W systemie Base dostępne są automatyczne akcje, które pozwalają znacząco usprawnić i zautomatyzować procesy związane z przekazywaniem dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki nim możesz wyeliminować ręczne przesyłanie faktur i zminimalizować ryzyko błędów.
Statusy faktur połączonych z KSeF
Obecnie w systemie możliwe jest monitorowanie oraz wykonywanie automatycznych akcji na podstawie zmiany statusu faktury. Pozwala to na pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Po wysyłce do KSeF, faktura w Base może przyjąć jeden z poniższych statusów:
- Wysłana – faktura oznaczona jest jako wysłana, gdy do Base nie zostanie od razu zwrócona informacja dotycząca zautoryzowania dokumentu.
- Zaakceptowana – status zwracany, gdy faktura zostanie poprawnie zaakceptowana po stronie KSeF; system otrzymuje wtedy oficjalny numer KSeF.
- Odrzucona – faktura otrzymuje taki status, gdy KSeF zwróci do Base konkretny błąd walidacji lub danych.
- Tryb Offline – tak oznaczane są faktury w przypadku wystąpienia problemów technicznych z KSeF. Taką fakturę należy przekazać ponownie w późniejszym czasie.
Przekazywanie faktur do KSeF za pomocą akcji automatycznej
Faktury mogą zostać przekazane do systemu KSeF automatycznie na kilka sposobów, co pozwala na dopasowanie procesu do specyfiki danej firmy.
Uwaga! Ustawienia automatycznej akcji są nadrzędne nad ustawieniami w integracji. Jeśli utworzysz akcję, która ma przekazać fakturę z danej serii do KSeF, a ta seria jest wykluczona w ogólnej konfiguracji integracji, faktura i tak zostanie przekazana.
1. Akcja po utworzeniu faktury
Możesz ustawić system tak, aby dokument był wysyłany do KSeF natychmiast po jego wygenerowaniu.
W przypadku tej akcji konieczne jest wskazanie KSeF jako modułu ERP.
2. Akcja w wyniku konkretnego zdarzenia
Przekazanie dokumentu może nastąpić również w wyniku innych zdarzeń w systemie, np. po spakowaniu zamówienia.
3. Akcja na podstawie dodatkowych warunków
Automatyzacja może być bardziej szczegółowa i zależeć od parametrów samego zamówienia lub dokumentu.
Przekazywanie korekt do KSeF
Obsługa faktur korygujących wymaga osobnej konfiguracji. Korekty mogą być przekazywane do KSeF automatycznie wyłącznie na podstawie automatycznej akcji:
Podobnie jak w przypadku faktur sprzedaży, w przypadku korekt akcja automatyczna również posiada charakter nadrzędny nad ustawieniami wewnątrz integracji.