Pokud právě začínáte s e-commerce podnikáním, možná používáte Excel ke správě zásob. Na první pohled to může dávat smysl, ale jakmile firma začne růst, brzy narazíte na jeho limity. Excel jednoduše není navržen pro efektivní správu zásob ve větším měřítku – obzvlášť pokud prodáváte napříč multichannel prostředím.
Ačkoliv se mohou bezplatné šablony v Excelu zdát jako úsporné řešení, špatné sledování zásob Vás může stát mnohem víc – čas, peníze i zákazníky. Aby Vaše podnikání rostlo bez zbytečných překážek, vyplatí se investovat do specializovaného nástroje, který Vám poskytne přehled, automatizaci a kontrolu nad celým skladovým hospodářstvím.
Co je multichannel správa zásob?
Multichannel správa zásob je proces sledování, řízení a optimalizace zásob napříč různými prodejními kanály. E-commerce firmy často spravují skladové zásoby nejen na vlastním e-shopu, ale i na marketplaces či u velkoobchodních partnerů.
Efektivní multichannel správa zásob zajišťuje přehled v reálném čase, zjednodušuje vyřizování objednávek a minimalizuje rizika, jako jsou výpadky zásob nebo jejich nadměrné hromadění. I když jsou produkty skladovány na různých místech, multichannel systém poskytuje jednotný a komplexní přehled.
Proč je Excel pro správu zásob nedostatečný?
Excel spatřil světlo světa v roce 1985 s cílem nabídnout snadno přístupné rozhraní pro výpočty, matematické funkce a organizaci dat. Od roku 1988 je součástí sady Microsoft Office a stal se klíčovým nástrojem pro miliony firem po celém světě.
Je bez debat, že Excel byl dlouhá léta užitečný. Problém je ale v tom, že nikdy nebyl navržen jako systém pro správu zásob.
Ano, existují způsoby, jak v Excelu evidovat sklad, a pro malé firmy může být dobrým startem. Jakmile ale firma začne růst, rychle narazí na jeho limity. Excel jednoduše není dostatečně robustní pro multichannel e-commerce – chybí mu efektivita, flexibilita a automatizace potřebná pro škálování podnikání.
Největší problémy Excelu při multichannel správě zásob:
Vytváření je pomalé a zdlouhavé
Nastavení a přizpůsobení tabulky pro správu zásob v Excelu je složitý a časově náročný proces. Nejenže zpomaluje chod firmy, ale vyžaduje i pečlivou pozornost k detailům – což znamená, že to nezvládne jen tak někdo.
Excel byl kdysi považován za intuitivní nástroj, dnes však existují celé kurzy, jak ho správně používat. Pokud chcete efektivně spravovat zásoby, budete muset buď najmout profesionála, nebo se sami stát expertem na vzorce, makra a složité tabulky.
Excel není škálovatelný
Jakmile Vaše firma roste, Excel se rychle stává nepraktickým a těžkopádným.
Čím více produktů a prodejních kanálů spravujete, tím složitější a méně přehlednější se tabulky stávají. Data se rozrůstají do stovek sloupců a tisíců buněk, což komplikuje navigaci a prodlužuje dobu aktualizace.
Omezená automatizace
Excel sice nabízí některé možnosti automatizace, například Microsoft Copilot, ale ve srovnání se specializovanými systémy správy zásob je to stále jen základní řešení.
- Excel Vás nutí k ručnímu zadávání dat, což je zdlouhavé a náchylné k chybám.
- Nedostatečná integrace s klíčovými nástroji (POS systémy, marketplace platformy, účetní software).
- Chybí synchronizace skladových dat v reálném čase – což znamená, že snadno dojde k přeprodeji nebo vyprodání zásob.
Vysoké riziko lidských chyb
Ruční zadávání dat není jen zdlouhavé, ale i rizikové. Ani ti nejzkušenější zaměstnanci nejsou neomylní – a jakmile se nepřesnosti dostanou do Vaší inventární tabulky, mohou způsobit vážné problémy.
Chyby mohou znamenat:
- Nesprávné údaje o skladových zásobách
- Zpožděné expedice
- Špatná rozhodnutí ohledně objednávek a řízení zásob
Chybí inteligence i rychlé vyhledávání
Vyhledávací funkce Excelu není efektivní při práci s velkými objemy dat. V multichannel podnikání se zásoby neustále mění, a pokud není možné rychle najít klíčové informace, ztrácíte drahocenný čas.
- Excel nenabízí pokročilé analytické nástroje pro správu zásob.
- Chybí možnosti hlubšího vyhodnocení dat, predikce poptávky nebo analýzy výkonnosti.
Co potřebujete od softwaru pro správu zásob?
Excel možná bývá první volbou pro sledování zásob, ale jakmile Vaše firma roste, jeho limity se stávají překážkou. Dnes existuje široká škála specializovaných inventárních systémů, které nabízejí mnohem pokročilejší funkce, než jaké kdy Excel poskytne.
Na co se tedy zaměřit při výběru alternativy?
Sledování zásob v reálném čase
Viditelnost zásob v reálném čase je klíčová pro maximalizaci zisků nejen během hlavní sezóny a efektivní řízení skladových rizik. Poslední věc, kterou chcete, je ručně aktualizovat tabulky a kvůli zpoždění přijít o prodej – nebo ještě hůř, přeprodat produkt, který už na skladě není.
Představte si, že zákazník právě koupí poslední kus produktu na Amazonu. O pár minut později si ale tu samou položku objedná další zákazník na Walmart Plus, protože Vaše data o zásobách zrovna nebyla včas aktualizována.
