Integrare SmartBill. Facturare care ține pasul cu vânzările tale.
Comenzile sosesc din marketplace-uri, magazine online și alte canale, însă fiecare vânzare trebuie totuși să devină o factură în sistemul tău de contabilitate. Emiterea și rescrierea manuală a documentelor în SmartBill înseamnă întârzieri, greșeli și muncă suplimentară pentru echipă.
Integrarea SmartBill cu Base conectează vânzările multicanal cu contabilitatea ta românească. Automatizează exportul facturilor și al corecțiilor către SmartBill, salvează datele clienților și ale produselor în timpul exportului și preia nivelurile de stoc din SmartBill înapoi în Base - astfel, Base rămâne centrul de procesare a comenzilor, iar SmartBill rămâne sistemul extern de facturare folosit pentru documentele fiscale exportate.
Încearcă gratuit
pentru gestionarea vânzărilor din mai multe canale
facturi și corecții trimise direct în SmartBill
magazine, marketplace-uri, curieri și sisteme ERP în Base
Ce probleme rezolvă integrarea SmartBill cu Base?
Emiterea și rescrierea manuală a facturilor consumă timpul echipei
Fiecare vânzare trebuie să se transforme într-o factură în sistemul tău de contabilitate. La volume mai mari de comenzi, introducerea manuală a documentelor în SmartBill devine rapid un blocaj. Prin integrare, Base creează mai întâi o factură Base și apoi o exportă în SmartBill - automat, pe măsură ce sosesc comenzile, sau manual, în masă, din vizualizarea Exportă documente, pentru o lună aleasă. SmartBill atribuie numerotarea, iar Base salvează seria și numărul rezultate ca referință externă. Când condițiile de plată sunt îndeplinite, factura poate ajunge în SmartBill și cu informațiile de plată înregistrate încă de la creare.
Corecțiile și anulările sunt gestionate document cu document
Modificările nu ar trebui să însemne reemiterea manuală a documentelor. Integrarea exportă corecțiile în SmartBill: corecțiile parțiale pleacă sub forma unei facturi standard, iar retururile integrale sunt trimise ca factură inversă. Este acceptată și anularea sau stornarea unui document deja emis. Singura condiție este ca factura originală să aibă deja seria și numărul SmartBill.
Stocurile din contabilitate nu ajung în canalele tale de vânzare
Vânzarea simultană în mai multe magazine și marketplace-uri crește riscul de a vinde un produs care nu mai este disponibil. Integrarea sincronizează stocurile din SmartBill în Base: cantitățile sunt preluate din SmartBill într-un depozit Base, de unde pot alimenta vânzările și actualizarea ofertelor. Poți direcționa integrarea către o anumită gestiune SmartBill (deposit) sau poți agrega cantitățile din toate gestiunile. Reține că stocurile circulă într-o singură direcție - din SmartBill în Base.
Datele clienților și ale produselor sunt reintroduse la fiecare factură
Rescrierea datelor clientului și ale produselor pentru fiecare document este lentă și predispusă la erori. În timpul exportului facturii, integrarea poate salva direct clientul și produsele în SmartBill, poate trimite codurile de produs ca SKU sau EAN și poate folosi pe factură numele produsului din SmartBill. Datele clientului - codul de TVA, firma sau numele complet, adresa, datele de contact și țara - sunt transmise mai departe, cu tratare dedicată a prefixului românesc de TVA/CIF și cu utilizarea numelui complet al clientului atunci când lipsește codul de TVA.
Automatizarea contabilității pentru vânzările multicanal
Simpla conectare a unui sistem de contabilitate nu este suficientă atunci când vânzările au loc simultan în marketplace-uri, magazine și pe mai multe piețe. Base conectează SmartBill cu întregul proces de e-commerce - de la comandă, prin facturare și stocuri, până la livrare și punerea facturilor la dispoziția clienților.
Încearcă gratuitExportă facturile automat sau în masă
Nu trebuie să transferi documentele unul câte unul. Base poate trimite facturile în SmartBill automat sau îți permite să le exporți manual în loturi mai mari - de exemplu pentru o anumită perioadă. Este o soluție convenabilă pentru companiile care vor să păstreze controlul asupra contabilității fără a pierde timp cu sarcini repetitive.
