Sprzedajesz online do klientów w Unii Europejskiej? VAT OSS może Ci ułatwić rozwijanie sprzedaży zagranicznej bez zbędnej biurokracji. Pozostaje pytanie – jak OSS działa w praktyce?
VAT OSS umożliwia rozliczanie VAT dla wybranych transakcji z całej UE w jednym systemie. To procedura, która upraszcza formalności i pozwala uniknąć osobnej rejestracji do VAT w każdym państwie.
W tym przewodniku dowiesz się:
- Co to jest VAT OSS, jakie transakcje obejmuje i kogo dotyczy
- Jak się zarejestrować, poprawnie rozliczać i unikać błędów
- Jakie są limity i obowiązki związane z systemem OSS
Co to jest VAT OSS i na czym polega procedura One-Stop-Shop?
VAT OSS (One-Stop-Shop) to uproszczona procedura rozliczania podatku VAT w sprzedaży wysyłkowej do innych krajów Unii Europejskiej. OSS dotyczy sprzedaży B2C i wybranych usług.
W zakresie transakcji objętych OSS nie musisz rejestrować się do VAT w każdym państwie UE, do którego sprzedajesz.
Co to oznacza?
- Możesz rozliczać zagraniczny VAT w jednym państwie członkowskim – tym, w którym jesteś zarejestrowany do OSS.
- Możesz wysłać jedną zbiorczą deklarację – VIU-DO.
OSS został wprowadzony 1 lipca 2021 roku w ramach tzw. pakietu e-commerce, który miał na celu ułatwienie handlu transgranicznego i walkę z oszustwami podatkowymi.
Problem, który rozwiązuje VAT OSS: koniec z rejestracją VAT w każdym kraju UE
Przed wprowadzeniem OSS, sprzedaż towarów do klientów w innych krajach Unii wymagała osobnej rejestracji do VAT w każdym z tych państw. Wiązało się to z dodatkowymi kosztami, obowiązkami administracyjnymi, większą biurokracją i dużym ryzykiem błędów w rozliczeniach.
VAT OSS znacząco to uprościł w kwestii sprzedaży B2C. Zamiast wielu rejestracji i deklaracji, wystarczy jedna rejestracja, jedna kwartalna deklaracja i rozliczenie z jednego kraju.
To ogromna zmiana dla e-commerce, która pozwala szybciej i łatwiej rozwijać sprzedaż zagraniczną.
Jakie transakcje można rozliczać w ramach procedury OSS?
Procedura VAT OSS obejmuje wybrane transakcje B2C (czyli sprzedaż do konsumentów) na terenie Unii Europejskiej.
W ramach OSS można rozliczać:
- Sprzedaż towarów na odległość do konsumentów w innych krajach UE.
- Usługi elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze świadczone osobom fizycznym.
- Inne usługi transgraniczne B2C, świadczone z jednego państwa UE do konsumentów w innym kraju członkowskim.
Natomiast transakcje B2B nie są objęte OSS. W ich przypadku nadal obowiązują odrębne zasady, np. mechanizm odwrotnego obciążenia.
Dodatkowo, jeśli magazynujesz towar w innym państwie lub masz tam sprzedaż lokalną, zwykle nadal musisz mieć lokalny VAT.
Kogo dotyczy VAT OSS? Limit sprzedaży i obowiązki
Procedura VAT OSS nie dotyczy wszystkich e-sprzedawców automatycznie. Jej zastosowanie zależy od rodzaju sprzedaży, świadczonych usług oraz wysokości rocznego obrotu.
Limit 10 000 EUR: kluczowy próg dla sprzedawców
Do 10 000 EUR rocznie (łączna sprzedaż do całej UE) rejestracja VAT OSS jest dobrowolna. Małe firmy, które nie przekraczają tego progu, mogą nadal stosować krajowe zasady opodatkowania.
