Base.com系统允许您直接从面板向客户发送电子邮件和短信。消息可以从订单页面为单个订单手动发送，从订单列表中批量发送，或使用自动操作。系统支持创建此类消息的模板（包括附件）。这些消息可以从系统邮箱@baselinker.com或卖家的邮箱发送。
在适当配置的系统中，消息可以在发生选定事件时自动发送，例如：
- 当从Allegro获取特定订单的FOD和付款确认时，系统向客户发送“感谢您的购买”电子邮件模板，包含已订购产品的列表和订单信息页面的链接。
- 在开具发票和创建包裹后，系统向客户发送“您的订单已发货”电子邮件模板，附上发票、已打包包裹的照片和包裹跟踪链接。
默认电子邮箱
默认情况下，您发送给客户的消息是从我们的服务器，邮箱@baselinker.com发送的。
在“回复至”字段中，买家会看到在创建Base.com账户时提供的地址。要更改此设置，请在订单管理器 → 邮件/SMS模板 → 邮箱账户 → 默认电子邮件地址设置中，提供收件人可见的电子邮件地址和发件人名称。
自有电子邮箱
添加您自己的邮箱不仅可以降低消息被视为垃圾邮件的风险。如果客户决定直接回复收到的消息，您也可以确保他的回复将发送到您选择的电子邮箱。
此外，大多数可用的邮箱都会将消息保存到“已发送”文件夹，因此您有了发送消息的额外证明，这在处理投诉或交易纠纷时可能很有用。
您可以在订单管理器 → 邮件/SMS模板 → 邮箱账户中添加自己的电子邮箱。要连接邮箱，点击“+添加新账户”按钮，然后从下拉菜单中选择“添加SMTP账户”。
然后需要填写以下信息：
- SMTP服务器地址 – 您通常可以在邮箱提供商的帮助页面找到此地址。在某些情况下，除了SMTP服务器地址外，还需要提供端口号。在这种情况下，先输入SMTP服务器地址，添加冒号，然后提供端口号。
- SMTP登录名 – 邮箱的登录名。通常是完整的电子邮件地址。
- SMTP密码 – 邮箱的密码。需要手动输入密码。请注意，浏览器可能会在此处插入之前保存的其他密码。
- 连接安全性 – 您可以选择符合TLS协议的加密连接。如果您使用的邮件服务器不支持TLS协议，请选择“无加密”。
- 完整电子邮件地址 – 发送消息的电子邮件地址（默认与登录名相同）。
- 显示名称 – 客户看到的发件人全名
输入上述信息后，点击“保存”按钮。
要连接Gmail账户，请登录您的邮箱，然后在Base.com面板中点击“+添加新账户”按钮，选择“添加Gmail账户”。如果您想在同一域名下添加更多Gmail账户，请通过卖家面板联系我们 🙂
要连接wp.pl域的邮箱，请将SMTP设置为smtp.wp.pl，并选择TLS加密。
测试连接
添加邮箱后，建议点击“测试连接”按钮，检查连接是否正确建立。如果系统无法连接到邮箱的SMTP服务器，请编辑邮箱设置并重新保存。
如果连接有问题，经过多次尝试发送电子邮件失败后，Base.com系统将标记与该邮箱的连接为错误，消息将从默认的电子邮箱@baselinker.com发送。
在这种情况下，客户的回复将发送到订单管理器 → 邮件/SMS模板 → 邮箱账户 → 默认电子邮件地址设置中指定的电子邮件地址。
创建电子邮件模板
电子邮件和短信模板是发送给客户的预设消息。您可以将它们用于发送自动消息，也可以从订单页面或订单列表中手动发送。在订单列表中，模板将在信封图标下可见，订单页面则在页面底部。您还可以将电子邮件模板与自己的邮箱关联。
您可以在订单管理器 → 邮件模板中添加自己的电子邮件模板。创建的模板数量没有限制 🙂
每个模板由以下元素组成：
- 显示名称 – 在系统中显示的名称，便于识别模板。此名称不会显示给客户。
- 消息主题 – 您可以使用Base.com系统的特殊标签，详见“Base.com系统标签”部分。
- 格式 – 您可以将消息内容创建为纯文本或HTML代码。如果在创建模板时使用HTML标签，请选择HTML格式。否则，标签将显示在消息内容中。
- 消息内容 – 在创建内容时，您可以使用Base.com系统的特殊标签，详见“Base.com系统标签”部分。
- 电子邮箱账户 – 发送消息的地址。