Corecții, facturi inverse și storno
Pe lângă facturile standard, integrarea exportă corecții parțiale și facturi inverse pentru retururile integrale și acceptă anularea/stornarea documentelor deja emise în SmartBill - cu condiția ca seria și numărul SmartBill ale documentului original să fie cunoscute.
Marchează facturile ca plătite în momentul emiterii
Atunci când există un tip de plată mapat, suma achitată este mai mare decât zero, iar setările de plată permit acest lucru, factura poate ajunge în SmartBill deja marcată ca plătită. Statusul plății este setat la crearea facturii; nu există un pas separat, ulterior, de sincronizare a plăților, așa că o plată care se modifică după ce factura există deja este gestionată doar în cadrul exportului inițial.
Facturi PDF din SmartBill în procesele Base
După activarea acestei opțiuni, anumite link-uri de factură destinate clienților și fluxurile de documente asociate pot folosi PDF-ul SmartBill în locul PDF-ului Base - astfel, un document emis în sistemul tău de contabilitate circulă prin procesul de vânzare fără descărcarea și reatașarea manuală a fișierelor.
Stocuri preluate din SmartBill în Base
SmartBill poate juca rolul de sursă a cantităților din stoc. Base importă nivelurile de stoc din SmartBill într-un depozit ales - cu suport pentru o singură gestiune configurată (deposit), pentru maparea gestiunilor sau pentru cantitatea agregată din toate gestiunile. Într-un flux tipic, comanda este creată în Base, factura ajunge în SmartBill (care poate scădea stocul atunci când useStock este activat), iar apoi Base recitește din SmartBill stocurile actualizate.
Gestionarea TVA-ului și a regimurilor fiscale românești
Cotele de TVA sunt preluate din SmartBill, iar pozițiile cu TVA 0% pot fi mapate pe regimuri fiscale românești precum Taxare inversă, SFDD, SDD, TVA Inclus sau Fără TVA. Anumite coduri de produs pot fi adăugate pe o listă de produse permise pentru trimiterea cu cota 0%, iar dacă lipsește o cotă de TVA, integrarea reîmprospătează o singură dată lista de taxe și reia exportul.
De ce conectează comercianții SmartBill la Base?
Vânzări multicanal fără haos operațional
Base adună comenzile din mai multe canale într-un singur panou, iar integrarea cu SmartBill le leagă de contabilitatea ta. În loc să gestioneze separat magazinul, marketplace-ul, depozitul și facturarea, echipa lucrează într-un singur proces unitar.
SmartBill ca registru fiscal, Base ca centru de vânzări
SmartBill emite și numerotează facturile oficiale și poate fi sursa stocurilor, în timp ce Base se ocupă de procesarea zilnică a comenzilor, de integrările cu marketplace-uri și magazine, de curieri și de automatizări. Fiecare sistem face ceea ce știe cel mai bine.
Automatizări care reduc munca manuală
Acțiunile automate din Base susțin procesul de vânzare - modificări de status, comunicarea cu clienții, livrarea și transmiterea datelor mai departe. Integrarea cu SmartBill adaugă stratul contabil: facturi, corecții, date despre clienți și produse și niveluri de stoc.
Cel mai bun suport
94% dintre clienți apreciază pozitiv expertiza specialiștilor noștri, iar 76% primesc un prim răspuns în mai puțin de 15 minute de la trimiterea unei solicitări. Atunci când procesele de contabilitate, de vânzare și de depozit trebuie să decurgă fără probleme, ai de partea ta o echipă care înțelege realitățile e-commerce.
Integrare cu SmartBill adaptată dimensiunii afacerii tale
La început de drum? Conectează SmartBill și organizează-ți datele de la bun început
Primele canale de vânzare sunt momentul potrivit pentru a renunța la rescrierea manuală a datelor între magazin, marketplace și contabilitate. Conectarea SmartBill la Base te ajută să păstrezi ordinea în facturi, corecții și stocuri înainte ca volumele de comenzi să crească.
pentru planul Freemium, până la 100 de comenzi pe lună
produse în catalog la început
integrări disponibile
Gestionează volume mai mari fără rescrierea manuală a datelor
Pe măsură ce comenzile se acumulează, munca manuală dintre Base și SmartBill începe să încetinească afacerea. Exportul automat al facturilor și al corecțiilor, împreună cu sincronizarea stocurilor din SmartBill, menține documentele în ordine fără a adăuga sarcini repetitive pentru echipă.
