Większość czynności administracyjnych związanych z nadawaniem przesyłek sprzedawca może wykonać bezpośrednio w systemie Base.com. W tym celu należy jedynie włączyć i odpowiednio skonfigurować połączenie z kontem wybranego przewoźnika.
Base.com posiada wyjątkowo bogatą bibliotekę integracji z kurierami i brokerami. Aktualnie w systemie znajduje się niemal 300 integracji kurierskich! Liczba ta ciągle rośnie, a na życzenie klientów podłączamy kolejne.
Większość dostępnych w systemie Base.com integracji kurierskich umożliwia:
- nadawanie paczek – pojedynczo, masowo z poziomu listy zamówień oraz przy wykorzystaniu automatycznych akcji;
- drukowanie etykiet przewozowych;
- generowanie książki nadawczej i protokołu przekazania;
- automatyczne przekazywanie numeru nadania do Allegro, eBay, Amazon i innych platform marketplace, a także do sklepu internetowego;
- przesyłanie do klienta numeru nadawczego wraz z linkiem do śledzenia przesyłki;
- wyświetlanie informacji o statusie przesyłki bezpośrednio na karcie zamówienia.
Base.com łączy się z systemem danego kuriera lub brokera przez API, czyli interfejs umożliwiający komunikację między systemami. Ze względu na różnorodność systemów kurierskich, integracje w Base.com mogą różnić się funkcjonalnościami.
Podłączenie konta kuriera lub brokera
Aby podłączyć konto przewoźnika, wykonaj następujące kroki:
- W panelu Base.com przejdź do działu Integracje i wybierz zielony przycisk +Dodaj integrację.
- W sekcji Kurierzy wybierz właściwego przewoźnika.
- Na ekranie Ustawienia integracji wprowadź wymagane dane (najczęściej nazwę konta oraz dane API). Sugerujemy przejście przez wszystkie zakładki ustawień i wypełnienie wszystkich potrzebnych informacji.
- Wybierz przycisk Zapisz.
Gotowe – moduł kuriera widoczny będzie na liście Twoich integracji.
Konfiguracja konta nadawczego
W przypadku większości integracji zostaniesz poproszony o podanie następujących informacji w ustawieniach konta:
- Nazwa konta – dowolna nazwa identyfikująca konto w systemie Base.com (np. "DPD Magazyn Główny"). Jest to istotne, jeżeli podłączasz kilka kont tego samego kuriera.
- Dane dostępowe – w zależności od przewoźnika może to być login i hasło lub klucz API (Token). Np. dla InPost Kurier należy uzyskać token API u opiekuna handlowego.
- Dane nadawcy – adres, który pojawi się na etykiecie jako adres nadania. Często można tu zdefiniować również osobny adres odbioru dla kuriera.
Usługi dostępne w API danego kuriera
Funkcjonalności dostępne w danym module zależą od tego, co udostępnia API przewoźnika. W tabeli Ustawienia integracji aktywne opcje oznaczone są zielonymi ikonami.
- Nadawanie – tworzenie przesyłek w systemie kuriera.
- Etykiety – możliwość pobrania etykiety w PDF lub ZPL.
- Protokoły – generowanie protokołu przekazania towaru.
- Statusy paczek – automatyczne pobieranie statusów (np. "Doręczono"). System odświeża statusy co kilka godzin.
- Zam. kuriera – możliwość zamówienia podjazdu kuriera bezpośrednio z panelu Base.com.
- Anulowanie – możliwość anulowania listu przewozowego.
Wygląd i obsługa modułu
Większość integracji kurierskich w Base.com posiada ujednolicony interfejs, składający się z poniższych sekcji.
1. Utworzone przesyłki
W tym miejscu widoczna jest lista wszystkich nadanych przesyłek. Możesz tu pobrać etykiety, sprawdzić aktualny status paczki lub ją anulować.
Dla ułatwienia pracy dostępna jest wyszukiwarka zaawansowana, która pozwala filtrować przesyłki po dacie nadania, statusie, rodzaju (np. zwrotne) czy koncie nadawczym.
Wyszukiwanie zaawansowane
Aby ułatwić zarządzanie dużą liczbą przesyłek, w module dostępna jest sekcja Wyszukiwanie zaawansowane. Pozwala ona precyzyjnie filtrować listę nadanych paczek na podstawie wielu kryteriów. Dzięki temu szybko odnajdziesz interesujące Cię przesyłki, np. te nadane w konkretnym terminie lub przypisane do określonego zamówienia. Domyślnie dla większości integracji dostępne są następujące filtry:
- Numer przesyłki – wyszukiwanie po unikalnym numerze listu przewozowego;
- Status paczki – wyświetlenie paczek o określonym statusie (np. "Oczekuje", "W drodze", "Dostarczona") lub z grup statusów (np. "Wszystkie problematyczne");
- Rodzaj przesyłki – filtrowanie paczek docelowych do klienta lub przesyłek zwrotnych (dla integracji obsługujących zwroty);
- Numer zamówienia – wyszukiwanie przesyłek powiązanych z konkretnym zamówieniem;
- Nazwa konta – wybór konta nadawczego, z którego została nadana przesyłka (przydatne, gdy posiadasz wiele podłączonych kont);
- Pobranie – filtr (Tak/Nie) pozwalający wyszukać wyłącznie paczki nadane za pobraniem (COD);
- Zakres dat – filtrowanie według daty nadania, daty zmiany statusu lub czasu dostawy.
2. Zamówienie kuriera
Jeśli integracja obsługuje zamawianie podjazdów (zielona ikona "Zam. kuriera"), w module widoczne będą przyciski do zamówienia odbioru.
- Przycisk szary: Zamawia kuriera tylko dla paczek zaznaczonych na liście.