Do 10 000 EUR rocznie sprzedawcy mają następujące opcje:
- Rozliczanie VAT w kraju wysyłki, np. w Polsce – domyślnie (możesz stosować polską stawkę VAT i wykazywać tę sprzedaż w polskiej deklaracji VAT, nie ma potrzeby rejestrowania się w OSS ani w kraju odbiorcy).
- Dobrowolna rejestracja do VAT OSS – możesz od razu stosować stawki VAT kraju konsumenta (deklarujesz te wartości w Polsce w ramach OSS).
Po przekroczeniu tej kwoty, przedsiębiorca musi rozliczać VAT według stawek kraju docelowego. Można to zrobić przez VAT OSS lub rejestrując się lokalnie w kraju docelowym.
Regularne monitorowanie obrotu pomoże uniknąć nieświadomego przekroczenia progu i ewentualnych negatywnych konsekwencji podatkowych.
Sprzedaż zagraniczna a VAT to temat złożony. W razie wątpliwości, skonsultuj się z doradcą podatkowym.
Jeśli interesuje Cię sprzedaż cross-border, sprawdź artykuł o sprzedaży towarów za granicę: 7 elementów, o których należy pamiętać.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu VAT OSS?
Po przekroczeniu limitu 10 000 EUR rocznie sprzedawcy mają następujące opcje:
- Zarejestrować się do VAT w kraju docelowym i rozliczać podatek bezpośrednio według lokalnych stawek.
- Kontynuować sprzedaż przez system OSS w Polsce (deklarujesz sprzedaż zagraniczną i odprowadzasz VAT do odpowiednich krajów członkowskich). Obowiązkowe staje się też prowadzenie ewidencji VAT OSS — przez minimum 10 lat, na potrzeby ewentualnych kontroli podatkowych.
Czasem sprzedawcy decydują się na dobrowolną rejestrację w kraju docelowym, jeśli np. chcą wystawiać faktury z lokalnym numerem VAT lub korzystać z lokalnych rozwiązań księgowych.
Jednak w praktyce procedura OSS jest często najwygodniejszym rozwiązaniem po przekroczeniu progu.
Jak zarejestrować się do procedury VAT OSS? Instrukcja krok po kroku
Aby korzystać z procedury VAT OSS, musisz najpierw zarejestrować się w swoim kraju, składając odpowiedni formularz elektronicznie.
Składanie zgłoszenia VIU-R w Polsce
W Polsce rejestracja do VAT OSS odbywa się poprzez formularz VIU-R, dostępny w systemie e-Urząd Skarbowy oraz w e-Deklaracjach na podatki.gov.pl.
- Zgłoszenie składa się elektronicznie.
- Do podpisania wymagany jest profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
- Po przesłaniu formularza urząd potwierdza rejestrację drogą elektroniczną.
Gdzie i jak złożyć zgłoszenie?
Jak wspomniano, zgłoszenia do VAT OSS dokonuje się online — przez platformę e-Urząd Skarbowy lub e-Deklaracje na stronie podatki.gov.pl.
W zgłoszeniu należy podać:
- Dane identyfikacyjne firmy (NIP, adres siedziby)
- Zakres działalności
- Planowaną datę rozpoczęcia rozliczeń w procedurze OSS
Po złożeniu formularza urząd potwierdza rejestrację drogą elektroniczną.
Terminy rejestracji w procedurze OSS
Zgłoszenie należy złożyć przed początkiem kwartału, w którym przedsiębiorca chce rozpocząć rozliczanie w VAT OSS. Oznacza to, że musisz zarejestrować się najpóźniej ostatniego dnia poprzedniego kwartału.
[Przykład] Jeśli chcesz zacząć rozliczać OSS od 1 października, zgłoszenie VIU-R musisz złożyć do 30 września.
Rejestracja jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału następującego po zgłoszeniu. Nie ma możliwości rejestracji wstecznej.
Jak w praktyce rozliczać VAT OSS? Deklaracja, księgowanie i ewidencja
Po uzyskaniu numeru OSS, pojawiają się konkretne obowiązki. Rozliczenia obejmują m.in. składanie deklaracji VIU-DO oraz prowadzenie szczegółowej ewidencji sprzedaży.
