Existují tři hlavní platební metody: online platba, bankovní převod a dobírka. Online platba je automaticky zaznamenána – objednávka je označena jako zaplacená a tato informace je následně importována do systému Base. U bankovních převodů nebo dobírek musí prodejce platbu zaznamenat ručně.
Toto řešení nabízí:
- úsporu času. Ruční účtování převodů může být extrémně časově náročné. Někteří prodejci musí analyzovat každý vklad na účet zvlášť a přiřadit ho ke konkrétním systémovým objednávkám, a při zvýšeném obratu – vytvářet samostatné účty a přidělovat nové zaměstnance k jejich správě.
- dodatečnou kontrolu skutečných vkladů na účet. Import převodů a dobírek pomáhá odhalit potenciální chyby přepravce.
Formát importu
Pro import převodů a dobírek můžete vytvořit vlastní formát importu. Každý definovaný formát lze kopírovat, upravovat a mazat.
Pro vytvoření nového formátu klikněte na +Přidat formát a vyplňte následující údaje:
- Název importu – libovolný název zobrazený v panelu
- Popis
- Oddělovač sloupců
- Sloupec – Číslo faktury – čísla sloupců obsahující číslo faktury (oddělená čárkami)
- Shoda podle:
- Číslo objednávky – číslo objednávky v Base
- Číslo objednávky obchodu
- Číslo transakce
- Sloupec – Částka – číslo sloupce obsahující částku převodu
Další možnosti po výběru Zobrazit rozšířené možnosti importu:
- Sloupec – Sledovací číslo – číslo sloupce obsahující číslo zásilky
- Vynechat řádky
- Začátek ořezávání názvu
- Cena se vrací
Formát souboru
Požadavky pro správné načtení souboru:
- musí obsahovat číslo objednávky z Base/obchodu/číslo transakce. Čísla nabídek z tržiště nebudou rozpoznána, protože jednoznačně neidentifikují objednávku.
- číslo objednávky obchodu musí mít alespoň 4 číslice. To umožňuje systému ignorovat náhodná čísla v názvech, která nejsou čísly objednávek. Někdy může být potřeba upravit číslování objednávek, například přidáním 1000 ke každému číslu. Například číslo 340 by se stalo 1340, které pak systém může správně identifikovat.
- pro import převodů je podporován pouze formát CSV. Pokud je soubor ve formátu XLS, převeďte jej do CSV v MS Excel pomocí Uložit jako a vyberte CSV (oddělené čárkami). Soubor by měl zůstat ve formátu, v jakém byl přijat od přepravce.
Import převodů
Pokud klient platí tradičním převodem, musí do čísla faktury uvést specifické číslo pro spárování (číslo objednávky Base, číslo objednávky obchodu nebo ID transakce). Můžete vytvořit automatickou akci informující klienta emailem o požadovaném čísle faktury. To zajistí, že se číslo objeví v souboru seznamu převodů, což umožní automatické označení platby objednávky.
Pro provedení importu přejděte do Objednávky → Import převodů a postupujte podle těchto kroků:
- Vyberte Banka (předem vytvořený formát importu).
- Importujte soubor seznamu převodů (zajistěte formát CSV).
- Při úspěšném importu Base automaticky změní stav platby pro vybrané objednávky na Zaplaceno.
- Správně detekovaná platba nastaví hodnotu objednávky podle importované částky.
- Po označení jako zaplacené již další importy plateb nezmění stav.
- Neshodující se částka zobrazí varování.
- Pro nesrovnalosti v platbách je nutné ruční označení.
- Import nesčítá více plateb; používá poslední importovanou hodnotu.
- Archivované objednávky nejsou během importu rozpoznány.
Import dobírky
Pro dobírku musí být číslo objednávky (z Base, obchodu nebo ID transakce) umístěno na přepravním štítku. To vyžaduje odpovídající konfiguraci specifického pluginu přepravce.
Nastavení pluginu se liší podle přepravce. Číslo objednávky lze umístit do polí jako:
- referenční číslo
- MPK číslo
- poznámky k balíku
Příklad: pro InPost nastavte číslo objednávky v nastavení integrace → Výchozí nastavení zásilky a tiskových výstupů → Popis obsahu → Číslo objednávky.
Výjimka Poczta Polska:
- posílá každou dobírku přes samostatný převod
- číslo faktury obsahuje číslo zásilky
- objednávky jsou rozpoznány podle čísla zásilky
- číslo zásilky musí být odděleno mezerou od ostatních informací