- “在列表中隐藏模板”选项 – 如果此电子邮件模板仅用于定义自动操作，请选择“是”。它将不会显示在系统的其他位置（除创建自动操作外）的电子邮件列表中。
- 附件 – 在“消息附件”部分讨论。
在电子邮件模板中，可以使用HTML标签来格式化文本。模板最多可包含25,000个字符，CSS文件可以从外部地址链接。
Base.com系统标签
在创建电子邮件模板时，使用我们的特殊标签，这些标签在发送消息时会自动替换为订单的相关信息。
您可以在消息的内容和标题中使用Base.com标签。您可以将模板以纯文本或HTML代码的形式添加（请记住在“格式”字段中选择相应的选项 – “纯文本”或“HTML代码”）。
以下是感谢购买的电子邮件示例：
您好，[imie]， 感谢您在我们的商店下订单。 订单包含以下产品： [lista_przedmiotow] 您可以在订单的专属页面查看所有与订单相关的信息，包括处理进度： [link_zamowienia] 此消息为自动生成，请勿回复。首选通过订单页面上的表格进行联系。 祝好
当前的标签列表可在卖家面板的订单管理器 → 邮件/SMS模板 → 邮件/SMS模板的每个模板的编辑中查看。将鼠标悬停在所选标签上，系统将显示其说明。只需点击即可将其插入模板。
下表中讨论了最常用的标签。
| 标签 | 附加信息 |
| [link_faktura_pdf] |
|
| [klient login] |
|
| [przesylka_link_sledzenia] [przesylka_link_sledzenia_en] |
- 此标签的可用性取决于快递公司。跟踪链接以快递公司（或代理商）提供的形式提供。
- 对于某些快递公司，还可以提供英文页面的链接。
[laczna cena]
- 带有标签[laczna cena]的自动电子邮件操作应基于“已获取FOD”事件构建，而不是“已获取订单”事件。来自Allegro的订单在Base.com系统中通过逐个添加产品创建。如果消息发送操作设置为在订单首次下载时执行，则消息会立即发送，此时订单尚未完整。在这种情况下，发送给客户的消息中只会包含第一个产品的价格，不包括后续产品和运费。
[lista przedmiotów]
[lista przedmiotów2]
- 带有标签[lista przedmiotów]的自动电子邮件操作应基于“已获取FOD”事件构建，而不是“已获取订单”事件。来自Allegro的订单在Base.com系统中通过逐个添加产品创建。如果消息发送操作设置为在订单首次下载时执行，则消息会立即发送，此时订单尚未完整。在这种情况下，发送给客户的消息中只会包含已购买的多个产品中的第一个。
[link_zamowienia]
- 如果您想在消息内容中包含指向默认订单信息页面的链接，请使用标签[link_zamowienia]。
[pole_dodatkowe_1],[pole_dodatkowe_2]
- 这些是订单页面上的附加字段
用户创建的其他订单页面模板也有自己的标签。它们在订单管理器 → 设置 → 信息页面的表格第一列中可见。
电子邮件的内容按照编写的模板显示。但在订单页面上，消息将不显示HTML标签。
消息附件
您可以为每个电子邮件模板添加最多三个附件。每个附件可以是以下三种形式之一：
- 从磁盘选择的文件 – 您可以插入任何磁盘上的文件，并为其设置特定名称，例如退货表、投诉表等。
- 包裹照片（包装助手） – Base.com系统的包装助手允许用户为已完成的订单拍照。有关更多信息，请参阅文章包装助手。
- 发票/文件或选定的打印件
- 发票/文件 – 您可以将发票、更正、收据或标签附加到电子邮件中。
- 选定的打印件 – 来自“打印和导出”部分的任何打印件（例如订单页面或自行创建的退货表）。还可以添加快递标签。
手动发送消息
从订单页面发送消息
您可以从订单页面手动发送电子邮件或短信。建议使用预先准备的模板。
系统中有几种类型的消息可供发送：
- 订单页面消息 + 电子邮件（包含内容）。
- 订单页面消息 + 电子邮件（不包含内容）。
- 仅订单页面消息。
