Faturas – configuração

Para cada pedido no painel BaseLinker você pode criar um documento de vendas. Entretanto, não é possível emitir uma fatura sem um pedido ou baixar faturas – faturas de vendas ou compras – de outros sistemas.

 

BaseLinker permite:

• emissão de documentos de vendas
  • individualmente a partir do cartão de pedido,
  • em massa da lista de pedidos ou
  • sem sua interação – usando ações automáticas 🙂
• apoio aos documentos de vendas no painel BaseLinker (criando uma correção de fatura, gerando um arquivo JPK, etc.),
• transfirir os documentos emitidos para um sistema contábil externo online – neste caso, você deve administrá-los neste sistema e ignorar as faturas emitidas pela BaseLinker. Uma instrução detalhada está disponível em Integrações de sistemas contabilidade online.
• enviar um e-mail com um link para a fatura ou com a fatura no anexo (tanto uma fatura BaseLinker como uma fatura do sistema de contabilidade online conectado podem ser enviadas – basta selecionar a opção ‘Exibir (…) fatura para o cliente em vez de fatura BaseLinker’ nas configurações do módulo). Para informações adicionais, por favor, visite Modelos e contas de e-mail.
• imprimir documentos de vendas:
  • imprimir faturas através de integração com PrintNode
  • Imprimir recibos fiscais através de integração Recibos – impressoras fiscais

 

Além disso, é possível enviar pedidos para o sistema ERP, e gerar faturas diretamente no sistema ERP utilizando dados de pedidos. O cenário de integração com o sistema ERP depende do integrador. Para mais informações, consulte Integrações de sistemas ERP.

 

Por favor, observe que se você tiver alguma dúvida ou problema relacionado ao módulo selecionado, favor contatar o fornecedor da integração em particular.

 

Tipos de documentos de vendas

 

O sistema suporta quatro tipos básicos de documentos:

• fatura proforma,
• fatura padrão,
• fatura de correção,
• recibo fiscal.

 

Para cada tipo de documento você pode criar diversas séries de numeração. Cada série de numeração pode ser configurada de forma diferente (escolha o modelo certo, taxa de IVA, etc.), de modo que você pode criar modelos de fatura completamente diferentes de cada tipo.

 

Séries de numeração possui muitas aplicações, você pode criar, por exemplo

• numeração personalizada para diferentes tipos de fatura,
• numeração personalizada para pedidos de diferentes origens (por exemplo, eBay/loja online),
• numeração diferente para faturas brasileiras e estrangeiras,
• diferentes numerações para faturas em diferentes idiomas,
• números específicos de fatura se você vender de várias empresas diferentes de uma conta BaseLinker.

 

 

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Configuração

A configuração padrão para documentos de vendas podem ser configuradas em Pedidos → Faturas → Configurações. Aqui você pode:

• adicionar uma nova série de numeração,
• remover uma série de numeração existente,
• editar uma série de numeração existente.

Uma vez que você tenha procedido à edição da série de numeração selecionada, você pode configurá-la adequadamente fornecendo as informações necessárias. Em primeiro lugar, preencha os campos:

• • nome da série – este nome lhe permitirá identificar a série ao emitir faturas a partir da cartão de pedido ou lista de pedidos, assim como ao criar ações automáticas.
  • tipo de documento – especifique se você cria uma série de numeração para uma fatura, fatura proforma, correção ou recibo.
  • formato numérico – aqui você pode escolher a numeração padrão mensal ou anual. Para criar uma numeração anual, basta remover o símbolo ‘%M/’.

 

Taxa de IVA na fatura

A taxa de IVA em uma fatura de uma determinada série de numeração é especificada no documento Pedidos → Faturas → Configurações → Editar → Taxa de IVA. Aqui você pode:

• • atribuir a taxa fixa de IVA (isento, 0%, 3%, 5% etc.)
  • IVA sobre a fatura pode ser conforme o imposto em pedidos baixados:
    • • no caso de pedidos da eBay e outras plataformas de marketplace, a taxa de IVA nos pedidos baixados é a mesma que era com o produto no depósito no momento da listagem de uma oferta baseada nela ou associando o produto a uma oferta. Para mais informações, consulte o artigo Associação de ofertas a produtos do estoque.
      • no caso de pedidos da loja, a taxa de IVA é retirada diretamente com o pedido da loja.

     

Além disso, é possível criar uma ação automática que executará a ação ‘Emissão de fatura’ para o evento selecionado. Ao criar este tipo de ação no campo ‘taxa de IVA’, a opção ‘De acordo com a série de numeração’ é selecionada por padrão. – Entretanto, aqui você pode escolher uma taxa de IVA fixa diferente ou usar a taxa de IVA atribuída ao produto em seu pedido.

 

 

 

 

A definição da taxa de IVA em ações automáticas lhe dá possibilidades adicionais de configurar o sistema. Isto é útil, por exemplo, se você quiser emitir faturas automaticamente, dependendo, por exemplo, do país do pedido.

 

 

Envios

A seguir, escolha se o custo de envio também deve ser incluído na fatura. Em caso afirmativo, digite a taxa de IVA do envio e o prefixo do nome do envio. A taxa de IVA do envio no pedido pode ser fixa ou proporcional ao IVA dos produtos.

 

Favor observar que se você gerar faturas usando ações automáticas, as configurações de campo “taxa de IVA” também se aplicam ao envio.

