Dla każdego zamówienia w Base.com możesz wygenerować dokument sprzedażowy – ręcznie lub automatycznie. Nie potrzebujesz do tego żadnych dodatkowych integracji.
Base.com umożliwia wystawianie dokumentów sprzedażowych takich jak:
- faktury,
- faktury proforma,
- faktury VAT,
- korekty,
- rachunki,
- paragony.
Dodatkowo Base.com umożliwia:
- generowanie pliku JPK V7;
- eksport zestawień wystawionych dokumentów np. do pliku Excel;
- przekazywanie wystawionych dokumentów do zewnętrznego systemu księgowości online takich jak np.: Fakturownia, wFirma, InFakt itp.;
- wgrywanie faktur PDF wystawionych poza Base.com z dysku;
- wysyłanie wiadomości e-mail wraz z linkiem do faktury lub z fakturą w załączniku (przesłana może być zarówno faktura Base.com jak i faktura z podłączonego systemu księgowości online);
- drukowanie dokumentów sprzedaży na zwykłej drukarce;
- drukowanie paragonów na drukarce fiskalnej;
- tworzenie dokumentów w wybranych językach np. zgodnie z krajem kupującego z dodatkowym tłumaczeniem na język polski.
Konfiguracja
Domyślne ustawienia dokumentów sprzedażowych skonfigurujesz w: Zamówienia → Faktury → Ustawienia. Szczegółowy opis wszystkich pól znajdziesz w artykule Faktury – konfiguracja.
W tym miejscu możesz:
- dodać nową serię numeracji,
- usunąć istniejącą serię numeracji,
- edytować istniejącą serię numeracji.
Po przejściu do edycji wybranej serii numeracji możesz ją odpowiednio skonfigurować, podając wymagane informacje.
Serie numeracji dokumentów
Możesz tworzyć wiele serii numeracji dla różnych typów dokumentów, kanałów, krajów i języków. Przykłady zastosowań oraz konfiguracja krok po kroku: zobacz Faktury – konfiguracja.
Stawka VAT na fakturze
Stawki VAT w danej serii numeracji możesz ustawić na trzy sposoby:
- przypisać stałą stawkę VAT (zw., 0%, 3%, 5% itp.);
- VAT na fakturze może być zgodny z wartością w zamówieniach;
- stawka VAT może być zgodna z podstawową stawką VAT kraju dostawy (dla zamówień w ramach procedury VAT OSS).
Konfigurację krok po kroku sprawdź tutaj: Faktury – konfiguracja → Stawka VAT na fakturze.
Przesyłka
Zdecyduj, czy doliczać koszt wysyłki na fakturze i jaką stawkę VAT stosować (stała lub proporcjonalna do pozycji). Instrukcja: Faktury – konfiguracja → Przesyłka.
Płatność
Faktury wystawiane są w walucie zamówienia. Możesz dodać podsumowanie w PLN wg kursu NBP (z wyborem daty kursu w ustawieniach serii). Szczegóły: Faktury – konfiguracja → Płatność.
Dodatkowe Informacje na dokumencie sprzedaży
W polu Informacje możesz umieścić dodatkowe informacje jak np. numer konta do dokonania wpłaty lub dodać frazę „MPP” (mechanizm podzielonej płatności). Możesz też w tym miejscu wykorzystać tagi z szablonów e-mail: [uwagi kupującego] oraz [uwagi sprzedawcy], aby dodać wybrane uwagi z zamówień do dokumentu.
Paragony fiskalne
Do Base.com możesz podłączyć drukarkę fiskalną (np. za pomocą Base Printer). Dzięki temu możesz wystawiać paragony fiskalne ręcznie lub całkowicie zautomatyzować proces fiskalizacji paragonów.
Automatyzacja
Możliwe jest stworzenie automatycznych akcji, które utworzą dokument sprzedaży w wybranym przez Ciebie momencie.
Przy tworzeniu tego typu akcji w polu Stawka VAT domyślnie wybrana jest opcja Zgodnie z serią numeracji – natomiast możesz w tym miejscu wybrać inną, stałą stawkę VAT lub użyć stawki VAT przypisanej do produktu w zamówieniu.
Ustawienia akcji automatycznych są nadrzędne w stosunku do pozostałych ustawień.
Integracje z systemami ERP
Możliwe jest również przekazywanie zamówień do systemu ERP, na podstawie których możesz generować faktury bezpośrednio w systemie ERP. Scenariusz integracji z systemem ERP zależy od integratora.
Integracje z programami księgowości online
Do Base.com możesz podłączyć zewnętrzny system księgowości (np. wFirma, Fakturownia, InFakt, iFirma, Xero itp.), dzięki czemu dokumenty sprzedaży wystawione w Base.com zostaną automatycznie przekazane do tego programu.
Jeśli już korzystasz z programu księgowości online i np. dodajesz w nim faktury kosztowe lub obsługuje go Twoje biuro księgowe, to taka integracja usprawni i zautomatyzuje proces przekazywania dokumentów.
Ponadto taka integracja umożliwia przekazywanie faktury/paragonu utworzonego w takim programie do Twojego klienta.
Wgrywanie faktur PDF
Do każdego zamówienia w Base.com możesz również wgrać fakturę w formie pliku PDF – wystawioną poza systemem.
W tym celu przejdź do sekcji Zamówienia → Faktury, a następnie w tabeli kliknij ikonę spinacza (Wgraj fakturę zewnętrzną) przy fakturze wystawionej do właściwego zamówienia. Zobaczysz okno, w którym należy wprowadzić Numer faktury zewnętrznej oraz wybrać z dysku plik PDF do wgrania.