- 仅电子邮件 – 消息不会显示在订单页面上。但在订单页面上，无论选择哪种发送选项，消息内容都会显示。
- 仅卖家可见（隐藏消息） – 消息不会发送给客户。在订单页面上，消息内容将以橙色显示，作为内部消息。拥有多名员工的用户经常使用此方式。“消息交换”表格可用作员工之间关于订单信息的交流窗口。在这种情况下，消息不会发送到任何外部电子邮件（客户或在自动操作设置中指定的其他固定电子邮件地址）。
从订单列表发送消息
您还可以从订单列表中批量发送电子邮件或短信。为此，在选中所选订单后，点击“发送消息”按钮。
使用自动操作发送消息
Base.com系统可以在发生特定事件时自动发送电子邮件或短信。为此，请在订单管理器 → 自动操作 → 添加自动操作中，将“发送电子邮件”或“发送短信”操作分配给选定的事件。
为此，您需要选择：
- 电子邮件模板，
- 发件邮箱，
- 消息收件人（您可以选择订单中获取的客户电子邮件地址，或定义任何固定的电子邮件地址，例如用于确认发送特定消息或将信息传递给企业中的特定部门）
- 消息类型，在上面的部分中讨论
在构建自动操作时，需要注意以下几点：
- 发送给客户的电子邮件可以在Base.com系统中更改订单状态时发送。但通过集成文件或API在商店中更改状态不会触发此类操作。因此，无法基于在网店中更改状态创建自动操作，除非这些更改是从商店面板手动执行的。
- 需要注意发送包含附件的电子邮件的自动操作的构建。例如，如果尚未为订单开具发票，但已发生触发发送电子邮件给客户的事件，则消息将不包含发票附件。在这种情况下，为避免这种情况，建议基于“已开具发票”/“已开具形式发票”事件构建自动操作，或在其他事件中添加条件“发票状态：已开具”。
- 为了确保消息发送到正确的客户电子邮件地址，建议基于“已获取FOD”事件构建第一个自动操作，而不是“已获取订单”事件。在获取FOD之前，订单中显示的是客户的Allegro账户默认电子邮件地址。
通信历史
所有发送给客户的消息（包括电子邮件和短信）都会出现在订单页面的底部。如果消息显示在订单页面上，则表示已发送。唯一的例外是“仅卖家可见（隐藏消息）”的内部消息，额外用橙色标记。
如果收件人的电子邮件地址与订单中当前设置的地址不同，则会在消息旁显示该地址。如果在订单页面上未显示消息发送的地址，则表示消息已发送到订单中当前显示的地址。
在订单页面上，您还可以检查消息是从哪个电子邮件地址发送的，以及是否成功发送。为此，将光标悬停并点击消息的发送日期和时间。
自动操作历史
在订单页面的“附加信息”部分，可以查看自动操作历史。在此处，可以看到发送给客户的电子邮件模板的显示名称。需要强调的是，电子邮件模板的名称与电子邮件消息的标题不同。
监控客户回复
卖家可以选择以下两种与客户沟通的方式：
- 在Base.com系统之外 – 客户可以直接回复发件人的邮箱。卖家可以选择使用Thunderbird应用程序来处理这些电子邮件，它是领先的开源跨平台邮件和日历客户端，可免费用于商业和个人用途。在这种情况下，为了更容易找到与客户电子邮件对应的订单，建议安装Base.com系统中提供的Thunderbird插件。
- 在Base.com系统内 – 通过订单页面上的表格。在这种情况下，建议在发送给客户的电子邮件中包含消息“此消息为自动生成，请勿回复。首选通过订单页面上的表格进行联系。”
如果选择第二种方式，客户的回复内容将出现在订单页面的通信历史中。此外，客户在订单页面留下消息的通知将发送到需要在订单管理器 → 设置 → 设置 → 其他 → 接收通知的电子邮件地址中指定的单独电子邮件地址。
在此处更改电子邮件地址后，需要在一段时间内继续监控之前的地址。无法为已发送给客户的现有订单信息页面更新电子邮件地址。
发送到上述电子邮件地址的通知包含客户的登录名、订单号、买家信息、Base.com系统中订单的链接以及客户的消息内容。
要回复客户的消息，请使用通知内容中包含的订单链接登录Base.com系统面板。
常见问题
Dlaczego wiadomości docierają bez załącznika (np. faktury) ?
