Usar uma planilha de controle de estoque e-commerce não é vantajoso se comparado ao hub para integração, pois não oferece os mesmos recursos e possui mais chances de falhar. Como todo o processo de preenchimento das informações é feito manualmente, os colaboradores podem levar mais tempo para concluir as tarefas e ainda correr o risco de refazê-las, caso apresentem erros.
Quando falamos de um estoque, precisamos contemplar a importância da automatização para que processos repetitivos sejam evitados. Pense, inclusive, no tempo que levaria para reprecificar centenas de produtos, além de ser um procedimento muito demorado. Isto faria o time se sentir cansado rapidamente, fora a possibilidade de cometerem mais erros sem querer pelo esgotamento.
O que a planilha faz – e onde ela trava?
A planilha faz o controle manual de todas as entradas, saídas, valores, baixas e altas em produtos, o que a torna adequada para operações que começaram recentemente. Ela trava por não conseguir realizar atualizações em tempo real, tampouco fornecer a conferência de dados constante, o que pode elevar as chances de retrabalhos. Entenda outros pontos:
- Limitações na gestão de um amplo volume de informações e dados: apesar de ser boa para fazer alguns cálculos básicos, a planilha pode ficar muito lenta se possuir diversos recursos, ou colunas longas e cheias de linhas;
- Perda de controle: é simples cometer erros nas planilhas, pior ainda é não ter um sistema que faça a depuração dos dados. Isto impede que a verificação e adequação das falhas aconteçam;
- Problemas de versões: planilhas passam por correções constantemente, o que faz o arquivo obter novas versões. Fora não ser possível que diferentes pessoas façam a edição ao mesmo tempo, o que pode causar divergências informacionais.
O uso da planilha controle de estoque e-commerce não é a mais indicada porque erros humanos são mais suscetíveis, o que pode ficar ainda pior conforme as operações escalam. Atrasos nos processamentos e entregas das encomendas aos clientes são aspectos prejudiciais, que podem também fazer a empresa conquistar uma imagem negativa no mercado.
Principais erros ao usar planilha de estoque
Dados corrompidos, incorretos, desatualizados, falta de relatórios completos para fazer análise e inexistência de registros de produtos. Atuar com planilha de controle de estoque de e-commerce é prejudicial, pois as informações de quantidades de produtos podem estar erradas, além de:
- Falta de atualização em tempo real;
- Erros humanos de digitação ou fórmulas;
- Controle manual de múltiplos canais confunde as quantidades;
- Difícil escalabilidade em volume de SKUs.
Prever com precisão a quantidade de produtos necessários para o estoque pode ser uma tarefa quase impossível, ou levar muito tempo para ser concluída. Decisões incorretas podem gerar gastos na empresa e atrapalhar as vendas, fora a impossibilidade de encontrar tendências e avaliar quais são as mercadorias de alta procura.
O que é um hub de integração e como supera a planilha?
Hub é uma plataforma que realiza a integração com e-commerces, loja física, ERP, transportadoras e marketplaces. Ele supera a planilha em operações que foquem em escalabilidade, porque consegue emitir NFs e etiquetas, fornecer dados estruturados de cada negócio e enviar alerta para quando os produtos ficarem com uma quantidade inferior ao indicado no sistema. Outros aspectos importantes incluem:
- Atualiza estoque automaticamente em todos os canais;
- Gera pedidos, NF e etiqueta sem digitação;
- Dá visibilidade via dashboards unificados;
- Auxilia no desenvolvimento de projetos;
- Suporta operação multicanal em tempo real.
Apostar em uma planilha de controle de estoque e-commerce é mais adequado para lojas de pequeno porte, que iniciaram as atividades há pouco e precisam de um recurso para organizar as informações da loja. Conforme aconteça a expansão, a alteração desta opção para o hub é mais indicada, pois evitará problemas de atrasos na entrega dos pedidos de clientes e proporcionará uma experiência positiva.
Todas as atividades feitas na planilha de controle de estoque e-commerce precisam de muito cuidado e atenção para que falhas de digitação não aconteçam. No entanto, é extremamente comum que a equipe, acidentalmente, coloque números e nomes incorretos ou esqueça de fazer a atualização diária. Isso pode ser causado pelo cansaço e o excesso de tarefas também.
