłający towar np. do Niemiec czy Francji, musi zarejestrować się w odpowiednich dla tych krajów systemach EPR (np. LUCID w Niemczech) i uzyskać tamtejszy numer rejestracyjny.
• Zagraniczny przedsiębiorca sprzedający swoje produkty w Polsce, musi zarejestrować się w polskim systemie BDO (często za pośrednictwem autoryzowanego przedstawiciela) i uzyskać polskie numery BDO.

Sprawdzanie numeru BDO – podsumowanie

Jak widzisz, numer BDO to ważny element prowadzenia legalnej działalności w e-commerce. To nie tylko obowiązek, ale też dowód Twojej wiarygodności i dbałości o środowisko. Pamiętaj, aby umieszczać go na fakturach i regularnie weryfikować swoich kontrahentów w oficjalnym rejestrze. To proste działania, które zabezpieczą Twój biznes i pozwolą Ci spać spokojnie.

FAQ

Ile kosztuje wpis do rejestru BDO?

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązują nowe stawki opłaty rejestrowej i opłaty rocznej. Dla mikroprzedsiębiorców opłata rejestrowa wynosi 200 zł. Dla pozostałych firm jest to 800 zł. Należy również pamiętać o corocznej opłacie w tej samej kwocie, którą należy uiścić do końca lutego każdego roku.

Jak długo czeka się na nadanie numeru BDO?

Standardowo marszałek województwa ma 30 dni na dokonanie wpisu do rejestru od momentu złożenia kompletnego wniosku.

Co grozi za brak numeru BDO na dokumentach?

Za brak numeru BDO na dokumentach firmowych grozi kara grzywny. W skrajnych przypadkach, za prowadzenie działalności bez wymaganego wpisu do rejestru, kary administracyjne mogą sięgać od 5 000 zł nawet do 1 000 000 zł.

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza musi mieć numer BDO?

Tak, forma prawna nie ma znaczenia. Jeśli JDG spełnia kryteria (np. wprowadza produkty w opakowaniach), musi uzyskać wpis do rejestru BDO.

Informacje zawarte w tym artykule mają charakter ogólny i służą celom informacyjnym – nie stanowią indywidualnej porady prawnej ani biznesowej.

Źródła
Jak prowadzić ewidencję odpadów w BDO
Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami
Resztę odnośników do źródeł znajdziesz w raporcie Nawigacja w ramach systemu BDO: Strategiczna analiza zgodności i wpływu na polski sektor e-commerce