Vratky

Systém Vratek byl navržen tak, aby poskytoval vysokou flexibilitu, jako vždy. Aplikuje se v různých případech:

Vratky (když zákazník vrací část nebo celou objednávku)
Reklamace/výměny (když zákazník vrací zboží a prodejce posílá jinou
položku)
Opravy (když zákazník vrací položku, ta je zpracována a odeslána
zpět zákazníkovi).

Seznam vratek

Když přejdete do Objednávky ➝ Vratky, uvidíte seznam vratek. Je podobný seznamu objednávek.

V seznamu vratek uvidíte všechny vratky vytvořené v systému. Můžete filtrovat vratky podle jejich specifického stavu.

Pro každou vratku najdete informace jako:

Číslo a referenční číslo (pokud existuje)
Jméno a příjmení kupujícího/vracejícího
Zdroj objednávky, ke které se vratka vztahuje
Položky
Vrácená částka
Stav
Datum vystavení
Datum přechodu do aktuálního stavu

Ze seznamu vratek můžete provádět hromadné akce, jako je změna stavů vratek a vytváření štítků pro ně. Můžete také provádět akce jako:

osobní události
systémové akce (Nastavit platbu, Odstranit vratky a pro objednávky z Allegro: Vrácení provize Allegro, Vrácení platby Allegro).

Můžete filtrovat a řadit seznam vratek. Pomocí fialového tlačítka Vytvořit vratku můžete přidat novou vratku.

Karta vratky

Karta vratky je podobná kartě objednávky. Obsahuje také některé informace o objednávce související s vratkou (zásilky, zprávy, prodejní dokumenty, historie automatických akcí objednávky).

Seznam produktů

V první části karty vratky, pod jejím číslem, jménem a příjmením kupujícího a datem vystavení vratky, najdete seznam produktů.

Seznam produktů, kromě základních údajů o produktu, které najdete na kartě objednávky, obsahuje také důvod vrácení, poznámky, stav a sklad, do kterého bude produkt vrácen.

Nastavení stavu položky vratky automaticky změní sklad na ten, který je přiřazen k tomuto stavu.

Je důležité pamatovat, že sklad musí být spojen s katalogem, ze kterého produkt pochází.

Důvod vrácení můžete nastavit během úpravy produktu. Na stejném místě můžete také změnit množství vrácených položek.

Informace o vrácení zboží

Pod seznamem produktů najdete základní informace o vrácení, jako je stav platby, zdroj objednávky, kupující, stav vratky a číslo objednávky, ke které se vratka vztahuje (pokud je k dispozici).

Uvidíte zde také prodejní dokumenty a můžete vystavit opravnou fakturu / dobropis.

V pravém dolním rohu můžete vidět informace o zpracování vratky:

Nepotvrzeno – vratka čeká na přijetí od prodejce (Přijmout nebo Zrušit).
Přijato (čeká se na naskladnění) – vratka byla přijata (Přijmout) prodejcem, čeká se na zásilku s vratkou.
Dokončeno (obnovené zásoby) – vratka byla přijata a pozitivně posouzena (Dokončit), úrovně zásob byly obnoveny.
Odmítnuto/zrušeno – vratka byla odmítnuta (Zrušit), produkty nebudou vráceny do skladu.

V případě opravy produktu nebo výměny můžete použít tlačítko Odeslání zboží zpět. Tato možnost vytvoří novou objednávku s údaji zákazníka z vratky a zdrojem nastaveným jako Výměna při vrácení.

Zásilky

Vratka obsahuje přepravní číslo (číslo balíčku) z objednávky, ke které se vratka vztahuje.

Můžete také vytvořit zásilku pro vratku stejným způsobem jako pro objednávku.

Chcete-li se dozvědět více o vytváření zásilek, můžete se podívat na článek Jak vytvořit štítek.

V případě zpracování vratek z externího zdroje (jako např. Allegro) jsou přepravní čísla také načtena.

Dodatečné informace

V případě vratky získané z marketplace najdete v sekci Dodatečné informace, podobně jako u objednávky, číslo transakce související s vratkou a další údaje získané z platformy (způsob dopravy, platby, zda byla objednávka SMART v případě Allegro atd.).