- Przycisk zielony: Zamawia podjazd dla wszystkich przesyłek nadanych w dniu bieżącym na danym koncie.
Automatyczne zamawianie kuriera
Dla wybranych integracji dostępna jest funkcja automatycznego zamawiania podjazdu. Możesz skonfigurować system tak, aby codziennie o określonej godzinie sam zlecał odbiór paczek.
3. Szablony wymiarów oraz wag
Aby przyspieszyć nadawanie paczek, warto zdefiniować szablony najczęściej używanych gabarytów. W sekcji Szablony wymiarów oraz wag dodasz gotowe zestawy (np. "Paczka A – 1kg", "Gabaryt B").
Dzięki temu podczas nadawania przesyłki (z poziomu karty zamówienia lub listy zamówień) wystarczy jedno kliknięcie, aby uzupełnić wagę i wymiary.
Waga i gabaryty przesyłki
Wagę paczki system może pobierać z kilku źródeł. Kolejność priorytetów jest następująca:
- Stała waga paczki (Ustawienia konta): Jeśli w ustawieniach konta kuriera wpiszesz wartość w polu "Stała waga paczki" (np. 2 kg), każda przesyłka będzie miała taką wagę, niezależnie od produktów w środku.
- Waga z szablonu: Jeśli wybierzesz szablon wymiarów, waga zostanie pobrana z tego szablonu.
- Waga z zamówienia: Jeśli powyższe nie są ustawione, system zsumuje wagi produktów w zamówieniu i podstawi tę wartość do formularza nadawania.
Gabaryty
Przy nadawaniu paczki sprzedawca musi również podać wymiary przesyłki lub określić jej gabaryt jeśli przewoźnik wymaga jego określenia. Gabaryt podaje się dla całego zamówienia w wybranych integracjach. Można to zrobić przy tworzeniu paczki z poziomu karty zamówienia.
Zamówienia można również podzielić zgodnie z gabarytem między statusami np. za pomocą akcji automatycznych, a następnie zaznaczyć wszystkie zamówienia w takim statusie i utworzyć dla nich przesyłki w odpowiednio wybranym gabarycie masowo z poziomu listy zamówień zaznaczając wybrane zamówienia i wybierając ikonę furgonetki
Dodatkowo istnieje również możliwość ustawienia automatycznej akcji, która nada paczkę o odpowiednim gabarycie w zależności od ustawionego warunku, np. w zależności od nazwy, ID, SKU, atrybutu, ilości produktów w zamówieniu.
Akcję taką można wywołać również zdarzeniem własnym (przyciskiem, skrótem klawiszowym, zeskanowaniem kodu kreskowego). Na przykład sprzedawca może utworzyć następujące zdarzenie własne: "Paczkomat A", "Paczkomat B", "Paczkomat C" z przypisanym kodem kreskowym. Wówczas zeskanowanie kodu zdarzenia "Paczkomat A" nada przesyłkę z gabarytem A.
Nie każdy przewoźnik umożliwia wybór gabarytu przesyłki. Na przykład broker Furgonetka określa gabaryt dla Paczkomatów na podstawie przesłanych wymiarów paczki.
Przesyłki pobraniowe (COD)
Informacja o tym, czy przesyłka jest pobraniowa, pobierana jest bezpośrednio z zamówienia. Aby system poprawnie zaznaczył opcję "Pobranie" w formularzu kurierskim, zamówienie musi mieć odpowiednio zmapowaną formę płatności lub zaznaczony checkbox "Pobranie" na karcie zamówienia.
Przesyłki Allegro Smart i "Wysyłam z Allegro"
Aby nadawać paczki, które rozliczane będą po preferencyjnych stawkach allegro, należy dodać integrację “Wysyłam z Allegro” i używać jej do nadawania paczek. System automatycznie dopasuje odpowiednią usługę na podstawie informacji w zamówieniu.
Dla zamówień Allegro oraz Allegro Smart z dostawą realizowaną przez przewoźnika InPost konieczne jest dodanie po stronie panelu allegro umowy własnej InPost w zakładce “Nowa Umowa”. W innym wypadku na liście usług nie będą widoczne usługi InPost.
Przesyłki Allegro oraz Allegro Smart realizowane przez InPost można również nadawać za pomocą integracji InPost Paczkomaty, wybierając odpowiednie usługi z listy, oznaczone dopiskiem “Allegro”.
- Dla przesyłek InPost (Paczkomaty/Kurier) w ramach Smart, można również używać bezpośredniej integracji InPost, wybierając usługi oznaczone dopiskiem "Allegro".
- System automatycznie przekazuje do kuriera adres e-mail w domenie allegromail.pl, co jest niezbędne do poprawnego rozliczenia usługi Smart.
FAQ – Częste pytania
Czy muszę podpisywać umowę z kurierem, aby korzystać z integracji?
Tak, w przypadku większości integracji (np. DPD, DHL, InPost) musisz posiadać własną umowę z przewoźnikiem. Base.com jest jedynie pośrednikiem technicznym. Alternatywą są integracje z brokerami (np. Furgonetka, Apaczka), gdzie rozliczasz się z brokerem.
Czy mogę edytować wygenerowaną etykietę?
Nie, po wygenerowaniu numeru listu przewozowego nie można edytować danych na etykiecie. Należy anulować przesyłkę i nadać ją ponownie z poprawnymi danymi.
Dlaczego nie widzę paczki w panelu kuriera?
Niektórzy przewoźnicy domyślnie nie pokazują w swoim panelu www paczek nadanych przez API (zewnętrzne systemy). Warto skontaktować się z opiekunem handlowym kuriera, aby włączyć widoczność takich przesyłek. W Base.com paczka zawsze będzie widoczna w sekcji "Utworzone przesyłki".