Integrações de sistemas de contabilidade online

A integração com sistemas de contabilidade online permite a transferência de faturas emitidas pela BaseLinker para um determinado sistema contábil.

 

 

 

Você pode exportar faturas a qualquer momento:

 

• automaticamente no momento da emissão,
• em massa, por exportação manual.

 

Além disso, você pode enviar estas faturas aos clientes a partir do painel BaseLinker – como um link ou anexo em um e-mail – e imprimi-las (da mesma forma que as faturas do BaseLinker). As integrações incluem apenas o envio de faturas (e no caso de integrações selecionadas – também recibos). Elas não permitem a integração total – por exemplo, listando produtos do depósito do sistema contábil. Por outro lado, algumas integrações realizam a transferência do número do SKU do produto ao software de contabilidade, que permite reduzir o inventário no software de contabilidade. Todas as integrações estão disponíveis em Integrações → Adicionar integração → Contabilidade.

 

Conexão de conta

 

Para conectar uma conta, siga estes passos:

1. No sistema BaseLinker em Integrações seção selecione o botão verde Adicionar integração.
2. Selecione o programa desejado na seção Contabilidade.
3. Sobre a seção Nova integração insira os dados necessários. Dependendo do sistema de contabilidade, a integração requer um login e senha, um login e uma chave API, ou apenas a chave API.
4. Selecione o botão “Salvar”.

 

Serviços prestados dentro da estrutura de integração

 

Uma vez que você tenha conectado a conta, lembre-se de configurá-la corretamente. Cada sistema tem suas próprias configurações individuais. Na tabela abaixo, você encontrará informações detalhadas sobre algumas integrações.

 

Nome	Recibos	Correções	Série de numeração	Pagamentos	Transferência da SKU
Fakturownia.pl	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim
Fakturowo.pl	Sim	Não	Não	Sim	Não
Firmao.pl	Sim	Não	Sim	Sim	Sim
iFirma.pl	Não	Não	Sim	Sim	Não
inFakt.pl	Não	Sim	Não	Sim	Não
wFirma.pl	Sim	Não	Sim	Sim	Sim

 

 

Em Integrações, na tabela Configurações de integração, você verá as possibilidades oferecidas pela integração. As opções disponíveis para um determinado módulo são exibidas em cinza e ativas – em verde.

 

Aparência do módulo

 

As seguintes seções são mostradas nas configurações do módulo de integração com o programa de contabilidade:

• Documentos de exportação – aqui você pode exportar faturas (e em algumas integrações também recibos) para o programa de contabilidade. O sistema também pode exportar documentos automaticamente assim que eles são criados no BaseLinker.
• Configuração – nesta seção você irá conectar sua conta e configurar a integração.
• Séries de numeração – se você usar várias séries de numeração de faturas, você pode conectá-las aqui ou escolher a opção “não enviar”.
• Tipos de pagamento – você pode atribuir um pagamento correspondente selecionado no sistema de contabilidade online para cada nome de pagamento.

 

Configuração

Cada módulo tem suas próprias configurações, mas os seguintes campos devem ser configurados para cada integração:

• Numeração – especifique se o sistema deve usar números sequenciais de faturas de seu sistema de contabilidade online ou do BaseLinker.
• Envie as faturas automaticamente – o sistema pode enviar as faturas automaticamente, assim que elas são criadas, ou em massa, quando você exporta manualmente.
• Exibir a fatura do cliente (…) em vez da fatura do BaseLinker – se você escolher a opção ‘Sim’ aqui, então a fatura do sistema de contabilidade externo:
  • estará disponível em anexos de e-mail e pela a tag [link_fatura].,
  • estará disponível no cartão de pedido e será impresso no lugar da fatura do BaseLinker
  • será encaminhada pelo BaseLinker para integrações no marketplace externo (Amazon, por exemplo) em vez da fatura do BaseLinker, se apenas a Integrações Amazon → Pedidos, pela opção Fatura – encaminhamento ativada.

 

Além disso, as seguintes seções devem ser definidas:

 

• Associação das séries de numeração (para integrações selecionadas) – se você usar várias séries de numeração de faturas, você pode associá-las adequadamente. Para cada série de numeração criada no BaseLinker, você pode especificar a série de numeração correspondente de seu programa de contabilidade online. Se você não definir a associação, as faturas serão adicionadas às séries de numeração padrão em seu programa.
• Associação do tipo de pagamento – você também pode atribuir cada tipo de pagamento que aparece em seus pedidos a um tipo de pagamento em seu programa de contabilidade.

 

Estoque e SKU

 

Ao transferir documentos para alguns programas de contabilidade, o BaseLinker pode transferir o número da SKU, permitindo que o programa de contabilidade altere as quantidades em depósito. Entretanto, não é uma integração bidirecional (não é possível, por exemplo, listar produtos do depósito de tal programa, etc.). Esta opção pode ser habilitada nas configurações do módulo. Em Integrações → Sistema de Contabilidade → Configurações, você encontrará o campo “Enviar SKU dos produtos (…)” (se disponível para aquela integração).

 

 

 

Parar após falha

 

Se você emitir e enviar faturas aos clientes usando ações automáticas, vale a pena usar a seguinte sequência:

 

• Emitir fatura – quando a ação ‘Emitir fatura’ é definida, vale a pena validar a opção ‘Parar após falha → Sim’ (no caso de uma conexão incorreta com o sistema contábil externo, a BaseLinker abortará a execução das etapas subsequentes),
• Alteração de status – na próxima etapa, mova o pedido para um status separado (por exemplo, ‘Fatura gerada corretamente’),

 

 

• Enviar e-mail – e depois criar uma segunda ação (separada) ‘Enviar e-mail’ (com uma fatura anexa gerada em um sistema externo). Esta ação deve ser acionada por uma alteração de status.

 

 

Isto assegura que os pedidos sem uma fatura gerada no sistema externo (devido a um erro de conexão) e que operam com base na fatura básica do BaseLinker permanecerão em seu status inicial.

Quais dados o BaseLinker transmite?

A BaseLinker envia para seu sistema externo de contabilidade online, entre eles:

 

Dados do cliente

Exatamente os mesmos dados vistos no cartão de pedido são transferidos para o sistema externo de contabilidade online.

 

Data de pagamento

Se a opção da data de pagamento estiver desativada nas configurações da série de numeração (em Gerenciador de pedidos → Faturas → Configurações → Data de pagamento, na seção Não exibir a data de pagamento na fatura), estiver ativa, o BaseLinker não salva tais dados e este campo é ignorado ao enviar a fatura para o sistema externo.

 

Taxa de IVA

BaseLinker deve fornecer as taxas de IVA da fatura como indicado na fatura do BaseLinker. Para maiores informações, consulte o artigo Taxa de IVA na fatura.

 

Atualização de documentos de vendas

Como regra, o sistema envia a fatura apenas uma vez. Outras alterações devem ser feitas diretamente no sistema de contabilidade externa. Em algumas integrações há a possibilidade de enviar a correção manualmente (na seção Gerenciador de pedidos → Faturas → Correções → Edição de uma determinada correção). O BaseLinker recebe faturas diretamente da API de um determinado sistema contábil, portanto quaisquer alterações feitas no sistema externo também devem ser visíveis em faturas e links para impressão.