Deklaracja VIU-DO: co to jest i jak ją składać?
Deklaracja VIU-DO to kwartalny formularz, który zawiera wszystkie transakcje rozliczane w ramach procedury VAT OSS — z podziałem na kraje, kwoty netto i stawki VAT. Składa się ją wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Termin złożenia to 20. dzień miesiąca po zakończeniu danego kwartału.
[Przykład] Za sprzedaż w III kwartale (lipiec–wrzesień), deklarację należy złożyć do 20 października.
Podatek należy zapłacić w tym samym terminie, w euro, na wskazany rachunek skarbowy.
Ewidencja VAT OSS: jakie dane musi zawierać?
Ewidencja VAT OSS to obowiązkowy rejestr, który powinien zawierać:
- Daty transakcji
- Kraj konsumenta
- Zastosowaną stawkę VAT
- Wartość netto i należny VAT
- Walutę transakcji
- Dokumenty sprzedaży (np. faktury, potwierdzenia płatności)
Dodatkowo warto uwzględnić numer zamówienia i sposób płatności, jeśli ułatwia to identyfikację sprzedaży.
Ewidencję należy przechowywać przez 10 lat, na wypadek kontroli ze strony administracji podatkowej dowolnego kraju UE.
VAT OSS: jak księgować zakup i sprzedaż?
Sprzedaż objętą procedurą VAT OSS należy księgować oddzielnie, z podziałem na kraje nabywców i odpowiednie stawki VAT. Dane te są potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji VIU-DO.
Zakupy (np. od dostawców czy podwykonawców) nie są wykazywane w OSS, ale mogą być uwzględnione w krajowym rozliczeniu VAT.
Sprawdź systemy do integracji z księgowością, które umożliwiają pełną automatyzację procesów księgowych.
Jak sprawdzić, czy kontrahent jest w VAT OSS?
Masz możliwość potwierdzenia, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT w UE, co ma znaczenie głównie przy transakcjach między firmami. Możesz to sprawdzić poprzez system VIES: unijną bazę podatników VAT.
Pamiętaj jednak, że VAT OSS dotyczy tylko B2C – sprawdzenie kontrahenta dotyczy raczej weryfikacji statusu podatnika, nie OSS.
VAT OSS a inne obowiązki sprzedawcy
Procedura OSS upraszcza rozliczenia VAT w UE, ale nie znosi wielu wymogów. Przepisy też mogą różnić się w zależności od tego, czy sprzedajesz w Polsce, czy za granicę.
VAT OSS a kasa fiskalna: czy trzeba ewidencjonować sprzedaż?
Sprzedaż zagraniczna w procedurze OSS nie musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej w Polsce. To jedna z korzyści tej procedury — brak konieczności wystawiania paragonów dla zagranicznych klientów.
Trzeba jednak pamiętać, że sprzedaż krajowa (czyli do polskich konsumentów) nadal może wymagać kasy fiskalnej, w zależności od asortymentu i sposobu płatności. OSS nie zwalnia z obowiązków dotyczących sprzedaży na rynku krajowym.
Sprawdź artykuł: Sprzedaż online a kasa fiskalna.
VAT OSS a numer EPR: co łączy te procedury?
VAT OSS i numer EPR to dwa odrębne obowiązki, ale często dotyczą tych samych e-sprzedawców działających na rynkach UE.
Różnice:
- VAT OSS reguluje rozliczanie podatku.
- Numer EPR (np. we Francji czy w Niemczech) potwierdza, że sprzedawca spełnia obowiązki związane z gospodarowaniem odpadami (opakowania, elektronika itp.).
Jednocześnie obie procedury mogą być wymagane równolegle — szczególnie przy sprzedaży przez takie platformy jak Amazon czy Allegro.
Dowiedz się więcej o numerze EPR.