Jeżeli wiadomości docierają do adresatów bez załączników, to warto sprawdzić, czy:
- W momencie wysyłania wiadomości, dla danego zamówienia został wygenerowany załącznik (etykieta, faktura – w tym czy pobrana została faktura z zewnętrznego systemu księgowości internetowej)
- Skrzynka pocztowa adresata nie usuwa załączników (czasem odpowiedzialny za usuwanie załączników jest np. program antywirusowy).
W przypadku faktur zalecamy, aby – obok załącznika – przesyłac w treści wiadomości również link.
Dlaczego moje wiadomości nie docierają do klientów?
Jeżeli wiadomości nie docierają do klientów, warto sprawdzić, czy:
- Do zamówienia został przypisany poprawny adres e-mail klienta.
- Wiadomości są wysyłane ze skrzynki sprzedawcy, a nie z serwera systemu Base.com.
- Skrzynka pocztowa sprzedawcy została poprawnie podpięta do systemu.
- Akcje automatyczne zostały poprawnie zdefiniowane, a w przypadku wysyłania wiadomości ręcznie – nie wybrano opcji "Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta)".
- Dostawca skrzynki sprzedawcy nie ma limitów wysyłanych wiadomości e-mail bądź limity te nie zostały przekroczone.
Nawet jeżeli wiadomość została poprawnie wysłana istnieje ryzyko, że adres e-mail sprzedawcy został zakwalifikowany jako spam przez algorytmy spamowe skrzynki odbiorczej klienta. Taki algorytm z reguły oznacza w ten sposób dużą ilość wiadomości o podobnej treści.
1. Poprawny adres e-mail klienta
W polu z adresem e-mail musi znajdować się tylko jeden poprawny adres. Dla nowych zamówień z Allegro / eBay (przed pobraniem FODu) pobierany jest e-mail przypisany do konta klienta. E-mail ten może być nieaktualny, dlatego też warto zaczekać, aż pobrany zostanie FOD.
Jeżeli klient nie poda adresu e-mail, wówczas na Karcie zamówienia przy treści wysłanej wiadomości pojawi się informacja "Brak podanego odbiorcy".
2&3. Skrzynka pocztowa
Skrzynka pocztowa musi być poprawnie podpięta do systemu Base.com. Więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcji Własna skrzynka e-mail.
4. Akcje automatyczne
Warto sprawdzić, czy przy konfiguracji akcji automatycznych nie popełniono następujących błędów:
- W przypadku zamówień z Allegro / eBay automatyczne akcje wysyłające wiadomości do klientów warto budować na podstawie zdarzenia „Pobrano FOD”, zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie”. Pozwoli to uniknąć ryzyka wysłania wiadomości do klienta w momencie, gdy do systemu nie został jeszcze pobrany wraz z FOD-em poprawny adres e-mail.
- Jeżeli w szablonie e-mail znajdują się określone tagi, np. [lista przedmiotów], [łączna cena], również zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie” należy wybrać „Pobrano FOD” przy konstrukcji akcji. W przeciwnym wypadku e-mail zostanie wysłany po dodaniu pierwszego produktu do koszyka i nie uwzględni pozostałych produktów oraz ich łącznej ceny.
- Jeżeli w szablonie e-mail znajduje się tag / załącznik z określonymi dokumentami, należy upewnić się, że automatyczna akcja jest w systemie wywoływana dopiero po ich utworzeniu.
- Akcja automatyczna wysyłająca wiadomości e-mail może zostać wywołana zmianą statusu w systemie Base.com. Natomiast zmiana statusu w sklepie internetowym nie wywoła takiej akcji.
- Jeżeli usunięto własną skrzynkę e-mail, wówczas przypisane do niej szablony e-mail będą wysyłane z adresu [email protected]. Natomiast akcje automatyczne, w których skrzynka ta została wskazana nie zadziałają. Taką sytuację można rozpoznać sprawdzając ustawienia wybranej akcji automatycznej. W polu "Od" zamiast wybranego adresu e-mail widoczny będzie jedynie numer zapisanej w systemie, a następnie usuniętej skrzynki. W takim przypadku należy ponownie wybrać skrzynkę nadawczą z dostępnych w systemie.