Díky automatické synchronizaci skladových dat se podobným situacím snadno vyhnete. Pokročilé systémy správy zásob dokážou okamžitě aktualizovat dostupnost produktů napříč všemi prodejními kanály a automaticky skrývat položky, které jsou vyprodané.
Automatická aktualizace zásob
Váš inventární software by se neměl pouze pravidelně aktualizovat, aby poskytoval přesná data o skladových zásobách, ale měl by také umožňovat automatická pravidla, která Vám usnadní správu opakujících se úkolů.
Díky automatickým pravidlům správy zásob můžete jednoduše nastavovat a monitorovat úrovně zásob napříč všemi prodejními kanály, aby byly Vaše produktové záznamy vždy aktuální.
Vytvoření pocitu urgence – pokud máte na skladě jen pár kusů, můžete automaticky přidat banner „Skladem zbývají pouze 3!“, čímž zvýšíte konverze.
Dynamické cenové úpravy – jakmile začne zásoba docházet, může systém automaticky zvýšit cenu, abyste maximalizovali zisky.
S těmito funkcemi nemusíte ručně kontrolovat a měnit každou položku zvlášť. Automatizace ušetří čas, sníží chybovost a pomůže Vám efektivněji řídit prodeje.
Excel Vám sice pomůže s tvorbou tabulek nebo grafů, ale nedokáže zajistit okamžitou synchronizaci zásob napříč všemi kanály – a to je pro efektivní správu multichannel podnikání klíčové.
Přístupnost napříč sklady, zařízeními a uživateli
Bez ohledu na to, jak robustní je Váš systém řízení zásob, nebude k ničemu, pokud k němu nebudete mít rychlý a snadný přístup odkudkoli. Nejlepší inventory management software zajišťuje aktualizovaná data v reálném čase, dostupná pro více uživatelů, obvykle prostřednictvím cloudu.
Jakmile Vaše firma roste, Váš systém správy zásob musí růst s Vámi. To znamená podporu více uživatelů, více skladů a rostoucího množství produktových dat. Pokud se teprve rozjíždíte, může být základní alternativa Excelu dostačující – ale jen pokud umožňuje snadný upgrade ve chvíli, kdy začnete škálovat.
Pokročilá prognóza prodeje
Správný software pro správu zásob nejen sleduje aktuální stav zásob, ale také predikuje vývoj poptávky. Pokročilá analýza dat pomůže identifikovat vzorce vyprodání zásob, produkty s nízkou výkonností a optimalizovat procesy objednávek.
Ty nejlepší systémy jdou ještě dál – umožňují automatickou analýzu a generování reportů, které Vám pomohou identifikovat sezónní trendy a zajistit, že budete mít dostatečné zásoby pro pokrytí poptávky bez zbytečných přebytků.
Integrace s prodejními kanály
Možná to zní jako samozřejmost, ale ne každý systém řízení zásob se dokáže efektivně propojit s Vašimi e-commerce kanály.
Pokud chcete, aby Vám správa zásob šetřila čas a peníze, potřebujete řešení, které se bezproblémově integruje s marketplace platformami, e-shopovými systémy, účetními nástroji a logistickými partnery.
Vyberte si platformu, která již podporuje stovky marketplace integrací, aby bylo sledování prodejů co nejjednodušší a řízení zásob co nejefektivnější.
Chytré řízení skladu
Funkce jako skenování čárových kódů, sledování šarží nebo automatizované příjemky a výdejky mohou výrazně zvýšit efektivitu skladu.
Moderní systémy umožňují mobilní aktualizace v reálném čase, což minimalizuje chyby a zrychluje práci ve skladech s vysokým objemem objednávek.
Jaké jsou alternativy Excelu pro správu zásob?
Excel může být dobrým nástrojem pro ukládání dat a vytváření grafů, ale jakmile přejdete na multichannel e-commerce, jeho limity se stávají překážkou. Microsoft Excel nemá intuitivní rozhraní pro efektivní řízení zásob a jeho možnosti škálování jsou omezené.
Pokud hledáte lepší řešení, tady jsou hlavní alternativy:
Tabulky Google
Mohou se zdát jako ideální náhrada Excelu – nabízejí alespoň bezplatnou verzi a skvělou spolupráci v reálném čase. Problém? Stále přinášejí stejné limity jako Excel.
Tabulky Google nejsou však navrženy pro velké objemy inventárních dat, které přicházejí s multichannel e-commerce. Omezené možnosti automatizace a správy zásob znamenají, že nebudou dlouhodobě udržitelné pro škálující se podnik.
Software pro správu zásob
Online najdete desítky šablon pro sledování zásob, ale většina z nich neřeší skutečné potřeby e-commerce firem.
Efektivní inventory management software by měl:
- Automatizovat správu zásob napříč všemi kanály
- Zvládat integrace s prodejními platformami, účetními systémy a logistikou
- Nabídnout prediktivní analytiku a inteligentní reporting
Pokud software tyto funkce nenabízí, stále se budete potýkat se stejnými problémy jako v Excelu.
Base.com: Efektivní multichannel správa zásob
Pokud jste e-commerce prodejce, který pracuje s více prodejními kanály, je multichannel inventory management naprostou nutností. Správné řízení zásob může znamenat rozdíl mezi překročením prodejních cílů a jejich úplným neplněním.
Base.com nabízí kompletní sadu nástrojů pro vícekanálové řízení zásob
- Plně integrované řešení pro správu objednávek, dopravy, produktů a marketplaces
- Možnost 14denní bezplatné zkušební verze, takže si můžete vše vyzkoušet bez závazků
Vyzkoušejte base.com a posuňte řízení zásob na novou úroveň!