Historie vrácených plateb obsahuje informace o ručně nastavených vrácených platbách.
Historie stavu vrácení obsahuje informace o stavu celé vratky.
Historie změn návratnosti, kde naleznete změny ve stavech položek vratky.
Historie automatických akcí objednávky zahrnuje jak akce provedené pro vratku, tak historii automatických akcí provedených pro objednávku.

Výměna zpráv

Pokud je vratka spojena se zákazníkem a/nebo objednávkou, v sekci Výměna zpráv můžete poslat zprávu vracející straně stejným způsobem jako z karty objednávky.

Tato sekce bude také obsahovat historii zpráv a komentáře související s přidruženou objednávkou.

Nastavení vratek

Nastavení vratek najdete v sekci Objednávky ➝ Nastavení ➝ Vratky.

Stavové skupiny

Můžete přiřadit stavy vratek, stejně jako stavy objednávek, k příslušným skupinám, abyste je mohli efektivněji spravovat.

Skupinu stavů můžete vytvořit v sekci Objednávky ➝ Nastavení ➝ Vratky ➝ Stavové skupiny ➝ Nová skupina stavů.

V nastavení vratek můžete také odstranit dříve vytvořenou skupinu a změnit její název.

Stavy vratek

Nový stav vratky můžete přidat v sekci Objednávky ➝ Nastavení ➝ Vratky ➝ Stavy vratek ➝ Nový stav vratek.

Každý stav může mít svou vlastní barvu, název a může být přiřazen k vybrané skupině.

Tyto detaily můžete u existujícího stavu upravit z jeho možností úprav.

Stavy položek ve vratkách

V sekci Objednávky ➝ Nastavení ➝ Vratky ➝ Stavy položek ve vratkách můžete přidávat a spravovat stavy vratek pro jednotlivé položky v rámci vratky.

Každý stav má svou vlastní barvu, název a je přiřazen ke skladu, do kterého by položka měla být vrácena.

Pokud zvolíte sklad, který není k dispozici pro inventář, ze kterého produkt pochází, bude vrácen do výchozího skladu tohoto inventáře.

Pro již vytvořené stavy můžete tyto informace kdykoli upravit.

Informace o přiřazení skladu k inventáři najdete v článku Sklad (lokalizace a sklad).

Důvody vrácení

V sekci Objednávky ➝ Nastavení ➝ Vratky ➝ Důvody vrácení můžete přidávat a upravovat důvody pro vrácení dostupné v systému, na základě kterých kupující vrátil konkrétní produkt.

Každý důvod by měl mít své vlastní jméno a typ:

Vrácení peněz
Náhrada
Oprava

Důvod vrácení můžete vybrat na kartě vratky v procesu úpravy položky.

Formuláře vratek

V sekci Objednávky ➝ Nastavení ➝ Vratky ➝ Formuláře vratek můžete vytvářet a konfigurovat stránky pro podávání vratky pro zákazníky. Tady také najdete odkazy na jednotlivé formuláře.

Odkaz dostupný v této sekci pro každý z formulářů je univerzální. Když kupující přistoupí k takovému odkazu, musí se přihlásit ke své objednávce uvedením:

svého e-mailu nebo PSČ
čísla objednávky

Odkaz na stránku vratky můžete sdílet s kupujícím, například v e-mailové zprávě pomocí příslušné značky. Ve výchozím nastavení je to [return_link]. Pokud jste vytvořili více formulářů vratky, příslušné značky jsou k dispozici v jejich seznamu v nastavení vratek. Odkaz nahrazený na místě značky přesměruje přímo na formulář vratky a nevyžaduje přihlášení.

Během vytváření/úpravy formuláře vratky je potřeba nakonfigurovat:

Pomocné jméno
Zdroje objednávek – vyberte, pro které zdroje objednávek má být formulář dostupný.
Čas k vrácení – počet dní, po které bude formulář přístupný (od data objednávky).
Jazyk stránky vratky
Výrobky vyloučené z vrácení – určete produkty, které nejsou způsobilé k vrácení, a nebudou dostupné ve formuláři vratky.
Záhlaví – text nebo obrázek
Odkaz na často kladené dotazy – poskytněte odkaz na vaše FAQ o vratkách.
Odkaz v případě, že není uvedeno ID objednávky – stránka, na kterou bude uživatel přesměrován, pokud klikne na Nemáte číslo objednávky? na přihlašovací stránce formuláře vratky.
Odkaz na tlačítko „Připraveno“ – stránka, na kterou by měl být zákazník přesměrován po kliknutí na Připraveno při podávání vratky.
Stav přepravy – vyberte, zda může být vratka nahlášena v jakékoli fázi plnění objednávky nebo pouze pro objednávky s již vygenerovaným přepravním štítkem.
Vyžadovat potvrzení prodávajícího
Návratový štítek — vyberte, zda má být návratový štítek k dispozici ke stažení (pokud je vygenerován) nebo zobrazit návratové instrukce (vlastní text).
Formát souboru / Instrukce k vrácení — v závislosti na možnosti zvolené výše můžete vybrat formát štítku ke stažení nebo zadat svůj vlastní text jako instrukce k vrácení.