mai multe comenzi gestionate cu aceeași echipă
economii la procesarea comenzilor și a documentelor
pentru vânzări, depozit și documente contabile
Venituri în creștere? Conectează contabilitatea la un ecosistem complet de vânzări
Mii de colete pe zi, vânzări pe mai multe piețe simultan și un volum de documente în continuă creștere. Un account manager dedicat, audituri de cont și contact direct cu echipele noastre sunt standard în planul Enterprise.
creșterea comenzilor lunare de la clienții Enterprise (YoY 2023/2024)
mai multe canale de vânzare active
mai multe acțiuni automate implementate împreună cu un supervizor
Conectează SmartBill pas cu pas
Pornește integrarea fără a-ți construi propria conexiune API
Nu trebuie să construiești propria conexiune între sistemul de vânzări și contabilitate. În Base, adaugi SmartBill în secțiunea Integrări → Contabilitate/ERP → SmartBill și completezi detaliile de conectare: login-ul SmartBill, token-ul API și CIF-ul tău (cu un CIF suplimentar opțional). SmartBill folosește autentificarea HTTP Basic, în care login-ul este utilizatorul tău SmartBill, iar token-ul este cheia ta API SmartBill.
De acolo configurezi modulul în filele sale - Conexiune (Połączenie), Exportă documente (Eksportuj dokumenty), Serii de numerotare (Seria numeracji), Tipuri de plată (Typy płatności), Prețuri (Ceny) și Stocuri (Stany). Configurarea tipică acoperă transmiterea automată a facturilor, maparea seriilor de numerotare Base pe seriile SmartBill (inclusiv excluderea unor serii sau suprascrierile per serie), maparea metodelor de plată Base pe tipurile de plată SmartBill, marcarea facturilor ca plătite la emitere, trimiterea codurilor de produs ca SKU sau EAN, decizia de a folosi sau nu numele de produs din SmartBill, precum și selectarea gestiunii SmartBill pentru preluarea stocurilor. Poți alege, de asemenea, ca clientul să vadă factura SmartBill în locul facturii Base.
Întrebări frecvente
Da. Base creează o factură Base și apoi o trimite în SmartBill - automat, pe măsură ce sosesc comenzile, sau manual, în masă, din vizualizarea Exportă documente. SmartBill atribuie numărul, iar Base salvează seria și numărul ca referință externă.
Da. Corecțiile parțiale sunt exportate ca factură standard, retururile integrale ca factură inversă, iar anularea/stornarea unui document emis este acceptată. Factura originală trebuie să aibă deja seria și numărul SmartBill.
Nu. Integrarea SmartBill este centrată pe facturi. Transmiterea bonurilor fiscale nu este acceptată.
Da, dar doar în momentul creării facturii - atunci când există un tip de plată mapat, suma achitată este mai mare decât zero, iar setările permit acest lucru. Nu există un pas separat, ulterior, de sincronizare a plăților, așa că o plată care se modifică după ce factura există este gestionată doar în cadrul exportului inițial.
Da, într-o singură direcție: din SmartBill în Base. Cantitățile sunt preluate dintr-o gestiune SmartBill aleasă (sau agregate din toate gestiunile) într-un depozit Base. Base nu trimite stocuri înapoi în SmartBill.
Nu. Importul prețurilor din SmartBill nu este acceptat. O filă generică Prețuri (Ceny) apare deoarece integrările contabile folosesc un șablon comun, însă sincronizarea prețurilor trebuie considerată indisponibilă pentru SmartBill.
Da. În timpul exportului facturii, integrarea poate salva clientul și produsele în SmartBill, poate trimite codurile de produs ca SKU sau EAN și poate folosi pe factură numele produsului din SmartBill. Nu există o sincronizare separată a clienților și a produselor în afara fluxului de facturare.
Nu. Integrarea nu descarcă comenzi din SmartBill, nu transmite comenzi în SmartBill ca comenzi ERP și nu importă facturi din SmartBill înapoi în Base.
Da. Cotele de TVA sunt preluate din SmartBill, iar pozițiile cu 0% pot fi mapate pe regimuri precum Taxare inversă, SFDD, SDD, TVA Inclus sau Fără TVA, cu o listă de produse permise pentru trimiterea cu cota 0%.
Login-ul SmartBill, un token API și CIF-ul tău, cu un CIF suplimentar opțional. Autentificarea se face prin HTTP Basic auth către API-ul SmartBill.