Rozliczanie VAT OSS [Podsumowanie]
VAT OSS to duże ułatwienie dla sprzedawców działających w Unii Europejskiej. To ogromna oszczędność czasu i formalności — pod warunkiem, że wiesz, jak z niego korzystać.
Oto podsumowanie najważniejszych kwestii:
- W branży e-commerce rejestracja w systemie VAT OSS znacznie ułatwia rozliczenia w UE (B2C, wybrane transakcje).
- Deklaracje składa się kwartalnie, obowiązuje ewidencja transakcji.
- Alternatywą jest rejestracja VAT w każdym kraju odbiorcy.
Należy pamiętać o limicie 10 000 € rocznej sprzedaży B2C do innych krajów UE.
Base.com to skuteczne narzędzie do zarządzania sprzedażą w jednym miejscu – dedykowane zarówno dla startujących, jak i rozwijających się oraz dużych biznesów. Sprawdź, ile możesz zyskać!
VAT OSS: najczęściej zadawane pytania
OSS: co to znaczy?
OSS to skrót od One-Stop-Shop. Jest to procedura, która umożliwia rozliczanie zagranicznego VAT dla wybranych transakcji B2C z całej UE w jednym kraju, zwykle tam, gdzie firma ma siedzibę.
Dzięki temu, zamiast rejestrować się do VAT w każdym państwie UE osobno, składasz jedną wspólną deklarację kwartalną.
Limit VAT OSS: netto czy brutto?
Limit 10 000 euro w VAT OSS liczony jest netto, czyli nie obejmuje podatku VAT. Dotyczy łącznej wartości sprzedaży wysyłkowej do wszystkich krajów UE na rzecz konsumentów (B2C) w danym roku. Po jego przekroczeniu należy rozliczać VAT według stawek kraju nabywcy – np. poprzez procedurę OSS.
Co to jest ewidencja VAT OSS?
Ewidencja VAT OSS to szczegółowy rejestr wszystkich transakcji objętych procedurą OSS. Musi zawierać m.in. datę sprzedaży, kraj nabywcy, zastosowaną stawkę VAT, kwotę netto, należny podatek oraz dowód zapłaty.
Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać tę ewidencję przez 10 lat na wypadek kontroli podatkowej.
Czy odliczenie VAT z faktury OSS jest możliwe?
Nie. VAT rozliczany w ramach procedury OSS nie podlega odliczeniu w polskiej deklaracji VAT. OSS dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz konsumentów w UE, a nie zakupów.
Oznacza to, że VAT wykazany w deklaracji VIU-DO nie jest podatkiem naliczonym, który można odliczyć – to podatek należny, przekazywany do innych krajów członkowskich.
Czy rejestracja do VAT OSS jest obowiązkowa po przekroczeniu limitu?
Po przekroczeniu limitu 10 000 euro netto sprzedaży B2C do krajów UE, masz obowiązek rozliczać VAT według stawek kraju nabywcy.
Jeśli nie chcesz rejestrować się w każdym państwie osobno, uproszczeniem jest procedura VAT OSS. Rejestracja do OSS nie jest formalnie obowiązkowa, ale w praktyce to często najwygodniejsze rozwiązanie.
Kiedy trzeba zgłosić się do VAT OSS?
Do VAT OSS trzeba zgłosić się przed początkiem kwartału, w którym planujesz rozpocząć rozliczanie w procedurze OSS – czyli najpóźniej ostatniego dnia poprzedniego kwartału.
[Przykład] Jeśli chcesz korzystać z OSS od 1 października, zgłoszenie musisz złożyć do 30 września.
Informacje zawarte w tym artykule mają charakter ogólny i służą celom informacyjnym – nie stanowią indywidualnej porady prawnej ani biznesowej.
Dodatkowe źródła
Podatki.gov.pl
Punkt kompleksowej obsługi (OSS)
Czym jest procedura VAT OSS?
Zasady VAT OSS w e-commerce
Komentarze
Brak komentarzy
Dodaj komentarz