Vytvoření vratky

Vratku můžete vytvořit z karty objednávky nebo ze seznamu vratek.

Chcete-li vytvořit vratku pro objednávku obsahující produkty z obchodu, objednávka musí být dříve přidána do obchodu. Objednávka by také měla být potvrzena a vyřízena.

Vytvoření vratky z karty objednávky

Na kartě objednávky v sekci Informace o objednávce vyberte Akce ➝ Vytvořit vratku.

Zobrazí se okno Odeslání zboží zpět, kde byste měli potvrdit svůj záměr vytvořit vratku. Můžete také zvolit, zda zahrnout náklady na dopravu do vratky.

Vytvoření vratky zablokuje možnost upravit množství položek produktů v této objednávce.

Další okno je Položky původní objednávky, kde můžete vybrat, které produkty by měly být zahrnuty do vratky.

Vytvoření vratky ze seznamu vratek

Novou vratku můžete také přidat v sekci Objednávky ➝ Vratky ➝ Vytvořit vratku.

Vratku můžete vytvořit třemi způsoby:

Samostatná vratka
Pro dostupnou objednávku
Vratka související se zákazníkem

V případě vytvoření vratky, která není spojena s konkrétní objednávkou, můžete do vratky přidat jakékoli produkty. Takové vratky nebudou mít sekce Zásilky a Výměna zpráv.

Automatické akce

Automatické akce v systému souvisejí s objednávkami. Proto, aby byla automatizace správně provedena pro vratku, musí být spojena s objednávkou.

O vytváření automatických akcí si můžete přečíst v článku Automatické akce.

V současné době je v systému k dispozici 7 událostí souvisejících s vratkou:

Pro objednávku byla vytvořena vratka
Změna stavu vratky – jako podmínku můžete zvolit stav, po kterém by měla být spuštěna automatizace.
Vratka přijata
Vratka dokončena
Vratka zamítnuta
Platba za objednávku byla vrácena
Neplatná platba za objednávku byla vrácena

Akce přímo související s vratkami zahrnují:

Vytvořit vratku – pro objednávky, které splňují vybrané podmínky, bude vytvořena vratka obsahující všechny položky objednávky.
Změna stavu vrácení – měli byste zvolit stav, který automatizace nastaví.
Upravit vratku – vyberte pole, které chcete změnit ve vratce a určete jeho hodnotu.
Přijmout vratku
Dokončit vratku
Zrušit vratku
Vrácení provize za Allegro (pro položky vratky)
Vrácení platby Allegro (pro položky vratky)

Na základě údajů z vratky můžete také automaticky vytvářet opravné faktury. Příklad automatické akce pro vratky máme uvedeno v článku Vratky – příklady automatických akcí.

Allegro vratky

V nastavení integrace Allegro (Integrace ➝ Allegro ➝ Vratky) můžete povolit načítání vratek do systému. Můžete zvolit časový rozsah a určit, jak daleko do minulosti načítat vratky.

V této sekci můžete také mapovat stavy vratek Allegro na stavy dostupné v systému.

Vratka načtená z Allegro má systémové číslo a také referenční číslo z Allegro (referenční číslo).

Vratky z Allegro jsou automaticky přijaty, ale máte možnost je odmítnout.

Můžete také přímo zpracovávat vrácení plateb pro transakce na Allegro a požádat o vrácení provizí za objednávky přímo z Base. Můžete to udělat ze seznamu objednávek nebo seznamu vratek výběrem příslušné akce. Můžete také použít dříve zmíněné automatické akce pro tento účel, příklady takových automatických akcí máme uvedeno v článku Allegro – vratky.

Číslo zásilky vratky je načteno z Allegro a lze jej nalézt v sekci Zásilky.