Comparativo: Planilha vs Hub de Integração
Um estoque atualizado em questão de segundos é extremamente benéfico porque previne a necessidade de você ou o seu time fazê-lo. Com constância no Excel, por exemplo, erros humanos podem acontecer, enquanto com o hub, este é um problema que se tornará muito raro. Observe o comparativo de planilha controle de estoque e-commerce contra uma plataforma de integração:
| Criterio: | Planilha manual: | Hub de Integração: |
| Atualização de estoque: | Manual intensivo; | Automática e instantânea; |
| Erro humano: | Frequente; | Muito raro; |
| Multicanalidade: | Não suportado; | Totalmente integrado; |
| Emissão de pedido/NF: | Manual passo a passo; | Automatizada; |
| Escalabilidade: | Baixa. | Alta. |
Emitir 1 nota fiscal eletrônica e física, normalmente, leva um tempo para ser concluído, mas já imaginou fazer o mesmo processo mais de 100 vezes? É cansativo, desperdiça tempo, irregularidades podem acontecer e o envio dos pedidos de clientes pode levar dias ao invés de horas para ser enviado.
Como migrar da planilha para o hub?
Defina o hub mais adequado e compatível com o que precisa, avalie se possui integrações com diferentes opções de lojas digitais e comece a migração com cautela. É preciso preparar a planilha e assegurar que se encontre no formato CSV, que toda a estrutura esteja consistente e os dados organizados. Dessa forma, é preciso fazer o seguinte:
- Mapeie rotinas manuais diárias;
- Configure a sincronização automática de estoque;
- Faça testes com SKUs mais vendidos;
- Fazer a importação dos arquivos CSV ou XLSX;
- Estabeleça o dashboard da sua operação e treine a equipe.
Como a planilha controle de estoque e-commerce deixará de ser usada, é crucial treinar adequadamente os colaboradores quanto ao uso do hub e às respectivas funcionalidades. Por mais que a plataforma seja de fácil navegabilidade, é importante fornecer orientações, acompanhar de perto os processos e verificar se falhas foram cometidas para corrigi-las e evitar que aconteçam novamente.
Quais benefícios você terá com o hub?
Organização e centralização de dados, mais facilidade para obter relatórios e checar as informações que precisar em instantes. Atendimento ao cliente mais eficiente e personalizado, processamento de pedidos com agilidade e acompanhamento dos envios em tempo real para evitar atrasos são os benefícios proporcionados. Compreenda como o hub da Base pode ser o ideal ao que precisa:
- Tempo recuperado para atuação estratégica da empresa no mercado;
- Eliminação de erros de estoque e vendas duplicadas;
- Visão unificada de estoque, pedidos e performance;
- Segurança na gestão de dados;
- Mitigação de retrabalhos;
- Economia de tempo;
- Praticidade para acompanhar as informações que precisa com agilidade;
- Facilidade de monitorar os anúncios em cada um dos canais em um dashboard centralizado;
- Escala sem esforço manual, suportando crescimento.
Inicialmente, a planilha controle de estoque e-commerce realmente é muito eficiente, mas quando pensamos no multicanal, ela deixa de ser suficiente. Com um bom hub, você terá automação, escalabilidade, controle e visibilidade de todas as atividades internas, o que te permitirá elevar as vendas sem dores de cabeça.
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Planilha funciona para estoque do e‑commerce?
É boa no início. Com o passar do tempo, começa a apresentar falhas, fará a equipe realizar os mesmos trabalhos novamente e impede que as expansões aconteçam da maneira ideal.
O hub substitui a planilha?
Sim, pois faz a automação das entradas, saídas e solicitações dos pedidos. Os seus canais são controlados com muita praticidade com a ajuda do hub, o que evita a necessidade de esse mesmo procedimento ser feito por sua equipe.
Como iniciar a migração?
Comece gradualmente, ao identificar falhas e prossiga com a escolha do hub adequado para os seus canais. Faça testes com os principais SKUs e prossiga para a implementação completa em sua loja.