 

Pagamento

Faturas são emitidas por padrão na moeda em que o pedido foi feito. Isso não pode ser alterado (por exemplo, um pedido feito em GBP não pode ser faturado em EUR).

 

Se o pedido foi colocado em uma moeda diferente, você pode habilitar ‘Calcular para BRL → Exibir resumo em BRL (se a fatura estiver em uma moeda diferente)‘. Então os valores na fatura serão convertidos de acordo com a taxa NBP. A taxa de câmbio é coletada automaticamente, e nas configurações da série de numeração você pode escolher a data da taxa de câmbio.

 

Você pode escolher se o método de pagamento deve ser especificado na fatura e, em caso positivo, se deve ser o método de pagamento especificado no pedido ou qualquer outro método especificado por você. Em seguida, escolha a data da venda e a data do pagamento.

 

Além disso, você pode adicionar informações adicionais ao nome do item (ID do produto, EAN, SKU, parâmetros – variação selecionada).

 

Vendedor

Em seguida, preencha informações como ‘Cidade’ e ‘Emissor’.

 

Não se esqueça de inserir os detalhes do vendedor no campo “Vendedor”. Lembre-se que as configurações em Conta/outro → Minha conta → Detalhes da fatura só se aplicam às faturas que você recebe de nós.

 

Informação

No campo “Informações” você pode colocar informações adicionais, tais como o número de sua conta.

 

Você também pode usar as tags [comentarios_cliente] e [comentarios_vendedor] para adicionar comentários selecionados à sua fatura.

 

Com tags você pode facilmente colocar muitas informações adicionais na fatura. Por exemplo, para colocar um login de cliente em sua fatura, basta colocar a tag [comentarios_vendedor] no campo ‘Informação’ e depois criar uma ação automática que executará a ação ‘Modificar pedido’ no evento selecionado e colocar a tag [login_cliente] no campo ‘Comentários’.

 

Lembre-se que tal ação irá sobrescrever os comentários atuais com o login do cliente. Para manter os comentários atuais e adicionar o login do cliente a eles você precisa inserir na ação uma alteração do campo de comentários como “[comentarios_vendedor][login_cliente]” que irá inserir o login após os comentários atuais do pedido.

 

Aqui você também pode adicionar um código HTML que exibirá o código de barras na fatura. Isto deve aparecer na parte inferior da fatura.

 

Modelo padrão

No sistema estão disponíveis:

• modelo de fatura por padrão (não pode ser editado),
• seus próprios modelos individuais de fatura.

 

O modelo padrão permite a seleção automática do idioma da fatura (por exemplo, português/inglês/alemão), de acordo com o país do comprador.

 

Outra possibilidade é emitir faturas traduzidas, em dois idiomas – principal e adicional, ou criar modelos e séries de numeração completamente separados para cada idioma de fatura.

 

O modelo padrão contém os seguintes campos:

• Idioma principal
• Idioma adicional
• Cabeçalho – texto exibido na parte superior da fatura (por exemplo, nome da empresa). Aqui você pode usar tags HTML para inserir, por exemplo, o logotipo da empresa no cabeçalho. Exemplo de configuração do logotipo: <img src=”http://site.com/image.jpg”>
• Nome do documento
• Preço único
• Exibir IVA
• Número do pedido
• A ID de pagamento
• A assinatura do destinatário
• A nota “Original/Cópia” – para que a fatura mostre apenas ‘Original’ ou apenas ‘Copiar’, você precisa criar seu próprio modelo.
• Número de cópias

 

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Modelo personalizado

Se você não estiver satisfeito com o modelo de fatura padrão, você pode criar o seu próprio na seção Pedidos → Imprimir e exportar. A maneira mais fácil de fazer isto é usar um modelo que colocamos lá como base – “Nota fiscal alternativa”.

Como criar seu próprio modelo de fatura?

• Aderir a impressão da “Nota Fiscal Alternativa” em Pedidos → Imprimir e exportar.
• Duplicar a impressão da “Nota Fiscal Alternativa”.
• Editar o modelo de fatura de acordo com suas necessidades.
• Configurar seu novo modelo como padrão na janela Configurações da fatura (Pedidos → Faturas → Configurações → Editar → Imprimir modelo).

O seu próprio modelo de fatura tem certas limitações:

• Pode aparecer apenas em um idioma (se você emitir faturas em vários idiomas, você precisará adicionar seus próprios modelos de faturas em cada idioma ao sistema – a fatura não será automaticamente traduzida como na fatura padrão).
• Não mostra conversões e nenhuma quantidade escrita em palavras.
• A tabela com taxas individuais da soma não é exibida, apenas a soma total.
  
• Não é possível criar seu próprio modelo para uma fatura de correção.

 

Faturamento com o comprador e o destinatário

Existe um modelo de fatura disponível no sistema, que mostra tanto o comprador quanto o destinatário da fatura (comprador e destinatário).

 

Para usar a impressão, criar uma nova série de numeração de faturas e usar nosso modelo de fatura “Comprador e destinatário da fatura”:

1. Aderir a impressão “Comprador e destinatário da fatura” em Pedidos → Imprimir e exportar.
2. Criar uma nova série de numeração em Pedidos → Faturas → Configurações.
3. Definir a impressão aderida como modelo padrão para a nova série de numeração (Pedidos → Faturas → Configurações → Editar → Modelo de impressão).