5. Limit wysłanych wiadomości e-mail
W przypadku, gdy z firmowej skrzynki pocztowej w krótkim okresie masowo wysłano dużą liczbę wiadomości, to dostawca tej skrzynki może uznać taką sytuację za podejrzenie włamania na skrzynkę lub za atak spamerski i nałożyć automatyczną blokadę wysyłania wiadomości.
W przypadku nałożenia blokady wysyłania wiadomości przez dostawcę skrzynki system Base.com może generować błąd o treści:
"Błąd połączenia z serwerem SMTP: SMTP connect() failed. https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting".
Taką sytuację należy wyjaśnić z dostawcą skrzynki pocztowej. Dostawca może w takim przypadku:
- zdjąć blokadę dla całej skrzynki
- dodać adresy IP systemu Base.com na białą listę. W celu uzyskania tych adresów należy wysłać zgłoszenie w dziale Pomoc i kontakt → Kontakt → Wyślij zgłoszenie.
Dlaczego nadawcą moich e-maili do klientów jest „Zakupy Base.com”?
Jako nadawca Twoich maili widoczne jest "Zakupy Base.com", ponieważ nie dodałeś własnych skrzynek e-mail i e-maile do Twoich klientów wysyłane są z naszego serwera. Dodaj swoją własną skrzynkę w dziale: Manager zamówień -> Szablony e-mail -> Konta e-mail, a następnie przypisz ją do wszystkich szablonów e-mail w dziale: Manager zamówień -> Szablony e-mail. Będziesz miał pewność, że wiadomość nie trafi do spamu oraz że odpowiedź od klienta trafi bezpośrednio na Twoją skrzynkę.
Klient kupił kilka produktów, a w wiadomości e-mail do klienta pojawia się tylko jedna pozycja. Dlaczego?
Prawdopodobnie skonfigurowałeś automatyczną akcję w taki sposób, by e-mail z podziękowaniami za zakup wysyłał się tuż po trafieniu zamówienia do statusu "nowe", a więc od razu, gdy klient zacznie zakupy i zamówienie trafi do systemu Base.com.
Aby w mailu widoczne były wszystkie przedmioty, należy ustawić automatyczną akcję tak, by e-mail wysyłał się dopiero, gdy klient zakończy zakupy, czyli wypełni FOD. (Klient wypełnił FOD > Wyślij e-mail > Podziękowania za zakup). Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Szablony e-mail, konta e-mail (sekcja Tagi systemu Base.com).
Jak wysyłać faktury mailem?
Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby
- jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetli się adres www do faktury. Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:
<a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>
- jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail.
Skąd wiadomo, czy e-mail do klienta został wysłany?
Wszystkie wiadomości, wysyłane do klienta (zarówno te automatyczne, jak i ręczne) pojawiają się w dwóch miejscach:
- W oknie zamówienia, na samym dole
- Na stronie zamówienia dla klienta
Czy wiadomości dla zamówień ze sklepu mogą być wysyłane z innego e-maila niż dla zamówień z allegro?
Tak, jednak konta e-mail powiązane są z szablonami e-mail, szablony e-mail z automatycznymi akcjami, a te z kolei ze statusami. Wymaga więc to stworzenia osobnych statusów zamówień, osobnych automatycznych akcji i osobnych szablonów e-mail dla zamówień sklepu i dla zamówień z allegro.
Czy wiadomości dla zamówień, pochodzących z różnych kont allegro mogą być wysyłane z innych kont e-mail?
Jest to możliwe, jednak konta e-mail powiązane są z szablonami e-mail, szablony e-mail z automatycznymi akcjami, a te z kolei ze statusami. Wymagałoby to więc stworzenia osobnych statusów zamówień, osobnych automatycznych akcji i osobnych szablonów e-mail dla poszczególnych kont allegro.
Kopie wiadomości wysłanych z podłączonej skrzynki pocztowej nie są zapisywane w "Wysłanych". Czy można to zmienić?
Niestety nie mamy na to wpływu, czy wiadomości wysłane poprzez API znajdą się w folderze "Wysłane". W tej sprawie należy skontaktować z dostawcą skrzynki pocztowej.
Jak zmienić e-mail, na który przychodzą wiadomość za pośrednictwem strony z informacjami o zamówieniu?
Możesz to zrobić w zakładce Manager zamówień → Ustawienia → Inne → Adres e-mail otrzymujący powiadomienia.
是否可以在电子邮件模板中使用修饰符，就像在自定义打印输出中一样？
目前这不是一个选项。